,

Wciągająca burza mózgów – 4 techniki zespołowego szukania rozwiązań

Gdy pojawia się problem, wymagający opracowanego wspólnie rozwiązania, zwykle schemat jest podobny: umawiamy się, spotykamy, siadamy, generujemy pomysły, wybieramy najlepszy i planujemy jego wdrożenie. Co może pójść nie tak? I jak zagwarantować, że czas poświęcony na zespołową burzę mózgów nie będzie czasem straconym?

Przyjmijmy, że trzy pierwsze kroki poszły sprawnie – wybraliśmy dogodny dla wszystkich termin, każdy stawił się na spotkaniu i zajął swoje miejsce w sali konferencyjnej. Nie pozostało nam nic innego, jak tylko uruchomić kreatywność i dorzucać do wspólnego worka kolejne pomysły na rozwiązanie problemu. Jasne? Oczywiście! Proste? Już niekoniecznie… A co, jeśli w grupie są dwie dominujące osobowości, które w zasadzie nie dopuszczają innych do głosu? Morderca pomysłów, który krytykuje wszystkie propozycje kolegów? Introwertycy, którzy nie lubią dzielić się swoimi przemyśleniami na forum? Eksperci w danym temacie, którzy swoją wiedzą onieśmielają tych zupełnie „zielonych”?

Przyjrzeliśmy się kilku technikom, odwracającym klasyczny porządek burzy mózgów, które ułatwią zespołowe poszukiwanie rozwiązań bez względu na zróżnicowanie grupy.

Cisza przed… i w trakcie burzy mózgów

Najprostszym, a przy tym skutecznym sposobem zachęcenia uczestników do aktywnego udziału w burzy mózgów jest jej „uciszenie”. Zmiana względem klasycznej formuły polega na tym, że członkowie zespołu nie wyrażają na głos swoich pomysłów, ale w ciszy spisują je na kartkach. Można zastosować tu zasadę anonimowości, np. dzięki udziałowi moderatora, który zbiera wszystkie zapisane propozycje i przedstawia je bez wskazania autora – co wyeliminuje lęk przed byciem osądzonym. Ciekawym rozwinięciem metody cichej burzy mózgów jest przejście od perspektywy „ja i moje pomysły” do „na co wpadną inni?”. Głównym zadaniem jest tutaj próba wejścia w buty innych uczestników i zastanowienie się (oczywiście, po cichu) jakie propozycje mogliby przedstawić. W takim układzie nie główkuję nad rozwiązaniem na miarę moich możliwości, ale znając umiejętności i poziom wiedzy kogoś innego, próbuję przełożyć je na prawdopodobny dla tej osoby pomysł, np. „Marek zajmuje się marketingiem… myślę, że mógłby pójść w stronę przeprojektowania komunikacji do Klientów lub wyboru bardziej efektywnego kanału dotarcia do nich…”.  Ta próba „czytania w myślach” to o tyle interesująca metoda, że jako osoby postronne możemy dostrzec nową perspektywę, której nie zauważa ktoś, kto danym tematem zajmuje się na co dzień i jest przyzwyczajony do funkcjonowania w pewnych ramach, schematach. I co ważne – w tym przypadku im bardziej zróżnicowana grupa (pod względem kompetencji, doświadczenia, zajmowanych stanowisk), tym lepiej.

Kolejno odlicz: 6-3-5

Drugi przepis na udaną pracę zespołową ma tylko trzy składniki: 6 osób, 3 pomysły, 5 minut. Precyzując: w burzy bierze udział sześć osób, a każda z nich ma za zadanie opracować trzy własne pomysły. Gdy wszyscy będą gotowi, następuje przekazanie kartek do osób siedzących obok zgodnie z ruchem wskazówek zegara. Te mają 5 minut na rozwinięcie rozwiązań (dodanie 3 kolejnych pomysłów), które opisali ich poprzednicy. Praca jest kontynuowana aż do momentu, w którym kartka z pomysłami wróci do swojego pierwotnego autora. Metoda ta, zwana „brainwritingiem”, może okazać się przydatna w sytuacji, gdy mamy problem z wybiciem się z myślenia sprawdzonymi rozwiązaniami, czując opór przed podjęciem decyzji o zmianie. To inni – nasi współpracownicy – bazując na naszym pomyśle, wybierają kierunek, w którym się rozwinie, odkrywając przed nami nierzadko zupełnie nowe możliwości.

formularz do wykorzystania podczas sesji 6-3-5, opracowanie własne: PROFES

W roli głównej

„Rolestorming” to z kolei metoda ułatwiająca znalezienie rozwiązania, które powinno satysfakcjonować różne grupy beneficjentów. Każdy z uczestników spotkania ma bowiem za zadanie wcielić się w konkretną postać, by dzielić się „jej” pomysłami i przemyśleniami. Wyzwanie to wymaga odpowiedniego przygotowania się, zapoznania się z charakterystyką naszego bohatera i przemyślenia motywów, którymi mógłby się kierować. Jest to jednak ciekawa alternatywa dla klasycznej burzy np. w kontekście wprowadzania nowego produktu, usługi czy rozwiązania na rynek, kierowanego do różnych grup Klientów. Dodatkowym atutem jest fakt, że uczestnicy wchodząc w rolę postaci (w tym przypadku Klientów), zyskują lepszą perspektywę w patrzeniu na ich oczekiwania i potrzeby.

Szukając anty-rozwiązań

„Zepsuć każdy potrafi… a naprawić nie ma komu” – czemu nie wykorzystać tego w poszukiwaniu rozwiązań? Odwrócenie metody burzy mózgów, poprzez identyfikowanie anty-rozwiązań jest doskonałym sposobem na pobudzenie aktywności uczestników, szczególnie tych, który czują opór przed dzieleniem się swoimi pomysłami na rozwiązanie problemu. Dlaczego? Wyobraźmy sobie spotkanie zespołu, w ramach którego generowane są pomysły na to jak poprawić wyniki finansowe firmy, ale postawiono przed nim zupełnie inne pytanie: „Co byście zrobili, żeby pogrążyć naszą firmę w finansowej ruinie?”. Takie zaskoczenie z pewnością pobudzi wyobraźnię i może pomóc uwolnić pokłady kreatywności, których brakuje przy nieustannym mierzeniu się z pytaniem „Co zrobić, żeby było lepiej?”. Dysponując zbiorem takich anty-rozwiązań, łatwiej będzie szukać ich przeciwieństw, które pozwolą nam osiągnąć właściwy cel.