Wpisy

,

Nauczeni rekrutacji

Poszukiwanie nowego pracownika wymaga dużego zaangażowania przyszłego przełożonego nie tylko na etapie samej rekrutacji, ale również w ramach przygotowań do tego procesu. Jakie kompetencje są niezbędne przy prowadzeniu rozmów z kandydatami i czy można nauczyć się efektywnie rekrutować?

Choć menedżerowie przy realizacji procesów rekrutacyjnych bardzo często korzystają ze wsparcia innych, np. na etapie tworzenia ogłoszeń, określania oczekiwań, czy selekcji przesłanych CV, etap rozmów i Assessment Center wymaga ich pełnego zaangażowania. Znając specyfikę obecnego zespołu i jego potrzeby, są najodpowiedniejszymi osobami do podjęcia decyzji o zatrudnieniu nowej osoby, która nie tylko przejmie część obowiązków, ale i uzupełni grupę pod kątem osobowości. Jak się jednak okazuje, doświadczenie w zarządzaniu może nie zwiększać szans na efektywniejsze przeprowadzenie takiej rozmowy. Co stoi na przeszkodzie?

Lista kompetencji obowiązkowych

Aby przeprowadzić skuteczną rozmowę rekrutacyjną, osoba odpowiedzialna za ten proces musi mieć przede wszystkim rozwinięte umiejętności interpersonalne. Kandydat powinien czuć, że atmosfera spotkania jest przyjazna i sprzyja temu, by jak najlepiej zaprezentował się przed potencjalnym pracodawcą. Ważne jest zarówno uważne słuchanie, umiejętność zadawania pytań czy dociekliwość, jak i wyciąganie wniosków oraz skrupulatna obserwacja. Dzięki takim kompetencjom rekruter poprowadzi rozmowę tak, aby otrzymać jak najwięcej interesujących z punktu widzenia pracodawcy informacji, a także zweryfikuje jak kandydat radzi sobie z realizacją przykładowych zadań. Warto pamiętać, że spotkanie rekrutacyjne to bardzo stresujący moment, który może negatywnie wpłynąć na zachowanie potencjalnego pracownika i jego sposób prezentacji swojej osoby. Zadaniem rekrutera jest więc nie tylko stworzenie pozytywnej atmosfery, ale i pomoc kandydatowi, np. poprzez zadawanie pytań pogłębiających.

Współpraca zamiast dominacji

Dość często zdarza się, że menedżer jest tych kompetencji pozbawiony lub są one na poziomie niewystarczającym do przeprowadzenia efektywnej rozmowy rekrutacyjnej. Jest to wynikiem jego specyfiki pracy i faktu, że na co dzień skupia się przede wszystkim na szybkiej realizacji celów, wymagającej przyjęcia postawy dyrektywnej wobec podwładnych. Takie podejście może utrudniać kandydatowi zaprezentowanie się z najlepszej strony, gdyż menedżer komunikujący się w dominującym tonie, może go onieśmielać. Będąc na co dzień w relacji przełożony – podwładny, niełatwo jest przejść do partnerstwa na linii rekruter – kandydat. Umiejętność takiej zmiany jest więc jednym z elementów, jaki menedżerowie ćwiczą podczas szkoleń przygotowujących ich do przeprowadzania procesów rekrutacyjnych.

Mistrzowsko zagrana rekrutacja

W czasie tego typu szkolenia, menedżerowie niezajmujący się zwykle rekrutowaniem nowych pracowników, mają szansę zarówno zapoznać się z nowymi metodami czy trendami takiego procesu, jak i nauczyć się umiejętnego wykorzystania dedykowanych narzędzi i gotowych wzorców. Mowa tu np. o algorytmach rozmów telefonicznych z kandydatem, prowadzeniu wywiadu bezpośredniego czy obserwacji zadań realizowanych na Assessment Center. Odbywa się to przy udziale „kandydatów”, w rolę których wcielają się statyści. Jeszcze przed szkoleniem opracowywane zostają persony, skonstruowane na podstawie merytoryki z CV przesyłanych przez osoby aplikujące do firmy. Aktorzy są tym samym przygotowywani do udziału w sytuacji, odpowiadając na pytania tak, jakby robił to prawdziwy kandydat. Menedżerowie mogą więc „potrenować” przeprowadzanie rozmowy w realnym środowisku, otrzymując jednocześnie feedback od obserwującego go trenera lub konsultanta.

Przygotowanie do procesu rekrutacji może być wymagające, jednak należy to potraktować przede wszystkim jako inwestycję w przyszłe procesy, których efektywność zaowocuje wyborem najlepszego kandydata i pozyskaniem wartościowego pracownika. Warto również pamiętać, że sama rekrutacja może być elementem budowania opinii o pracodawcy w oczach przyszłych pracowników. Źle potraktowany kandydat, pozostając aktywnym na rynku pracy, dzieli się zwykle swoimi doświadczeniami z innymi aplikującymi, co może wpłynąć negatywnie na wizerunek firmy, ale i liczbę potencjalnie zainteresowanych osób.

Magdalena Pióro

Konsultant Zarządzający PROFES, trener, coach ACC i ICF. Pełniła funkcję HR Partnera, rekrutowała nowych pracowników z wykorzystaniem metody Assessment Center. Specjalizuje się w obszarach: Human Research, sprzedaż, obsługa Klienta, komunikacja, szkolenia, doradztwo typu train the trainers oraz coaching. Opracowuje merytorycznie i koordynuje projekty szkoleniowo-doradcze z zakresu wsparcia procesów rekrutacyjnych i wdrożeniowych.

,

Rekrutacja ze wsparciem

Jak wynika z raportu International Business Report firmy Grant Thornton, aż 60% średnich i dużych firm ma problem z obsadzeniem danego stanowiska przez właściwe osoby. W jaki sposób zwiększyć szanse na sukces procesów rekrutacyjnych? Wsparciem może okazać się firma szkoleniowo-doradcza, zaznajomiona ze specyfiką pracy organizacji.

Przy skorzystaniu ze wsparcia firmy doradczo-szkoleniowej, z założenia rekrutacje są prowadzone przez osoby nie tylko znające zasady tego typu procesów, ale i zajmujące się analizą potrzeb szkoleniowych danego przedsiębiorstwa – a więc dogłębnie zaznajomione ze specyfiką biznesu Klienta. Podchodząc do projektu szkoleniowego, dobrą praktyką Trenera lub Konsultanta jest obserwacja miejsca pracy i samego pracownika. Wnioski z niej mogą przyczynić się do zwiększenia efektywności zarówno procesów rekrutacyjnych, jak i wdrożenia. Konsultant współpracujący z firmą, potrafi lepiej zdiagnozować kompetencje i umiejętności przyszłego pracownika niż osoba, która rekrutuje dla wielu branż. To samo stanowisko może bowiem w różnych sektorach rządzić się swoimi wymaganiami i oczekiwaniami pracodawcy.

Podstawową przewagą Konsultanta współpracującego z organizacją jest fakt, że rekruter nie widzi pracowników „w akcji” – w czasie wykonywania codziennych obowiązków zawodowych czy realizowania określonych wyzwań. Będąc wewnątrz organizacji doradca z jednej strony pomoże wykreować wymagania względem kandydatów, a z drugiej zaś – znając już specyfikę pracy w tej firmie, określi które z nich są nieistotne. W czym jeszcze wesprze rekrutującą firmę?

6 obszarów działania

W zależności od potrzeb dany firmy, wsparcie w przeprowadzeniu procesów rekrutacyjnych może przybierać zróżnicowane formy. Od stworzenia indywidualnych narzędzi, przez organizację szkoleń dla osób odpowiedzialnych za ten obszar, po doradztwo lub przyjęcie zlecenia realizacji rekrutacji – wyodrębnić można 6 głównych obszarów w jakich Trenerzy i Konsultanci pracują razem z przedstawicielami organizacji:

  1. Narzędzia – tworzenie niezbędnych w procesie rekrutacyjnym podręczników, wprowadzających osoby odpowiedzialne w zagadnienie efektywnego prowadzenia rekrutacji, opisy poszczególnych kroków, cele i metodologię procesu czy trudności, jakie mogą pojawić się na poszczególnych etapach; przydatne są również wszelkiego rodzaju gotowe rozwiązania, jak treść ogłoszeń rekrutacyjnych, treść maili do kandydatów, algorytmy rozmów czy zadania na Assessment Center
  2. Szkolenia – mają na celu umiejętne wykorzystanie gotowych narzędzi i trenowanie związanych z rekrutacją aktywności. Biorą w nich udział osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie procesów, np. kierownicy, których głównym obszarem codziennej działalności jest zarządzanie, a nie poszukiwanie nowych pracowników. W ramach szkoleń poznają oni więc nowe metody pracy, nowe trendy z obszaru rekrutacji, ale również gotowe wzorce, w formie narzędzi. W jak najbardziej rzeczywistych warunkach (m.in. w udziałem aktorów wcielających się w rolę aplikujących kandydatów na dane stanowisko) trenują również konkretne aktywności, jak np. rozmowę telefoniczną z kandydatem, wywiad bezpośredni, prowadzenie Assessment Center
  3. Doradztwo – Trenerzy i Konsultanci mają stały kontakt z organizacją, towarzysząc osobom przeprowadzającym rekrutację, ale również wypracowując w nich świadomość, że wytypowanie najodpowiedniejszego kandydata to dopiero początek drogi. Szczególnie w przypadku stanowisk niskiego szczebla, zajmowanych przez osoby niewyspecjalizowane, ważne jest efektywne wdrożenie, które ułatwi pracownikowi właściwą realizację zawodowych obowiązków
  4. Wsparcie – zewnętrzna firma szkoleniowo-doradcza może być wsparciem dla osoby rekrutującej, prowadząc konsultacje w zróżnicowanych obszarach, np. przed przygotowaniem ogłoszenia (czy zawiera ono wszelkie istotne informacje i wyróżnia najważniejsze kompetencje), w czasie selekcji CV (który kandydat ma kwalifikacje wymagane na tym stanowisku, a w rozwój którego warto by zainwestować), przed rozmową z kandydatem czy w czasie rozmowy jako obserwator lub jako współprowadzący
  5. Assessment Center – Trenerzy i Konsultanci mogą we współpracy z firmą przygotować i przeprowadzić Assessment Center, czyli tzw. „ośrodek oceny” – spotkanie, w czasie którego uczestnicy biorą udział w zadaniach indywidualnych, zadaniach grupowych, dyskusjach, prezentacjach, będąc jednocześnie obserwowanymi przed asesorów, którzy oceniają ich kompetencje
  6. Wdrożenie – niezwykle ważny, choć często pomijany element, stanowiący kontynuację procesu rekrutacji. Przygotowanie procesu wdrożenia nowego pracownika jest niemożliwe bez udziału przełożonego. Wspólnie z nim Konsultanci systematyzują wiedzę, która w pierwszych miesiącach pracy jest niezbędna nowej osobie do pełnienia jej obowiązków. Tworzony jest np. przewodnik po procesie wdrożenia, w którym prezentowane są możliwości angażowania nowego pracownika czy różne metody pracy

Choć wydawać by się mogło, że przyszły przełożony wie najlepiej, jakiego pracownika powinien zatrudnić, bycie wewnątrz organizacji może sprawić, że pewne elementy są dla niego niezauważalne. Wsparcie firmy szkoleniowo-doradczej, której nie są obce wyzwania i potrzeby danej firmy, może okazać się dobrym uzupełnieniem i zwiększyć szansę na sukces rekrutacji.

Magdalena Pióro

Konsultant Zarządzający PROFES, trener, coach ACC i ICF. Pełniła funkcję HR Partnera, rekrutowała nowych pracowników z wykorzystaniem metody Assessment Center. Specjalizuje się w obszarach: Human Research, sprzedaż, obsługa Klienta, komunikacja, szkolenia, doradztwo typu train the trainers oraz coaching. Opracowuje merytorycznie i koordynuje projekty szkoleniowo-doradcze z zakresu wsparcia procesów rekrutacyjnych i wdrożeniowych.