Wpisy

,

Koniec roku to nie koniec świata

Koniec roku to najwłaściwszy moment na wykorzystanie sposobów na efektywne zarządzanie czasem. Kiedy domknięcie projektów i zleceń staje się tak samo ważne jak podsumowanie dotychczasowych działań, a pomiędzy tym konieczne jest jeszcze znalezienie chwili na zaplanowanie przyszłorocznych aktywności – tylko spokój może nas uratować. Spokój i rozsądny podział pracy.

„Do końca roku”, „do Świąt na pewno”, „przed Nowym Rokiem muszę to mieć”, „trzeba to zaakceptować jeszcze w grudniu” – kluczowe frazy, jakie słyszymy w tym miesiącu oznaczają tylko jedno: ogrom pracy. Jak poradzić sobie z takim wyzwaniem, by nie zakłóciło ono błogiej atmosfery Świąt?

„Cel bez planu jest tylko życzeniem”

Choć w sytuacji, gdy doba uporczywie nie chce rozszerzyć się powyżej 24 godzin i wydaje nam się, że znalezienie chwili na przerwę w pracy jest niemożliwie, warto uświadomić sobie, że to konieczność bez której nie sposób pójść krok dalej. Plan działania to podstawa, by pomyślnie zakończyć rok. Jak go opracować?

  • Przede wszystkim: cele – określ, jakie zadania musisz zrealizować i rozpisz ich poszczególne etapy. Warto, abyś wykorzystał do tego formularz Excel tak, aby nic Ci nie umknęło i spokojnie można było nanosić na plan poprawki czy aktualizacje.
  • Po drugie: ustal priorytety – bez wytypowania najważniejszych i najpilniejszych zadań, trudno Ci będzie się za cokolwiek zabrać. Pogrupuj je więc wedle ostatecznego terminu realizacji i wagi projektu, wykorzystując np. Macierz Eisenhowera (przedstawioną poniżej).
  • Po trzecie: nie daj się rozpraszać – Facebook, kolejna z rzędu kawa, szybkie plotki ze współpracownikami… wiele rzeczy wydaje się bardziej interesujące niż realizacja zadań. Aby jednak mieć pewność, że nie tracisz cennego czasu, opracuj schemat dotyczący proporcji „praca-przerwa” lub zastosuj technikę Pomodoro.
  • Po czwarte: bądź elastyczny – pamiętaj, że opracowany plan to nie sztywna rama, ale jedynie wskazówka, w jaki sposób realizować działania. Szczególnie w tak intensywnym okresie jak grudzień, może zdarzyć się, że ktoś poprosi Cię o pilne wykonanie dodatkowego zadania. Nie zrzucaj tego na sam koniec listy, ale uwzględnij w opracowanym planie, ponownie weryfikując priorytety.
  • Po piąte: kontroluj postępy – zaglądaj do arkusza po każdym zrealizowanym działaniu i zaznaczaj już wykonane zadania. W tej sposób zmobilizujesz się do dalszej pracy i zyskasz pewność, że nic Ci nie umknęło.
  • Po szóste: odpoczywaj – równie ważne co skupienie i koncentracja podczas pracy jest znalezienie czasu na odpoczynek. Nawet kilkuminutowa przerwa od wpatrywania się w ekran komputera może przyczynić się do wydajniejszego działania.

Techniki zarządzania czasem

Zamiast samodzielnie opracowywać sposoby na kategoryzację i przydzielanie priorytetów zadaniom, polecamy wykorzystanie sprawdzonych  i stosowanych od lat metod. Przedstawiamy kilka narzędzi, które ułatwiają efektywne wykonanie zadań dzięki przemyślanemu i racjonalnemu zarządzaniu czasem:

1. ABeCadło – metoda ustalania priorytetów ABC

Technika ta jest jedną z najprostszych metod, która skutecznie uświadamia konieczność ustalania priorytetów według wagi obowiązków. Pierwszym krokiem jest spisanie wszystkich zadań, a następnie – przypisane im etykiet:

  • A – zadania najważniejsze i strategiczne. Szacuje się, że choć stanowią one jedynie 15% wszystkich obowiązków, aż w 65% realizują wartość celu. Są to obowiązki, które należy wykonać samodzielnie, bez delegowania ich innym osobom;
  • B – zadania ważne, ale nie kluczowe dla danego momentu. W tym przypadku, warto zastanowić się nad przekazaniem ich innej, kompetentnej osobie;
  • C – zadania najmniej ważne, których jest stosunkowo najwięcej, bo aż 65%. Ich realizacja pomaga jednak osiągnąć wartość celu jedynie w 15%.

Tak skategoryzowane zadania planujemy w czasie, realizując w pierwszej kolejności te z grupy A, a następnie B i C.

2. Macierz Eisenhowera

Nazywane inaczej „Matrycą Priorytetów” narzędzie zostało opracowane przez 34. prezydenta Stanów Zjednoczonych – Dwight D. Eisenhowera. Schemat macierzy jest bardzo prosty i ogranicza się do podziału zadań na cztery kategorie:

  • Ważne i pilne – najistotniejsza grupa zadań, których wykonanie powinno stanowić dla nas priorytet. Do tej kategorii często przypisuje się sytuacje kryzysowe, nagłe wydarzenia, które burzą dotychczasowy plan działania czy konsekwencje odłożonych w czasie zadań;
  • Ważne i niepilne – choć ich priorytet jest wysoki, te zadania można swobodnie rozkładać w czasie. Zalicza się do nich np. przygotowania do istotnych projektów czy podnoszenie własnych kompetencji;
  • Nieważne i pilne – nawet jeśli ich waga nie jest wysoka, zadania te mogą spędzać nam sen z powiek z uwagi na krótki czas realizacji. Z tego też powodu należy podjąć się ich tuż po wykonaniu zadań ważnych i pilnych lub zlecić je innym osobom i kontrolować ich wykonanie;
  • Nieważne i niepilne – zadania z tego grupy z czystym sumieniem można znacząco odłożyć w czasie lub…wyrzucić do kosza! Do tej kategorii kwalifikują się bowiem także tzw. „pożeracze czasu”, czyli bezproduktywne czynności, przez które przekładamy w czasie realizację ważniejszych działań.

3. Technika Pomodoro

To niezwykle popularne wśród studentów narzędzie wykorzystuje jedynie kartkę papieru, długopis i stoper lub czasomierz kuchenny. Podobnie jak w przypadku innych technik, rozpoczynamy od spisania wszystkich zadań i posegregowania ich według ważności. Następnie ustawiamy zegar na 25 minut – czyli jedną jednostkę czasu zwaną „Pomodoro”. Po jej upływie przerywamy pracę i robimy krótką, 5-minutową przerwę. Co jeszcze warto wiedzieć na temat tego rozwiązania?

  • 25 minut to czas, w którym musisz wykonywać działania. Nie możesz podzielić ich na mniejsze jednostki. Przerwa należy Ci się dopiero po upływie jednego „Pomodoro”;
  • Jeśli jakieś zadanie zajmie Ci mniej niż jedno „Pomodoro”, nie przerywaj pracy – ale zacznij realizację następnego;
  • Po czterech „Pomodoro” należy zrobić sobie dłuższą przerwę, trwającą 15-30 min.

4. Metoda ALPEN

Nazwa wbrew pozorom nie nawiązuje do porównania realizacji zadań ze zdobywaniem szczytów, ale stanowi akronim niemieckich słów opisujących poszczególne etapy metody.

  • A jak Aufgaben – przygotowanie listy zadań na dany dzień lub tydzień i pogrupowanie ich w tematyczne kategorie, np. zadania związane z pisaniem maili, wykonywaniem telefonów, przygotowywaniem prezentacji, itp.;
  • L jak Länge schätzen – oszacowanie czasu potrzebnego na realizację zadań, zweryfikowanie racjonalności naszych założeń i zsumowanie wyniku;
  • P jak Pufferzeiten einplanen – zaplanowanie dnia lub tygodnia pracy, ale tylko…w 60%! Pozostałe 40% należy pozostawić na realizację zadań niezaplanowanych, czyli tzw. „wrzutek”;
  • E jak Entscheidungen treffen – ustalanie priorytetów zadań (np. przy pomocy Macierzy Eisenhowera lub metody ABC) i podjęcie decyzji co do delegowania części obowiązków;
  • N jak Nachkontrolle – kontrolowanie przebiegu prac i śledzenie postępów. Ten etap warto realizować pod koniec danego dnia, uwzględniając przy tym planowanie obowiązków na następny dzień.

Choć poświęcenie chwili na analizę i plan działania jest w tak intensywnym czasie jak grudzień trudnym zadaniem, może skutkować wymiernymi korzyściami. Szczególnie, jeśli wejdzie nam w krew i stanie się nawykiem w pracy także w przyszłym roku.

,

Twoja lista lektur obowiązkowych

Wrzesień to miesiąc, który szczególnie kojarzy się ze szkołą, nawet jeśli dzwonek na lekcje słyszeliśmy daaawno temu. Co wpomnienia związane ze szkołą mogą mieć wspólnego z szukaniem pracy? Całkiem sporo! Read more

Monika Petryna
Specjalizuje się w szeroko pojętym marketingu, z czego najbliższe są jej tworzenie strategii komunikacji, copywriting i media społecznościowe. Główny redaktor bloga Praktycznie o rozwoju w latach 2013-2017 roku, autorka licznych artykułów nt. kompetencji miękkich i rozwoju osobistego. Prywatnie rysowniczka komiksów, pasjonatka fotografii, podróży oraz street artu, a także wolontariuszka Wrocławskiego Muzeum Narodowego.
,

Jak osiągnąć cele biznesowe? Rozwijając umiejętności menedżerskie

Menedżerowie powinni rozwijać swoje umiejętności kierownicze, być odpowiedzialni, samodzielni, motywujący. Firma inwestuje w ich rozwój oferując szkolenia i inne formy wsparcia, ale efektów często nie widać. Dlaczego? Być może dlatego, że od teorii ciężko przejść do praktyki i codziennego stosowania tego, czego się nauczyliśmy. A może problemem jest kwestia motywacji i związanego z tym poczuciem odpowiedzialności za realizację celów? Read more

Maryla Korczyńska
Konsultant Zarządzający, Trener PROFES, certyfikowany coach ICC. Zarządza merytorycznie dużymi projektami, zarówno doradczymi, jak i doradczo-szkoleniowymi. Jest autorką i realizatorką wielu szkoleń i działań doradczych z zakresu standaryzacji pracy menedżerów, zarządzania przez cele, motywowania pracowników i oceniania ich pracy czy treningu dla zarządów i menedżerów.
,

Pigułka potrzebna… od zaraz!

Nie cierpię poniedziałków! Chyba nie przesadzę, jeśli stwierdzę, że to zdanie wszyscy powtarzamy co najmniej 4 razy w miesiącu. Stres, przemęczenie czy natłok pilnych zadań niejednego z nas może skutecznie zniechęcić do porannego wstawania. Rozwiązaniem wielu problemów może być pigułka wiedzy – krótka e-learningowa instrukcja jak postępować w danej sytuacji. Musisz udzielić niewygodnej reprymendy podwładnemu? Pigułka wiedzy podpowie Ci jak to zrobić. Read more

Natalia Strzelecka
Natalia Strzelecka zajmuje się koordynowaniem projektów e-learningowych w Dziale Nowoczesnych Technologii PROFES. Na co dzień dba o prawidłowy przebieg kontaktu z Klientem, wspiera pracę zespołu Nowoczesnych Technologii, zarządza czasem zespołu deweloperów e-learningowych oraz metodyków e-learningu. Ściśle współpracuje z Menedżerami Projektów przy ich płynnej realizacji.
,

Rozwój prawie za darmo… czy to możliwe?

Często mierzę się z problemem wykorzystywania w praktyce różnych umiejętności  – pracownicy uczą się na szkoleniach, ale poziom stosowania w praktyce jest niezadowalający. Oczywiście,  można zadać pytania czy przełożeni od nich tego oczekują, czy mają do tego motywację, itd. To wszystko jest bardzo ważne. I na pewno jest prawdziwa teza, że duża część pieniędzy wydanych na rozwój nie zwraca się. Read more

Maryla Korczyńska
Konsultant Zarządzający, Trener PROFES, certyfikowany coach ICC. Zarządza merytorycznie dużymi projektami, zarówno doradczymi, jak i doradczo-szkoleniowymi. Jest autorką i realizatorką wielu szkoleń i działań doradczych z zakresu standaryzacji pracy menedżerów, zarządzania przez cele, motywowania pracowników i oceniania ich pracy czy treningu dla zarządów i menedżerów.
, ,

Ocena oparta na kompetencjach

Czym jest dla firm ocena oparta na kompetencjach? Każde stanowisko wymaga konkretnego zestawu wiedzy i umiejętności, który jest powiązany z typem pracy i poziomem jej skomplikowania. Dlatego ocena pracowników „przy pracy” w kontekście jego wiedzy i umiejętności ma kluczowe znacznie dla identyfikacji, co jest im potrzebne do sukcesu w obecnej pracy, ale także w przyszłych rolach. Read more

Artur Olszewski
Jest założycielem i członkiem zarządu PROFES®. Odpowiada za rozwój zespołu oraz produktów doradczych i szkoleniowych w obszarach: zarządzania kompetencjami, wsparcia sprzedaży i zastosowań nowoczesnych technologii w procesach rozwoju pracowników. Zdecydowany zwolennik koncepcji zwinnego zarządzania kompetencjami.
,

Profil kompetencyjny czy skamieniałość?

Na zmiennych i burzliwych wodach wolnego rynku, zarządzanie kompetencjami stanowi kluczową część zarządzania firmami, w szczególności zarządzania zasobami ludzkimi. Tymczasem rzeczywistość w wielu firmach jest taka, że raz stworzone profile kompetencyjne funkcjonują w niezmienionej postaci przez wiele lat. Jak spowodować, by nabrały one cech zwinności? Read more

Artur Olszewski
Jest założycielem i członkiem zarządu PROFES®. Odpowiada za rozwój zespołu oraz produktów doradczych i szkoleniowych w obszarach: zarządzania kompetencjami, wsparcia sprzedaży i zastosowań nowoczesnych technologii w procesach rozwoju pracowników. Zdecydowany zwolennik koncepcji zwinnego zarządzania kompetencjami.
, , ,

Jak to się robi na e-peers

Wiesz, że chcesz się rozwijać. Wiesz, na których kompetencjach się skoncentrujesz i w którym kierunku zmierzasz – zwłaszcza po lekturze naszego ostatniego wpisu, który usystematyzował Twoje pojęcie o tym, na czym warto się skupić by osiągnąć założone cele. Read more

Monika Petryna
Specjalizuje się w szeroko pojętym marketingu, z czego najbliższe są jej tworzenie strategii komunikacji, copywriting i media społecznościowe. Główny redaktor bloga Praktycznie o rozwoju w latach 2013-2017 roku, autorka licznych artykułów nt. kompetencji miękkich i rozwoju osobistego. Prywatnie rysowniczka komiksów, pasjonatka fotografii, podróży oraz street artu, a także wolontariuszka Wrocławskiego Muzeum Narodowego.
,

Rozwój kompetencji – 4 kroki wstecz

Longlife learning, ciągłe doskonalenie, stałe podnoszenie kompetencji, regularny rozwój – z takimi i innymi podobnymi, dobrzebrzmiącymi określeniami spotykasz się od dawna na uczelni, w pracy, w książkach, na branżowych stronach. Rozwijanie się, nadążanie za coraz to nowymi trendami ale i zmianami w życiu zawodowym, podnoszenie swoich kwalifikacji – zarówno miękkich jak i twardych – to właściwie już żadna rewolucja, a oczywista konieczność. Jak się w tym nie pogubić? Read more

Monika Petryna
Specjalizuje się w szeroko pojętym marketingu, z czego najbliższe są jej tworzenie strategii komunikacji, copywriting i media społecznościowe. Główny redaktor bloga Praktycznie o rozwoju w latach 2013-2017 roku, autorka licznych artykułów nt. kompetencji miękkich i rozwoju osobistego. Prywatnie rysowniczka komiksów, pasjonatka fotografii, podróży oraz street artu, a także wolontariuszka Wrocławskiego Muzeum Narodowego.
, , ,

Nowy rok i nowe wyzwania

Nowy rok dla wielu z nas wiąże się z noworocznymi postanowieniami. Jeśli choć odrobinę wiążą się one z pracą zawodową mamy dla Was ściągę jak skutecznie działać by poprawić swoją pozycję w pracy. Gotowi? 🙂 Read more

Monika Petryna
Specjalizuje się w szeroko pojętym marketingu, z czego najbliższe są jej tworzenie strategii komunikacji, copywriting i media społecznościowe. Główny redaktor bloga Praktycznie o rozwoju w latach 2013-2017 roku, autorka licznych artykułów nt. kompetencji miękkich i rozwoju osobistego. Prywatnie rysowniczka komiksów, pasjonatka fotografii, podróży oraz street artu, a także wolontariuszka Wrocławskiego Muzeum Narodowego.