Wpisy

,

„Nie ma ludzi niezastąpionych”, czyli 8 najgorszych tekstów, jakie może usłyszeć pracownik od szefa

Twoi pracownicy zaczynają tydzień od westchnienia „Byle do piątku…” , a ich zapał i zaangażowanie, jakim wyróżniali się na początku pracy, zupełnie zgasł? Choć przyczyn takiej sytuacji może być oczywiście wiele, w pierwszej kolejności przyjrzyj się temu, czy to Ty nieświadomie nie działasz na nich demotywująco. Oto 8 komunikatów, których Twój podwładny z pewnością nie chce od Ciebie usłyszeć.

1. „Zrobiłbym to w 5 minut”

Jeśli w Twojej głowie pojawi się takie zdanie, masz dwa wyjścia: poświęć te 5 minut i po prostu to zrób lub zamilknij. Tym bardziej, jeśli nie ma to poparcia w faktach, a wynika z Twojego bezpodstawnego założenia co do prostoty tego zadania. Jeśli coś, co miało zająć pracownikowi „5 minut”, będzie trwało w rzeczywistości np. 2-3 godziny, może to być dla niego równoznaczne z komunikatem: „Przecież to banalnie proste, tylko Ty jesteś niekompetentny.”

Co powiedzieć w zamian? „Jak sądzisz, ile zajmie Ci to czasu?” – poproś pracownika, by samodzielnie oszacował czas, jaki potrzebuje na wykonanie tego zadania. Jeśli zaproponowany przez niego czas wydaje Ci się zbyt długi, możesz powiedzieć: „Szacowałem, że potrwa to krócej. Z czego wynika Twoje założenie?” I tu zaczyna się pole do rozmowy na ten temat – być może to Ty czegoś nie uwzględniłeś, może pracownik zbyt asekuracyjnie podchodzi do sprawy, a może ma wiele innych zadań, stąd taka propozycja.

2. „Potraktuj to jako wyzwanie”

Na pierwszy rzut oka to zdanie nie wygląda groźnie. Stawianie przed kimś wyzwań może być przecież doskonałą motywacją do rozwoju. Zagrożenie pojawia się wtedy, gdy tekst ten jest dla Ciebie sposobem na uciszenie obaw pracownika względem wykonalności danego zadania. Jeśli będzie ono ponad możliwości Twojego podwładnego lub nie będzie miał odpowiednich zasobów, aby je wykonać, może wpłynąć to destrukcyjnie na jego pewność siebie. „Jeśli szef mi to dał, to znaczy, że powinienem umieć to zrobić” – takie myśli szybko zrodzą w pracowniku frustrację.

Co powiedzieć w zamian? „Wiem, że nigdy tego nie robiłaś i może to być dla Ciebie wyzwaniem, dlatego zanim przystąpisz do działania, zastanówmy się wspólnie czy i jakiego wsparcia możesz potrzebować.” Stawianie zadań, które są na górnej granicy możliwości pracownika może być dużą mobilizacją do działania, a jednocześnie podnoszenia poziomu jego umiejętności. Pamiętaj jednak, że kluczowe jest upewnienie się, że pracownik ma odpowiednie kompetencje i zasoby, by wykonać zadanie, a jeśli nie – otrzyma niezbędne wsparcie w tym zakresie.

3. „Nie ma ludzi niezastąpionych”

To, że w większości przypadków jest to prawda, nie oznacza, że powinno wypowiadać się takie rzeczy na głos. Gdy Ty mówisz: „Nie ma ludzi niezastąpionych”, pracownik w głowie słyszy: „Mogę Cię łatwo zastąpić”, co naturalnie wzbudzi w nim lęk co do jego przyszłości w firmie. Każdy pracownik powinien czuć, że wnosi do organizacji wartość, a takie zdanie może całkowicie pozbawić daną osobę pewności siebie.

Co powiedzieć w zamian? Nie strasz pracownika zwolnieniem, gdy popełni błąd – o ile nie jest to oczywiście celowe, nieetyczne czy nielegalne działanie na szkodę firmy. W zależności od problemu z jakim się borykasz (niezadowalające rezultaty pracy, niewłaściwe wykonywanie zadań, itp.), porozmawiaj z pracownikiem. Udziel mu feedbacku i spróbuj wspólnie z nim znaleźć przyczynę i odpowiednie rozwiązanie.

4. „To nasz sukces / To Twoja porażka”

Jeśli „okradasz” pracownika z sukcesu, przypisując go całemu zespołowi, a za to chętnie szukasz winnego w sytuacji błędu czy porażki, możesz w ten sposób wzbudzić w nim niewłaściwą motywację do działania. Zamiast starać się, by osiągać jak najlepsze wyniki, będzie dążył do tego, by za wszelką cenę nie popełnić błędu.

Co powiedzieć w zamian? Jeśli sukces jest znaczący, możesz pochwalić pracownika na forum. Nie używaj ogólników, ale zwracaj uwagę na konkretne zachowania i wyniki: „Chcę Cię pochwalić za… Jestem zadowolony z tego, jak…” . Spraw, aby pracownik poczuł się doceniony. Reprymendy natomiast najlepiej udzielać w cztery oczy. Wskaż zachowanie, którego nie akceptujesz, powiedz, z jakimi negatywnymi konsekwencjami się ono wiąże i sprecyzuj, czego oczekujesz w kwestii rozwiązania problemu.

5. „To ja tu jestem szefem”

Zaufaj nam, Twój pracownik doskonale o tym wie 😉 Jeśli jednak używasz takiego tekstu, aby szybko zakończyć denerwującą Cię dyskusję, możesz wzbudzić w nim poczucie, że nie może wypowiedzieć własnego zdania, bo i tak liczy się tylko Twoja decyzja. Nie łudź się, że następnym razem, gdy poprosisz członków zespołu o podzielenie się opinią, będzie miał ochotę, by zabrać głos.

Co powiedzieć w zamian? Jeśli masz rację, a Twój pracownik z uporem próbuje przekonać Cię do zmiany zdania, podziękuj za jego opinię i argumenty, jednocześnie uzasadniając dlaczego Twoja decyzja ich nie uwzględnia. Powiedz: „Dziękuję, że dzielisz się swoją opinią. W tej sytuacji muszę jednak wziąć pod uwagę również inne czynniki. Nie mogę uwzględnić Twoich argumentów, ponieważ…” – w ten sposób dasz pracownikowi do zrozumienia, że cenisz jego zdanie/rekomendacje, nawet jeśli sytuacja sprawia, że z nich nie korzystasz.

6. „Nie mam na to czasu”

Masz dużo obowiązków i to jasne, że nie na wszystko potrafisz swobodnie znaleźć czas. Kiedy Twój podwładny przychodzi do Ciebie w momencie, w którym jesteś pochłonięty/-a konkretnym zadaniem, masz prawo powiedzieć, że zajmujesz się teraz czymś innym. Tekst: „Nie mam na to czasu”, bez dopowiedzenia dlaczego i kiedy ten czas znajdziesz, może być zinterpretowany przez pracownika jako komunikat „Radź sobie sam/-a”.

Co powiedzieć w zamian? „Nie mogę Ci teraz poświęcić czasu, ponieważ jestem w trakcie ważnego zadania. Proponuję, żebyśmy spotkali się za dwie godziny. Czy to Ci pasuje?” – dajesz w ten sposób do zrozumienia, że traktujesz prośbę pracownika poważnie. W takiej sytuacji możesz również zastanowić się nad zaangażowaniem osoby trzeciej, np.: „Niestety nie mogę Ci teraz poświęcić czasu, ponieważ za chwilę zaczynam spotkanie z zarządem, które potrwa do końca dnia. Wojtek ma doświadczenie w tym obszarze, więc poproszę go, aby pomógł Ci w tej kwestii pod moją nieobecność.”

7. „Nie mam budżetu na Twoje szkolenie”

Kiedy pracownik informuje Cię o poczuciu konieczności rozwoju danej umiejętności, w jego mniemaniu niezbędnej do wykonywania zadań, takim komunikatem możesz wzbudzić w nim poczucie, że sądzisz iż nie warto w niego inwestować. Tymczasem, jak wynika z raportu portalu Praca.pl „Nastroje kandydatów i pracowników na rynku pracy”, aż dla 44% respondentów najważniejszy w pracy jest rozwój osobisty. Jednocześnie, co trzecia osoba przyznaje, że w obliczu otrzymania propozycji nowej pracy, możliwość rozwoju wpłynęłaby na decyzję o pozostaniu w firmie.[1]

Co powiedzieć w zamian? „Nie mam teraz budżetu na takie szkolenie, ale chcę zaproponować Ci alternatywę” – nawet jeśli faktycznie nie masz środków na to, aby opłacić szkolenie pracownika, daj mu do zrozumienia, że jego rozwój jest dla Ciebie ważny. Przykładowo, możesz zaproponować mu lekturę książki poświęconej danemu zagadnieniu, a następnie omówić, w jaki sposób wdrożyć przeczytane wskazówki w codzienną praktykę. Świetnie też sprawdzają się metody bezkosztowe, opierające się na rozwoju kompetencji wewnątrz firmy, np. konsultacja z bardziej doświadczoną osobą czy zaproszenie pracownika do projektu, gdzie w praktyce może wzmacniać daną umiejętność.

8. „Urlop? No, jeśli musisz…”

Tak, musi i co ważne – ma do tego prawo. Jeśli pracownik podejmuje decyzję o wzięciu urlopu, sugerowanie w ten sposób, że nie do końca Ci się ona podoba, może wprowadzić go w wyrzuty sumienia. Bez względu na to czy mowa o wypoczynku czy konieczności załatwienia ważnych spraw, Twój podwładny ma prawo, by podczas dni wolnych od pracy nie myśleć o zawodowych obowiązkach.

Co powiedzieć w zamian? Oczywistym jest, że mogą wystąpić szczególne okoliczności (jak np. awaria, okres wzmożonej sprzedaży jak wyprzedaż, dni przedświąteczne, okres zachorowań w sezonie grypowym), kiedy sytuacja wymaga obecności i gotowości całego zespołu. W takim przypadku porozmawiaj z pracownikiem, by wytłumaczyć mu szczególne okoliczności


[1] „Nastroje kandydatów i pracowników na rynku pracy. Raport z badania Praca.pl”, 2019 https://www.praca.pl/pliki/Raport_Praca_pl_nastroje_kandydatow_i_pracownikow_wrzesien_2019.pdf