Wpisy

, ,

Wirtualna burza mózgów – 4 grzechy, których należy unikać

Zamiast rozmów przy wspólnym stole, dyskusje przez kamerki internetowe. Zamiast markerów i karteczek post-it, współdzielony dokument lub whiteboard. Jedna z najpopularniejszych technik grupowego rozwiązywania problemów, podobnie jak większość form pracy zespołowej, musiała przenieść się w przestrzeń online. Jak sobie z tym radzimy?

Online’owe spotkania, które z dnia na dzień stały się codziennością większości organizacji na świecie, dla wielu pracowników są źródłem frustracji. Co nas irytuje? Problemy techniczne, brak przygotowania do tej formy pracy czy wreszcie tzw. „zebranioza”, objawiająca się zwoływaniem zespołu w każdej sprawie, nawet tej, którą swobodnie można załatwić e-mailem. Wynikający z tego wzrost poziomu zniechęcenia może z kolei wpływać negatywnie na przebieg tych online’owych spotkań, w ramach których ważne jest pełne zaangażowanie uczestników i wypracowanie konkretnych rozwiązań, a więc np. „burzy mózgów”. Jak zaplanować jej wirtualny przebieg, by przyniosła oczekiwane efekty?

Burza mózgów to technika grupowego rozwiązywania problemów oraz generowania i doskonalenia pomysłów. Opiera się ona na intensywnym zaangażowaniu uczestników w gromadzenie jak największej liczby pomysłów, nawet najbardziej nierealnych i ekstrawaganckich, jak również braku krytyki wobec zgłaszanych propozycji.

Grzech nr 1: Nie szanujesz swoich współpracowników

Brzmi jak naprawdę mocny zarzut, prawda? Ale jak inaczej nazwać praktykę umawiania spotkań bez wskazania celu, określenia problemu, dokonania selekcji uczestników czy wytypowania właściwych narzędzi pracy? Szykując wirtualną sesję burzy mózgów bez odpowiedniego przygotowania, możesz sprawić, że osoby biorące w niej udział poczują, że nie szanuje się ich czasu czy angażuje się je w kwestie, z którymi mają niewiele wspólnego. Pamiętaj więc, by:

  • jasno sprecyzować problem, z którym się mierzycie – sformułuj go tak, aby był zrozumiały dla uczestników i każdy z nich wiedział, jaki ma być efekt sesji,
  • ustalić listę uczestników spotkania – w burzy mózgów powinny brać udział osoby, których dany problem dotyczy (zarówno tzw. eksperci, osoby mające dużą wiedzę merytoryczną, jak i ci, których problem dotyka połowicznie i mogą wykazać się w danej tematyce „świeżym spojrzeniem”). Nie zapraszaj dużej liczby osób w myśl zasady „im więcej, tym lepiej”. Nie ma ona absolutnie żadnego zastosowania w interaktywnych spotkaniach online, w których ze względu na ograniczenia techniczne, zbyt wielu uczestników może się wzajemnie pozbawiać komfortu udziału w burzy.
  • zadbać o przygotowanie dedykowanej przestrzeni – sesji Zoom, Webex, MS Teams czy innego narzędzia, z którego korzystacie na co dzień do komunikacji, jak również dodatkowych narzędzi, np. do wizualizacji pomysłów,
  • wysłać zaproszenie wraz z agendą – określ, ile czasu zajmie Wam sesja i jak będzie przebiegała tak, aby uczestnicy mogli swobodnie zaplanować sobie dalszą część dnia.

Grzech nr 2: Nie korzystasz z wirtualnych narzędzi pracy

Przeniesienie wspólnej pracy do przestrzeni online wymaga również doboru nowych narzędzi. Mapa pomysłów na ścianie wyklejona karteczkami post-it to angażująca metoda w sesjach stacjonarnych, która daje uczestnikom możliwość spojrzenia na całość pomysłów, ale i zmuszająca do ruchu, nadająca spotkaniu dynamiki. Czy można powiedzieć to samo o współdzielonym pustej stronie dokumentu, na której zapisuje się swoje pomysły? No właśnie…

Zamiast tego przetestuj online’owe narzędzia do wizualizacji, dzięki którym będziecie mogli tworzyć atrakcyjne, kolorowe mapy pomysłów, np. MindMup, Lucidchart, Popplet czy Miro. Najczęściej umożliwiają one tworzenie zróżnicowanych wizualizacji zgodnie z popularnymi technikami pracy (mind mapping, brain writing, itd.). Korzystając z programów do wideokonfrencji, możesz również użyć jednej z ich podstawowych funkcjonalności, czyli tzw. „whiteboardu” – białej tablicy, na której każdy uczestnik może swobodnie dodać swój pomysł. Pamiętaj jednak, aby ustalić sposób dzielenia się propozycjami (np. sam tekst / konkretny kształt geometryczny z wpisanym tekstem, itp.) tak, aby Wasza tablica nie zamieniła się w wizualny bałagan.

Grzech nr 3: Nie ustaliłeś/-aś zasad współpracy

Choć spotkania online mają swoje niebywałe zalety, planując wspólną pracę należy pamiętać przede wszystkim o ich ograniczeniach. Jeśli bierze w nich udział większa liczba osób, istnieje spore ryzyko, że zabierając głos będą się wzajemnie zagłuszać. Osoby o donioślejszym głosie czy dysponujące lepszym sprzętem, mogą wręcz uniemożliwiać aktywność innym uczestnikom. „Zakłócaczami” mogą być też wszelkiego rodzaju dźwięki otoczenia, jak: sygnał telefonu, hałas spowodowany przez domowników czy szmery mikrofonu. Co równie ważne, w przypadku spotkań wirtualnych trudniej jest utrzymać skupienie uczestników. Jako, że inni widzą tylko obraz kamery, osoby biorące udział w burzy mogą niezauważenie otwierać przeglądarkę internetową czy sprawdzać pocztę. Jak więc temu zaradzić? Na początku spotkania należy pokrótce przedstawić zasady, np.:

  • Nie przeszkadzamy innym – jeśli swoim zachowaniem (konieczność odebrania telefonu, krótka rozmowa z domownikiem) możemy rozproszyć innych uczestników spotkania, wyciszamy czasowo głos i wyłączamy kamerę.
  • Bierzemy świadomy udział w burzy – podczas spotkań online nie realizujemy innych zadań w tle, ale pozostajemy maksymalnie skupieni.
  • W celu zabrania głosu, „podnosimy rękę” – jeśli ktoś jest w trakcie wypowiedzi, a chcemy coś dodać, nie przerywamy mu, ale klikamy w przycisk „Raise hand” i czekamy, aż prowadzący udzieli nam głosu.

Grzech nr 4: Pozwalasz, aby burza zamieniła się w potężną nawałnicę

Wirtualne spotkania zespołu mają to do siebie, że bardzo łatwo jest zgubić ich cel i główny tok dyskusji. W sytuacji, gdy pracujemy zdalnie, połączenie z innymi członkami staje się doskonałą okazją do załatwienia pobocznych spraw, dopytania o pewne kwestie, a w konsekwencji… całkowitej „dekonstrukcji” spotkania. Jako osoba prowadząca musisz pilnować dyscypliny w grupie i ukrócać wszelkie próby zboczenia z tematu. Twoja czujność będzie też przydatna, by trzymać w ryzach samą formułę „burzy mózgów” i eliminować zachowania sprzeczne z jej zasadami. Mowa tu np. o złamaniu reguły braku krytyki. Jak słusznie zauważył twórca tej metody Alex Osborn: „O wiele łatwiej jest stonować ekstrawagancki pomysł, niż wpaść na coś nowego”. Uczestnicy Twojego spotkania mogą więc naturalnie starać się wyrażać opinie na temat podsuwanych propozycji. Konsekwencje takiego zachowania łatwo przewidzieć – albo dyskusja przerodzi się w sprzeczkę albo zdemotywuje twórców skrytykowanych rozwiązań i bez oporów wycofają się, by zająć się na boku innymi zadaniami.

,

Wciągająca burza mózgów – 4 techniki zespołowego szukania rozwiązań

Gdy pojawia się problem, wymagający opracowanego wspólnie rozwiązania, zwykle schemat jest podobny: umawiamy się, spotykamy, siadamy, generujemy pomysły, wybieramy najlepszy i planujemy jego wdrożenie. Co może pójść nie tak? I jak zagwarantować, że czas poświęcony na zespołową burzę mózgów nie będzie czasem straconym?

Przyjmijmy, że trzy pierwsze kroki poszły sprawnie – wybraliśmy dogodny dla wszystkich termin, każdy stawił się na spotkaniu i zajął swoje miejsce w sali konferencyjnej. Nie pozostało nam nic innego, jak tylko uruchomić kreatywność i dorzucać do wspólnego worka kolejne pomysły na rozwiązanie problemu. Jasne? Oczywiście! Proste? Już niekoniecznie… A co, jeśli w grupie są dwie dominujące osobowości, które w zasadzie nie dopuszczają innych do głosu? Morderca pomysłów, który krytykuje wszystkie propozycje kolegów? Introwertycy, którzy nie lubią dzielić się swoimi przemyśleniami na forum? Eksperci w danym temacie, którzy swoją wiedzą onieśmielają tych zupełnie „zielonych”?

Przyjrzeliśmy się kilku technikom, odwracającym klasyczny porządek burzy mózgów, które ułatwią zespołowe poszukiwanie rozwiązań bez względu na zróżnicowanie grupy.

Cisza przed… i w trakcie burzy mózgów

Najprostszym, a przy tym skutecznym sposobem zachęcenia uczestników do aktywnego udziału w burzy mózgów jest jej „uciszenie”. Zmiana względem klasycznej formuły polega na tym, że członkowie zespołu nie wyrażają na głos swoich pomysłów, ale w ciszy spisują je na kartkach. Można zastosować tu zasadę anonimowości, np. dzięki udziałowi moderatora, który zbiera wszystkie zapisane propozycje i przedstawia je bez wskazania autora – co wyeliminuje lęk przed byciem osądzonym. Ciekawym rozwinięciem metody cichej burzy mózgów jest przejście od perspektywy „ja i moje pomysły” do „na co wpadną inni?”. Głównym zadaniem jest tutaj próba wejścia w buty innych uczestników i zastanowienie się (oczywiście, po cichu) jakie propozycje mogliby przedstawić. W takim układzie nie główkuję nad rozwiązaniem na miarę moich możliwości, ale znając umiejętności i poziom wiedzy kogoś innego, próbuję przełożyć je na prawdopodobny dla tej osoby pomysł, np. „Marek zajmuje się marketingiem… myślę, że mógłby pójść w stronę przeprojektowania komunikacji do Klientów lub wyboru bardziej efektywnego kanału dotarcia do nich…”.  Ta próba „czytania w myślach” to o tyle interesująca metoda, że jako osoby postronne możemy dostrzec nową perspektywę, której nie zauważa ktoś, kto danym tematem zajmuje się na co dzień i jest przyzwyczajony do funkcjonowania w pewnych ramach, schematach. I co ważne – w tym przypadku im bardziej zróżnicowana grupa (pod względem kompetencji, doświadczenia, zajmowanych stanowisk), tym lepiej.

Kolejno odlicz: 6-3-5

Drugi przepis na udaną pracę zespołową ma tylko trzy składniki: 6 osób, 3 pomysły, 5 minut. Precyzując: w burzy bierze udział sześć osób, a każda z nich ma za zadanie opracować trzy własne pomysły. Gdy wszyscy będą gotowi, następuje przekazanie kartek do osób siedzących obok zgodnie z ruchem wskazówek zegara. Te mają 5 minut na rozwinięcie rozwiązań (dodanie 3 kolejnych pomysłów), które opisali ich poprzednicy. Praca jest kontynuowana aż do momentu, w którym kartka z pomysłami wróci do swojego pierwotnego autora. Metoda ta, zwana „brainwritingiem”, może okazać się przydatna w sytuacji, gdy mamy problem z wybiciem się z myślenia sprawdzonymi rozwiązaniami, czując opór przed podjęciem decyzji o zmianie. To inni – nasi współpracownicy – bazując na naszym pomyśle, wybierają kierunek, w którym się rozwinie, odkrywając przed nami nierzadko zupełnie nowe możliwości.

formularz do wykorzystania podczas sesji 6-3-5, opracowanie własne: PROFES

W roli głównej

„Rolestorming” to z kolei metoda ułatwiająca znalezienie rozwiązania, które powinno satysfakcjonować różne grupy beneficjentów. Każdy z uczestników spotkania ma bowiem za zadanie wcielić się w konkretną postać, by dzielić się „jej” pomysłami i przemyśleniami. Wyzwanie to wymaga odpowiedniego przygotowania się, zapoznania się z charakterystyką naszego bohatera i przemyślenia motywów, którymi mógłby się kierować. Jest to jednak ciekawa alternatywa dla klasycznej burzy np. w kontekście wprowadzania nowego produktu, usługi czy rozwiązania na rynek, kierowanego do różnych grup Klientów. Dodatkowym atutem jest fakt, że uczestnicy wchodząc w rolę postaci (w tym przypadku Klientów), zyskują lepszą perspektywę w patrzeniu na ich oczekiwania i potrzeby.

Szukając anty-rozwiązań

„Zepsuć każdy potrafi… a naprawić nie ma komu” – czemu nie wykorzystać tego w poszukiwaniu rozwiązań? Odwrócenie metody burzy mózgów, poprzez identyfikowanie anty-rozwiązań jest doskonałym sposobem na pobudzenie aktywności uczestników, szczególnie tych, który czują opór przed dzieleniem się swoimi pomysłami na rozwiązanie problemu. Dlaczego? Wyobraźmy sobie spotkanie zespołu, w ramach którego generowane są pomysły na to jak poprawić wyniki finansowe firmy, ale postawiono przed nim zupełnie inne pytanie: „Co byście zrobili, żeby pogrążyć naszą firmę w finansowej ruinie?”. Takie zaskoczenie z pewnością pobudzi wyobraźnię i może pomóc uwolnić pokłady kreatywności, których brakuje przy nieustannym mierzeniu się z pytaniem „Co zrobić, żeby było lepiej?”. Dysponując zbiorem takich anty-rozwiązań, łatwiej będzie szukać ich przeciwieństw, które pozwolą nam osiągnąć właściwy cel.

,

Dlaczego negocjacje są jak gra w piłkę?

Co? Negocjacje. Kto? Grupa kilku osób, czyli zespół. Po co? By ustalić jak najkorzystniejsze rozwiązanie, wynik, efekt. Nie ma większego znaczenia, czy cel jest biznesowy – negocjacje mają wiele wspólnego ze sportem. Jak wykorzystać tę wiedzę, by skuteczniej negocjować? Read more