Wpisy

,

Niekończące się spotkania i niezapowiedziane wideokonferencje – home office w memach

Internetowa kopalnia wiedzy obfituje w porady jak efektywnie pracować zdalnie i walczyć z przeciwnościami i wyzwaniami, jakie nieuchronnie niesie ze sobą home office. Jednak żadne słowa nie ujmą naszego zbiorowego doświadczenia ostatnich miesięcy tak trafnie, jak twórcy memów. Czego nauczyliśmy się o sobie w tym czasie?

1. …że raczej nie przepadamy za niezapowiedzianymi wideokonferencjami.

Źródło: https://9gag.com/gag/a6KwQbN /
Podpis: „Jak szykująca się na videokonferencję dotyczącą czegoś, co powinno być po prostu mailem.”

2. …że zaczęliśmy rozumieć, jak ważna jest punktualność.

Źródło:  https://knowyourmeme.com/photos/1833144-staring-animals /
Podpis:
„Kiedy czekacie na ostatnią osobę, która powinna dołączyć do spotkania na Zoom.”

3. …że siła woli w warunkach domowych jest wystawiana na znacznie cięższe próby niż w biurze.

Źródło:  https://knowyourmeme.com/photos/1833144-staring-animals /
Podpis:
„Nie jest to łatwa rzecz, pracować z domu bez rozpraszania się.”

4. …że bez możliwości „pożyczania” ze wspólnej lodówki, można szybko rozwinąć swoje talenty kulinarne.

Źródło: http://www.quickmeme.com/p/3w3aro/page/2/ /
Podpis:
„Pracuję na home office. Muszę sama sobie przyrządzać jedzenie.”

5. …że bycie pod ostrzałem spojrzeń domowników, może mieć poważne konsekwencje dla naszego autorytetu.

Źródło: https://obrazkowo.pl/main/media/e9ecb003ff1bc3e2956dcf5a7a60c67e/Wa%C5%BCna-praca

6. …że zbyt długa praca w domu, może wzbudzać tęsknotę za interakcjami społecznymi.

Źródło: https://kwejk.pl/obrazek/3121849/praca-zdalna.html

7. …że jesteśmy zwolennikami krótkich i zwięzłych spotkań.

Źródło: https://imagehot.net/view/meme-my-job /
Podpis:
„Ta mina, kiedy utknęłaś na godzinnym spotkaniu, które trwa już 2 godziny.”

8. …a także niezbyt częstych.

Źródło: https://www.lifesize.com/en/video-conferencing-blog/meeting-memes /
Podpis:
„Właśnie miałem spotkanie dotyczące comiesięcznych spotkań.”

9. …i że bez względu na wszystko kochamy „piąteczki” 🙂

Źródło: https://picssmine.com/tag/its-friday-memes-adults-only/
Podpis:
„Ten moment, kiedy zdajesz sobie sprawę, że to piątek.”

, ,

Wirtualna burza mózgów – 4 grzechy, których należy unikać

Zamiast rozmów przy wspólnym stole, dyskusje przez kamerki internetowe. Zamiast markerów i karteczek post-it, współdzielony dokument lub whiteboard. Jedna z najpopularniejszych technik grupowego rozwiązywania problemów, podobnie jak większość form pracy zespołowej, musiała przenieść się w przestrzeń online. Jak sobie z tym radzimy?

Online’owe spotkania, które z dnia na dzień stały się codziennością większości organizacji na świecie, dla wielu pracowników są źródłem frustracji. Co nas irytuje? Problemy techniczne, brak przygotowania do tej formy pracy czy wreszcie tzw. „zebranioza”, objawiająca się zwoływaniem zespołu w każdej sprawie, nawet tej, którą swobodnie można załatwić e-mailem. Wynikający z tego wzrost poziomu zniechęcenia może z kolei wpływać negatywnie na przebieg tych online’owych spotkań, w ramach których ważne jest pełne zaangażowanie uczestników i wypracowanie konkretnych rozwiązań, a więc np. „burzy mózgów”. Jak zaplanować jej wirtualny przebieg, by przyniosła oczekiwane efekty?

Burza mózgów to technika grupowego rozwiązywania problemów oraz generowania i doskonalenia pomysłów. Opiera się ona na intensywnym zaangażowaniu uczestników w gromadzenie jak największej liczby pomysłów, nawet najbardziej nierealnych i ekstrawaganckich, jak również braku krytyki wobec zgłaszanych propozycji.

Grzech nr 1: Nie szanujesz swoich współpracowników

Brzmi jak naprawdę mocny zarzut, prawda? Ale jak inaczej nazwać praktykę umawiania spotkań bez wskazania celu, określenia problemu, dokonania selekcji uczestników czy wytypowania właściwych narzędzi pracy? Szykując wirtualną sesję burzy mózgów bez odpowiedniego przygotowania, możesz sprawić, że osoby biorące w niej udział poczują, że nie szanuje się ich czasu czy angażuje się je w kwestie, z którymi mają niewiele wspólnego. Pamiętaj więc, by:

  • jasno sprecyzować problem, z którym się mierzycie – sformułuj go tak, aby był zrozumiały dla uczestników i każdy z nich wiedział, jaki ma być efekt sesji,
  • ustalić listę uczestników spotkania – w burzy mózgów powinny brać udział osoby, których dany problem dotyczy (zarówno tzw. eksperci, osoby mające dużą wiedzę merytoryczną, jak i ci, których problem dotyka połowicznie i mogą wykazać się w danej tematyce „świeżym spojrzeniem”). Nie zapraszaj dużej liczby osób w myśl zasady „im więcej, tym lepiej”. Nie ma ona absolutnie żadnego zastosowania w interaktywnych spotkaniach online, w których ze względu na ograniczenia techniczne, zbyt wielu uczestników może się wzajemnie pozbawiać komfortu udziału w burzy.
  • zadbać o przygotowanie dedykowanej przestrzeni – sesji Zoom, Webex, MS Teams czy innego narzędzia, z którego korzystacie na co dzień do komunikacji, jak również dodatkowych narzędzi, np. do wizualizacji pomysłów,
  • wysłać zaproszenie wraz z agendą – określ, ile czasu zajmie Wam sesja i jak będzie przebiegała tak, aby uczestnicy mogli swobodnie zaplanować sobie dalszą część dnia.

Grzech nr 2: Nie korzystasz z wirtualnych narzędzi pracy

Przeniesienie wspólnej pracy do przestrzeni online wymaga również doboru nowych narzędzi. Mapa pomysłów na ścianie wyklejona karteczkami post-it to angażująca metoda w sesjach stacjonarnych, która daje uczestnikom możliwość spojrzenia na całość pomysłów, ale i zmuszająca do ruchu, nadająca spotkaniu dynamiki. Czy można powiedzieć to samo o współdzielonym pustej stronie dokumentu, na której zapisuje się swoje pomysły? No właśnie…

Zamiast tego przetestuj online’owe narzędzia do wizualizacji, dzięki którym będziecie mogli tworzyć atrakcyjne, kolorowe mapy pomysłów, np. MindMup, Lucidchart, Popplet czy Miro. Najczęściej umożliwiają one tworzenie zróżnicowanych wizualizacji zgodnie z popularnymi technikami pracy (mind mapping, brain writing, itd.). Korzystając z programów do wideokonfrencji, możesz również użyć jednej z ich podstawowych funkcjonalności, czyli tzw. „whiteboardu” – białej tablicy, na której każdy uczestnik może swobodnie dodać swój pomysł. Pamiętaj jednak, aby ustalić sposób dzielenia się propozycjami (np. sam tekst / konkretny kształt geometryczny z wpisanym tekstem, itp.) tak, aby Wasza tablica nie zamieniła się w wizualny bałagan.

Grzech nr 3: Nie ustaliłeś/-aś zasad współpracy

Choć spotkania online mają swoje niebywałe zalety, planując wspólną pracę należy pamiętać przede wszystkim o ich ograniczeniach. Jeśli bierze w nich udział większa liczba osób, istnieje spore ryzyko, że zabierając głos będą się wzajemnie zagłuszać. Osoby o donioślejszym głosie czy dysponujące lepszym sprzętem, mogą wręcz uniemożliwiać aktywność innym uczestnikom. „Zakłócaczami” mogą być też wszelkiego rodzaju dźwięki otoczenia, jak: sygnał telefonu, hałas spowodowany przez domowników czy szmery mikrofonu. Co równie ważne, w przypadku spotkań wirtualnych trudniej jest utrzymać skupienie uczestników. Jako, że inni widzą tylko obraz kamery, osoby biorące udział w burzy mogą niezauważenie otwierać przeglądarkę internetową czy sprawdzać pocztę. Jak więc temu zaradzić? Na początku spotkania należy pokrótce przedstawić zasady, np.:

  • Nie przeszkadzamy innym – jeśli swoim zachowaniem (konieczność odebrania telefonu, krótka rozmowa z domownikiem) możemy rozproszyć innych uczestników spotkania, wyciszamy czasowo głos i wyłączamy kamerę.
  • Bierzemy świadomy udział w burzy – podczas spotkań online nie realizujemy innych zadań w tle, ale pozostajemy maksymalnie skupieni.
  • W celu zabrania głosu, „podnosimy rękę” – jeśli ktoś jest w trakcie wypowiedzi, a chcemy coś dodać, nie przerywamy mu, ale klikamy w przycisk „Raise hand” i czekamy, aż prowadzący udzieli nam głosu.

Grzech nr 4: Pozwalasz, aby burza zamieniła się w potężną nawałnicę

Wirtualne spotkania zespołu mają to do siebie, że bardzo łatwo jest zgubić ich cel i główny tok dyskusji. W sytuacji, gdy pracujemy zdalnie, połączenie z innymi członkami staje się doskonałą okazją do załatwienia pobocznych spraw, dopytania o pewne kwestie, a w konsekwencji… całkowitej „dekonstrukcji” spotkania. Jako osoba prowadząca musisz pilnować dyscypliny w grupie i ukrócać wszelkie próby zboczenia z tematu. Twoja czujność będzie też przydatna, by trzymać w ryzach samą formułę „burzy mózgów” i eliminować zachowania sprzeczne z jej zasadami. Mowa tu np. o złamaniu reguły braku krytyki. Jak słusznie zauważył twórca tej metody Alex Osborn: „O wiele łatwiej jest stonować ekstrawagancki pomysł, niż wpaść na coś nowego”. Uczestnicy Twojego spotkania mogą więc naturalnie starać się wyrażać opinie na temat podsuwanych propozycji. Konsekwencje takiego zachowania łatwo przewidzieć – albo dyskusja przerodzi się w sprzeczkę albo zdemotywuje twórców skrytykowanych rozwiązań i bez oporów wycofają się, by zająć się na boku innymi zadaniami.

,

Szkolenia online kontra webinary – czy warto rozwijać zdalnie i jak robić to efektywnie?

Szkolenia online kontra webinary

Brak pewności ile jeszcze przyjdzie nam się mierzyć ze skutkami pandemii, przyczynia się do stawiania ważnych pytań: czy warto czekać na powrót do „poCOVIDowej” rzeczywistości? A może słuszniej jest działać już teraz i dostosować się do nowych warunków – wiedząc, że rzeczywistość jaką pamiętamy, nie będzie już taka sama? Ubierając je w kontekst HR, pytamy: wstrzymywać budżet rozwojowy, czekając na możliwość bezpiecznego powrotu na salę szkoleniową? Czy identyfikować nowe wyzwania i przygotować pracowników na ich nadejście już dziś?

W obliczu niepewnego jutra, zrozumiałym jest ostrożne podchodzenie do kwestii rozwoju pracowników i związanych z nią wydatków. Już teraz jednak wiemy, że wraz z powoli odmrażającą się gospodarką, pojawiają się nowe wyzwania zarówno w obszarze zarządzania, jak i sprzedaży. Przykładowo – analizując zmiany stanowiące konsekwencje pandemii COVID-19, przewidujemy, że Menedżerowie będą w najbliższym czasie mierzyć się z:

  • potrzebą zwiększenia efektywności przy jednoczesnym szybkim tempie pracy – firmy będą dążyły do nadrabiania okresów przestojów. Zespoły będą przy tym musiały wykonywać dużo obowiązków przy zmniejszonym składzie, ponieważ – licząc się mocno z kosztami pracy, firmy będą ostrożnie odbudowywać zespoły.
  • budowaniem zespołu od nowa – w wielu firmach Menedżerowie musieli się rozstać z częścią pracowników z powodów ekonomicznych. Będą więc zarządzać zespołem o zmniejszonym lub zmienionym składzie, a gdy wreszcie dojdzie do stabilizacji sytuacji – będą także musieli nadzorować rekrutację nowych osób, a następnie dopasować do nich styl kierowania, zdefiniować ich role, zadania i odpowiedzialności.
  • zarządzanie rozproszonymi zespołami – dla części organizacji kontynuowanie pracy zdalnej pracowników może być realną oszczędnością, więc jej utrzymanie – a co za tym idzie – konieczność zarządzania rozproszonym zespołem, może trwać jeszcze wiele miesięcy.

Zidentyfikowane przez nas wyzwania dla sił sprzedaży to np.:

  • trudne warunki rynkowe i zmniejszoną sprzedaż – utrata stabilności finansowej wielu Klientów, zmusi ich do ograniczenia wydatków, a w efekcie – do obniżenia popytu.
  • wzmożone wykorzystywanie źródeł wiedzy o Klientach – wykorzystywanie w procesie aktywnego pozyskiwania Klientów dostępnych narzędzi i wszelkich istotnych źródeł wiedzy o Kliencie, takich jak system CRM, badania NPS, Tajemniczego Klienta, CX itp., które ułatwią budowanie kontaktu oraz tworzenie dedykowanej i spersonalizowanej oferty.
  • kontynuacja budowania sprzedaży z Klientem poprzez kanały online – ostateczny sprawdzian, jaki sprzedaż online przeszła w dobie izolacji, utwierdził wielu Klientów w przekonaniu, że to wygodna i bezpieczna forma zakupu. Firmy staną więc przed wyzwaniem wykorzystania kanałów online do jeszcze efektywniejszego budowania relacji z Klientami, budowania wizerunku organizacji, właściwego podążania za Klientem, identyfikowania wartości, którymi się kieruje czy obniżania poziomu jego wysiłku.

Dziś, kiedy liczne obostrzenia, ograniczają możliwość prowadzenia biznesu, warto wykorzystać ten czas na właściwe zidentyfikowanie czekających nas zmian i dostosowanie ścieżek rozwoju tak, aby w odpowiednim momencie pracownicy mieli kompetencje niezbędne do stawienia czoła nowym wyzwaniom. Jak w dobie pracy zdalnej zrobić to najefektywniej?

Rozwój w wymiarze online

Choć technologia towarzyszyła nam dotychczas na każdym kroku, obecnie wielu osobom trudno jest przekonać się do tezy, że rozwój realizowany w przestrzeni online może być równie efektywny, jak ten na sali szkoleniowej. Tymczasem na jego korzyść przemawia przede wszystkim to, że odpowiada on na problemy zgłaszane nam przez wielu Klientów jeszcze przed przymusową izolacją – a więc konieczność oderwania pracownika od zadań na 2 dni czy poniesienia dodatkowych kosztów transportu na szkolenie i noclegu. Rozwój online może być swobodnie realizowany w dowolnym miejscu: w pracy lub w domu, nie zajmując pracownikowi całego dnia. W zależności od potrzeb Uczestników – dzięki doborowi odpowiednich form i aktywności, może posłużyć zarówno do przekazywania wiedzy teoretycznej, jak i praktycznego treningu umiejętności czy pracy warsztatowej.

Webinary – czyli szybki dostęp do wiedzy

Wraz z koniecznością szybkiego przejścia na pracę zdalną, w cenie znalazły się sprawdzone rozwiązania online, a wśród nich przede wszystkim webinary. Są to stosunkowo krótkie (1-2 h), wirtualne spotkania, które skupiają się wokół prowadzącego, występującego w roli eksperta, a precyzując – jego prezentacji zwieńczonej sesją pytań ze strony Uczestników. Forma webinarów realizuje akademicki model przekazywania wiedzy i sprawdza się doskonale w sytuacji, gdy chcemy w dość krótkim czasie podnieść poziom wiedzy na temat wybranego zagadnienia. Co jeszcze przemawia na ich korzyść?

  • Brak konieczności wchodzenia z interakcję z innymi czy pokazywania twarzy w kamerce – dobre rozwiązanie dla tych osób, które czują się skrępowane formami wymagającymi dużego zaangażowania.
  • Możliwość udziału większej liczby osób – ze względu na fakt, że aktywność uczestników ogranicza się do słuchania prowadzącego i zadawania pytań, w webinarze może brać udział nawet do 90 osób na raz.
  • Urozmaicony dobór materiałów – oprócz klasycznej prezentacji, Trener może wykorzystywać również inne formy przekazywania wiedzy, w tym fragmenty filmów, ciekawe wizualizacje.
  • Bieżąca weryfikacja wiedzy – możliwość przeprowadzenia ankiety zbierającej opinie uczestników lub quizu sprawdzającego zrozumienie zaprezentowanych tematów wraz z możliwością szybkiego udostępniania statystyk odpowiedzi Uczestnikom oraz ich analizy.
  • Możliwość powrotu do treści – możliwe jest nagranie webinaru i udostępnienie go Uczestnikom po zakończeniu.

Niewątpliwie webinary od wielu lat są znaną i praktykowaną formą rozwojową, która znalazła swoje wierne grono odbiorców. To właśnie ta forma aktywności online była najczęściej używana od początku pandemii. Nierzadko firmy decydują się na organizowanie darmowych webinarów, które mają na celu utrzymanie relacji z Klientami, przemycając w jego realizacji treści reklamowe. Jest to oczywiście rozsądne z ich punktu widzenia, bo wiadomo, że większość aktywności na rzecz Klientów prędzej czy później – w mniejszym lub większym stopniu, ale zawsze zaprocentuje. Pytanie jednak, ile z tego faktycznie wyniosą Uczestnicy? Dlatego przy wyborze formy rozwoju ważna staje się umiejętność rozgraniczenia webinarów, promujących daną firmę od tych kładących nacisk na przekazanie merytorycznej wiedzy.

Istotną kwestią jest również dopasowanie do preferencji danego Uczestnika. Webinary to forma, która sprawdza się w przypadku osób uczących się najskuteczniej poprzez słuchanie. Co z tymi, którzy potrzebują stałego aktywizowania? Poczucie anonimowości po drugiej stronie monitora, umożliwiające wykonywanie w międzyczasie innych zadań i skutkujące znikomym wkładem własnym, rodzi w ich przypadku pytanie: czy to przełoży się na pożądany efekt? Jeśli mielibyśmy kierować się mottem „im więcej wkładasz, tym więcej wynosisz” forma webinarowa stałaby się niewystarczająca.

Interaktywne szkolenia online – wirtualna odsłona sali szkoleniowej

Poszukując bardziej angażującej alternatywy dla webinarów, należałoby skoncentrować uwagę wokół interaktywnych szkoleń online. Choć obecnie – w dobie zalewu propozycjami udziału w online’owych formach rozwoju, termin „webinar” jest często wykorzystywany zamiennie ze „szkoleniem online” – w rzeczywistości należy traktować je jako dwa odrębne, całkowicie różne rozwiązania. Analogicznie do tego, co dzieje się stacjonarnie na sali, podczas szkoleń online Uczestnicy są stale angażowani do udziału w zróżnicowanych aktywnościach, w tym m.in.:

  • pracy w niezależnych grupach (tzw. breakout rooms) i prezentowaniu wyników na forum,
  • dyskusji moderowanej,
  • wyrażaniu opinii w głosowaniach wraz z obserwacją wyników online,
  • oglądaniu odtwarzanych filmów i ich wspólnej analizie,
  • odgrywaniu scenek wraz z udzielanym na bieżąco feedbackiem,
  • wspólnym wypracowywaniu rozwiązań.

Ze względu na swój wysoce praktyczny charakter, szkolenia online są realizowane w niewielkich grupach, max. 8-9 osób tak, aby zapewnić każdemu Uczestnikowi komfortowy udział i możliwość przetrenowania umiejętności. Dzięki stałemu zaangażowaniu, mają oni też poczucie realnego udziału w szkoleniu pomimo rozproszenia grupy i kontaktu zdalnego.

Choć obecna sytuacja wymusza na nas podejmowanie szybkich decyzji, w przypadku wyboru online’owych aktywności rozwojowych, warto poświęcić nieco więcej czasu na analizę preferencji i potrzeb pracowników. Rozwój w świecie online może być niezwykle wartościowym doświadczeniem, jednak konieczność udziału w formie, która nie do końca odpowiada naszym oczekiwaniom, może ograniczyć szanse na uzyskanie pożądanego efektu.

 

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat rozwoju online? Sprawdź naszą ofertę webinarów i szkoleń online realizowanych w formule otwartej lub skontaktuj się z nami pod adresem biuro@profes.com.pl.

,

Home office, czyli praca na kanapie

W przypadku pewnej części zawodów i związanych z nimi obowiązków do wykonywania pracy nie jest potrzebne biurko oddalone kilka metrów od oka szefa. Można pracować na kanapie we własnym domu albo w zacisznym kącie ulubionej kawiarni. By jednak home office był korzystny, zarówno dla pracownika jak i pracodawcy, trzeba pamiętać o kilku kwestiach. Read more