Wpisy

, ,

Głód, żaba i szybkie porady – co czytać, gdy okazuje się, że doba nie jest z gumy

Czas to pieniądz, który należy mądrze wydawać. Jak to zrobić, kiedy realizacja zadań z listy „to-do” graniczy z cudem, a każde z nich zdaje się być równie ważne i równie pilne? Po które poradniki, podpowiadające jak efektywnie zarządzać czasem, warto sięgnąć, by przygotowanie się do tego zagadnienia nie okazało się – o ironio! – stratą czasu?

 „Głodni czasu. Efektywne 168 godzin w 7 dni lub tydzień” Laura Vanderkam, tłum. Joanna Sugiero, Wydawnictwo Onepress

Dla kogo: dla tych, którzy mają wrażenie, że coś notorycznie kradnie im czas

Ile czasu poświęcasz na sen? Czy czujesz, że pracujesz za dużo? Co mógłbyś zrobić, gdyby nie ograniczał Cię czas? – być może wiele razy zadawaliście sobie podobne pytania, jednak mając w głowie natłok obowiązków, odpowiedzi wcale nie motywowały do podjęcia działania. Laura Vanderkam – dziennikarka, autorka „Głodnych czasu” również od nich nie stroni, ale co ważne – umiejętnie wykorzystuje je do identyfikacji czynników utrudniających codzienne zarządzanie czasem. Zawodowym, lekkim piórem opisuje historie z życia wzięte, przytacza wyniki badań i analiz. Nie „czaruje”, pisze wprost o trudach radzenia sobie z obowiązkami, ale również – obnaża naszą tendencję do wyolbrzymiania własnego obłożenia zadaniami. Co z perspektywy czytelników najistotniejsze, Laura Vanderkam nie ogranicza swojej książki wyłącznie do rozważań, upominania i udzielania porad. Uzupełnia ją przydatnym narzędziem kontroli czasu, które wraz z każdym kolejnym rozdziałem wprowadza nas na wyższy poziom zarządzania swoją efektywnością, umożliwiając zajmowanie się przede wszystkim tym, co jest warte naszej uwagi.

P.S.: A czekając, aż zamówiona książka dotrze do Waszych rąk, zobaczcie co Laura Vaderkam ma do powiedzenia w kwestii zyskiwania kontroli nad czasem, oglądając jej wystąpienie na TED Talks: https://www.ted.com/talks/laura_vanderkam_how_to_gain_control_of_your_free_time#t-114822

 

„Zjedz tę żabę!” Brian Tracy, tłum. Marian J. Waszkiewicz, Wydawnictwo MT Biznes

Dla kogo: dla tych, którzy notorycznie tracą czas odsuwając od siebie zadania, budzące największe obawy

Kultowa książka o zarządzaniu czasem autorstwa kanadyjskiego guru rozwoju osobistego – Briana Tracy to przykład, że najlepsze porady wcale nie muszą opierać się na skomplikowanych koncepcjach. Żaba symbolizuje „twoje największe, najważniejsze zadanie, z którego realizacją będziesz prawdopodobnie zwlekał, jeśli nie zajmiesz się nim od razu”. Brzmi znajomo? Odkładanie „na potem”, „na później”, „na przy okazji” to jeden z największych grzechów w zakresie zarządzania czasem. Tym bardziej, że tytułowe płazy to nie tylko zadania czasochłonne i wymagające uwagi, ale zwykle także bardzo ważne, priorytetowe. Brian Tracy przedstawia więc 21 technik i narzędzi, ułatwiających organizację pracy, w tym znalezienie czasu na „zjedzenie tej żaby”. Dla tych, którzy potrzebują dodatkowej motywacji, by przełożyć teorię w praktykę, polecamy również workbook – zeszyt ćwiczeń pełen wskazówek i przykładów.

 

„Jak zaoszczędzić godzinę dziennie? Sprawne zarządzanie czasem” Michael Heppell, tłum. Marcin Dorosz, Wydawnictwo Onepress

Dla kogo: dla tych, którzy nie chcą przeprowadzać rewolucji, ale usprawnić organizację pracy drobnymi krokami

Książka „Jak zaoszczędzić godzinę dziennie” idealnie realizuje oczekiwania, jakie pokładamy w poradnikach z zakresu zarządzania czasem. Przede wszystkim: jest zwięzła. Treści prezentowane w poszczególnych rozdziałach są krótkie, napisane prostym i zrozumiałym językiem. W kilku słowach przedstawiają problem, by następnie od razu podpowiedzieć rozwiązanie. Na wybranych stronach znajdziecie „szybkie rady” i rzeczywiście, zapoznanie się z nimi wymaga mniej niż minuty wolnego czasu. Po drugie: książka Michaela Heppella jest przystępna. Brak w niej wydumanych metafor, natomiast sporo jest przykładów, cytatów, opisów sytuacji. Zaczynając lekturę danego rozdziału, można zapoznać się z krótkim podsumowaniem zawartych w nim informacji i zdecydować czy właśnie te zagadnienia są nam w tej chwili najbardziej potrzebne.  Po trzecie: jest szczera. Dawka humoru, mówienie wprost o „bandytach czasu”, „przeszkadzajkach” i strachu o konsekwencje mówienia „nie”, daje do zrozumienia, że autor doskonale zna problemy z jakimi się zmagamy i co ważniejsze – sposoby, jak je rozwiązać.

 

Artykuł powstał we współpracy z księgarnią internetową Casani.eu 

,

Koniec roku to nie koniec świata

Koniec roku to najwłaściwszy moment na wykorzystanie sposobów na efektywne zarządzanie czasem. Kiedy domknięcie projektów i zleceń staje się tak samo ważne jak podsumowanie dotychczasowych działań, a pomiędzy tym konieczne jest jeszcze znalezienie chwili na zaplanowanie przyszłorocznych aktywności – tylko spokój może nas uratować. Spokój i rozsądny podział pracy.

„Do końca roku”, „do Świąt na pewno”, „przed Nowym Rokiem muszę to mieć”, „trzeba to zaakceptować jeszcze w grudniu” – kluczowe frazy, jakie słyszymy w tym miesiącu oznaczają tylko jedno: ogrom pracy. Jak poradzić sobie z takim wyzwaniem, by nie zakłóciło ono błogiej atmosfery Świąt?

„Cel bez planu jest tylko życzeniem”

Choć w sytuacji, gdy doba uporczywie nie chce rozszerzyć się powyżej 24 godzin i wydaje nam się, że znalezienie chwili na przerwę w pracy jest niemożliwie, warto uświadomić sobie, że to konieczność bez której nie sposób pójść krok dalej. Plan działania to podstawa, by pomyślnie zakończyć rok. Jak go opracować?

  • Przede wszystkim: cele – określ, jakie zadania musisz zrealizować i rozpisz ich poszczególne etapy. Warto, abyś wykorzystał do tego formularz Excel tak, aby nic Ci nie umknęło i spokojnie można było nanosić na plan poprawki czy aktualizacje.
  • Po drugie: ustal priorytety – bez wytypowania najważniejszych i najpilniejszych zadań, trudno Ci będzie się za cokolwiek zabrać. Pogrupuj je więc wedle ostatecznego terminu realizacji i wagi projektu, wykorzystując np. Macierz Eisenhowera (przedstawioną poniżej).
  • Po trzecie: nie daj się rozpraszać – Facebook, kolejna z rzędu kawa, szybkie plotki ze współpracownikami… wiele rzeczy wydaje się bardziej interesujące niż realizacja zadań. Aby jednak mieć pewność, że nie tracisz cennego czasu, opracuj schemat dotyczący proporcji „praca-przerwa” lub zastosuj technikę Pomodoro.
  • Po czwarte: bądź elastyczny – pamiętaj, że opracowany plan to nie sztywna rama, ale jedynie wskazówka, w jaki sposób realizować działania. Szczególnie w tak intensywnym okresie jak grudzień, może zdarzyć się, że ktoś poprosi Cię o pilne wykonanie dodatkowego zadania. Nie zrzucaj tego na sam koniec listy, ale uwzględnij w opracowanym planie, ponownie weryfikując priorytety.
  • Po piąte: kontroluj postępy – zaglądaj do arkusza po każdym zrealizowanym działaniu i zaznaczaj już wykonane zadania. W tej sposób zmobilizujesz się do dalszej pracy i zyskasz pewność, że nic Ci nie umknęło.
  • Po szóste: odpoczywaj – równie ważne co skupienie i koncentracja podczas pracy jest znalezienie czasu na odpoczynek. Nawet kilkuminutowa przerwa od wpatrywania się w ekran komputera może przyczynić się do wydajniejszego działania.

Techniki zarządzania czasem

Zamiast samodzielnie opracowywać sposoby na kategoryzację i przydzielanie priorytetów zadaniom, polecamy wykorzystanie sprawdzonych  i stosowanych od lat metod. Przedstawiamy kilka narzędzi, które ułatwiają efektywne wykonanie zadań dzięki przemyślanemu i racjonalnemu zarządzaniu czasem:

1. ABeCadło – metoda ustalania priorytetów ABC

Technika ta jest jedną z najprostszych metod, która skutecznie uświadamia konieczność ustalania priorytetów według wagi obowiązków. Pierwszym krokiem jest spisanie wszystkich zadań, a następnie – przypisane im etykiet:

  • A – zadania najważniejsze i strategiczne. Szacuje się, że choć stanowią one jedynie 15% wszystkich obowiązków, aż w 65% realizują wartość celu. Są to obowiązki, które należy wykonać samodzielnie, bez delegowania ich innym osobom;
  • B – zadania ważne, ale nie kluczowe dla danego momentu. W tym przypadku, warto zastanowić się nad przekazaniem ich innej, kompetentnej osobie;
  • C – zadania najmniej ważne, których jest stosunkowo najwięcej, bo aż 65%. Ich realizacja pomaga jednak osiągnąć wartość celu jedynie w 15%.

Tak skategoryzowane zadania planujemy w czasie, realizując w pierwszej kolejności te z grupy A, a następnie B i C.

2. Macierz Eisenhowera

Nazywane inaczej „Matrycą Priorytetów” narzędzie zostało opracowane przez 34. prezydenta Stanów Zjednoczonych – Dwight D. Eisenhowera. Schemat macierzy jest bardzo prosty i ogranicza się do podziału zadań na cztery kategorie:

  • Ważne i pilne – najistotniejsza grupa zadań, których wykonanie powinno stanowić dla nas priorytet. Do tej kategorii często przypisuje się sytuacje kryzysowe, nagłe wydarzenia, które burzą dotychczasowy plan działania czy konsekwencje odłożonych w czasie zadań;
  • Ważne i niepilne – choć ich priorytet jest wysoki, te zadania można swobodnie rozkładać w czasie. Zalicza się do nich np. przygotowania do istotnych projektów czy podnoszenie własnych kompetencji;
  • Nieważne i pilne – nawet jeśli ich waga nie jest wysoka, zadania te mogą spędzać nam sen z powiek z uwagi na krótki czas realizacji. Z tego też powodu należy podjąć się ich tuż po wykonaniu zadań ważnych i pilnych lub zlecić je innym osobom i kontrolować ich wykonanie;
  • Nieważne i niepilne – zadania z tego grupy z czystym sumieniem można znacząco odłożyć w czasie lub…wyrzucić do kosza! Do tej kategorii kwalifikują się bowiem także tzw. „pożeracze czasu”, czyli bezproduktywne czynności, przez które przekładamy w czasie realizację ważniejszych działań.

3. Technika Pomodoro

To niezwykle popularne wśród studentów narzędzie wykorzystuje jedynie kartkę papieru, długopis i stoper lub czasomierz kuchenny. Podobnie jak w przypadku innych technik, rozpoczynamy od spisania wszystkich zadań i posegregowania ich według ważności. Następnie ustawiamy zegar na 25 minut – czyli jedną jednostkę czasu zwaną „Pomodoro”. Po jej upływie przerywamy pracę i robimy krótką, 5-minutową przerwę. Co jeszcze warto wiedzieć na temat tego rozwiązania?

  • 25 minut to czas, w którym musisz wykonywać działania. Nie możesz podzielić ich na mniejsze jednostki. Przerwa należy Ci się dopiero po upływie jednego „Pomodoro”;
  • Jeśli jakieś zadanie zajmie Ci mniej niż jedno „Pomodoro”, nie przerywaj pracy – ale zacznij realizację następnego;
  • Po czterech „Pomodoro” należy zrobić sobie dłuższą przerwę, trwającą 15-30 min.

4. Metoda ALPEN

Nazwa wbrew pozorom nie nawiązuje do porównania realizacji zadań ze zdobywaniem szczytów, ale stanowi akronim niemieckich słów opisujących poszczególne etapy metody.

  • A jak Aufgaben – przygotowanie listy zadań na dany dzień lub tydzień i pogrupowanie ich w tematyczne kategorie, np. zadania związane z pisaniem maili, wykonywaniem telefonów, przygotowywaniem prezentacji, itp.;
  • L jak Länge schätzen – oszacowanie czasu potrzebnego na realizację zadań, zweryfikowanie racjonalności naszych założeń i zsumowanie wyniku;
  • P jak Pufferzeiten einplanen – zaplanowanie dnia lub tygodnia pracy, ale tylko…w 60%! Pozostałe 40% należy pozostawić na realizację zadań niezaplanowanych, czyli tzw. „wrzutek”;
  • E jak Entscheidungen treffen – ustalanie priorytetów zadań (np. przy pomocy Macierzy Eisenhowera lub metody ABC) i podjęcie decyzji co do delegowania części obowiązków;
  • N jak Nachkontrolle – kontrolowanie przebiegu prac i śledzenie postępów. Ten etap warto realizować pod koniec danego dnia, uwzględniając przy tym planowanie obowiązków na następny dzień.

Choć poświęcenie chwili na analizę i plan działania jest w tak intensywnym czasie jak grudzień trudnym zadaniem, może skutkować wymiernymi korzyściami. Szczególnie, jeśli wejdzie nam w krew i stanie się nawykiem w pracy także w przyszłym roku.

,

Home office, czyli praca na kanapie

W przypadku pewnej części zawodów i związanych z nimi obowiązków do wykonywania pracy nie jest potrzebne biurko oddalone kilka metrów od oka szefa. Można pracować na kanapie we własnym domu albo w zacisznym kącie ulubionej kawiarni. By jednak home office był korzystny, zarówno dla pracownika jak i pracodawcy, trzeba pamiętać o kilku kwestiach. Read more

, ,

Sukces zbudowany na kompetencjach

Asertywność, umiejętność współpracy w zespole, kreatywność, odporność na stres – posiadane przez kandydata kompetencje z jednej strony bywają jedynie deklaracją w jego CV, a z drugiej – nierzadko rozmijają się z tym, czego faktycznie szuka pracodawca. Ale skąd mam wiedzieć, na czym zależy rekruterowi i na jakie kompetencje zwróci uwagę? – jeśli właśnie zadajesz sobie to pytanie, odpowiedź na nie znajdziesz w tym artykule. Read more

, ,

Jakie kompetencje rozwijać?

W dzisiejszym wpisie krótko i konkretnie o najważniejszych kompetencjach – tych z punktu widzenia Twojego rozwoju zawodowego. Jakich kompetencji oczekują pracodawcy? Na których się skoncentrować na początku przygody z rozwojem osobistym? Odpowiedzi na te pytania znajdziecie poniżej w przystępnej formie pigułek wiedzy. Można powiedzieć, że dzisiejszy tekst to taka ściąga dotycząca umiejętności, które każdy z nas powinien rozwijać. Read more