Wpisy

, ,

Wirtualna burza mózgów – 4 grzechy, których należy unikać

Zamiast rozmów przy wspólnym stole, dyskusje przez kamerki internetowe. Zamiast markerów i karteczek post-it, współdzielony dokument lub whiteboard. Jedna z najpopularniejszych technik grupowego rozwiązywania problemów, podobnie jak większość form pracy zespołowej, musiała przenieść się w przestrzeń online. Jak sobie z tym radzimy?

Online’owe spotkania, które z dnia na dzień stały się codziennością większości organizacji na świecie, dla wielu pracowników są źródłem frustracji. Co nas irytuje? Problemy techniczne, brak przygotowania do tej formy pracy czy wreszcie tzw. „zebranioza”, objawiająca się zwoływaniem zespołu w każdej sprawie, nawet tej, którą swobodnie można załatwić e-mailem. Wynikający z tego wzrost poziomu zniechęcenia może z kolei wpływać negatywnie na przebieg tych online’owych spotkań, w ramach których ważne jest pełne zaangażowanie uczestników i wypracowanie konkretnych rozwiązań, a więc np. „burzy mózgów”. Jak zaplanować jej wirtualny przebieg, by przyniosła oczekiwane efekty?

Burza mózgów to technika grupowego rozwiązywania problemów oraz generowania i doskonalenia pomysłów. Opiera się ona na intensywnym zaangażowaniu uczestników w gromadzenie jak największej liczby pomysłów, nawet najbardziej nierealnych i ekstrawaganckich, jak również braku krytyki wobec zgłaszanych propozycji.

Grzech nr 1: Nie szanujesz swoich współpracowników

Brzmi jak naprawdę mocny zarzut, prawda? Ale jak inaczej nazwać praktykę umawiania spotkań bez wskazania celu, określenia problemu, dokonania selekcji uczestników czy wytypowania właściwych narzędzi pracy? Szykując wirtualną sesję burzy mózgów bez odpowiedniego przygotowania, możesz sprawić, że osoby biorące w niej udział poczują, że nie szanuje się ich czasu czy angażuje się je w kwestie, z którymi mają niewiele wspólnego. Pamiętaj więc, by:

  • jasno sprecyzować problem, z którym się mierzycie – sformułuj go tak, aby był zrozumiały dla uczestników i każdy z nich wiedział, jaki ma być efekt sesji,
  • ustalić listę uczestników spotkania – w burzy mózgów powinny brać udział osoby, których dany problem dotyczy (zarówno tzw. eksperci, osoby mające dużą wiedzę merytoryczną, jak i ci, których problem dotyka połowicznie i mogą wykazać się w danej tematyce „świeżym spojrzeniem”). Nie zapraszaj dużej liczby osób w myśl zasady „im więcej, tym lepiej”. Nie ma ona absolutnie żadnego zastosowania w interaktywnych spotkaniach online, w których ze względu na ograniczenia techniczne, zbyt wielu uczestników może się wzajemnie pozbawiać komfortu udziału w burzy.
  • zadbać o przygotowanie dedykowanej przestrzeni – sesji Zoom, Webex, MS Teams czy innego narzędzia, z którego korzystacie na co dzień do komunikacji, jak również dodatkowych narzędzi, np. do wizualizacji pomysłów,
  • wysłać zaproszenie wraz z agendą – określ, ile czasu zajmie Wam sesja i jak będzie przebiegała tak, aby uczestnicy mogli swobodnie zaplanować sobie dalszą część dnia.

Grzech nr 2: Nie korzystasz z wirtualnych narzędzi pracy

Przeniesienie wspólnej pracy do przestrzeni online wymaga również doboru nowych narzędzi. Mapa pomysłów na ścianie wyklejona karteczkami post-it to angażująca metoda w sesjach stacjonarnych, która daje uczestnikom możliwość spojrzenia na całość pomysłów, ale i zmuszająca do ruchu, nadająca spotkaniu dynamiki. Czy można powiedzieć to samo o współdzielonym pustej stronie dokumentu, na której zapisuje się swoje pomysły? No właśnie…

Zamiast tego przetestuj online’owe narzędzia do wizualizacji, dzięki którym będziecie mogli tworzyć atrakcyjne, kolorowe mapy pomysłów, np. MindMup, Lucidchart, Popplet czy Miro. Najczęściej umożliwiają one tworzenie zróżnicowanych wizualizacji zgodnie z popularnymi technikami pracy (mind mapping, brain writing, itd.). Korzystając z programów do wideokonfrencji, możesz również użyć jednej z ich podstawowych funkcjonalności, czyli tzw. „whiteboardu” – białej tablicy, na której każdy uczestnik może swobodnie dodać swój pomysł. Pamiętaj jednak, aby ustalić sposób dzielenia się propozycjami (np. sam tekst / konkretny kształt geometryczny z wpisanym tekstem, itp.) tak, aby Wasza tablica nie zamieniła się w wizualny bałagan.

Grzech nr 3: Nie ustaliłeś/-aś zasad współpracy

Choć spotkania online mają swoje niebywałe zalety, planując wspólną pracę należy pamiętać przede wszystkim o ich ograniczeniach. Jeśli bierze w nich udział większa liczba osób, istnieje spore ryzyko, że zabierając głos będą się wzajemnie zagłuszać. Osoby o donioślejszym głosie czy dysponujące lepszym sprzętem, mogą wręcz uniemożliwiać aktywność innym uczestnikom. „Zakłócaczami” mogą być też wszelkiego rodzaju dźwięki otoczenia, jak: sygnał telefonu, hałas spowodowany przez domowników czy szmery mikrofonu. Co równie ważne, w przypadku spotkań wirtualnych trudniej jest utrzymać skupienie uczestników. Jako, że inni widzą tylko obraz kamery, osoby biorące udział w burzy mogą niezauważenie otwierać przeglądarkę internetową czy sprawdzać pocztę. Jak więc temu zaradzić? Na początku spotkania należy pokrótce przedstawić zasady, np.:

  • Nie przeszkadzamy innym – jeśli swoim zachowaniem (konieczność odebrania telefonu, krótka rozmowa z domownikiem) możemy rozproszyć innych uczestników spotkania, wyciszamy czasowo głos i wyłączamy kamerę.
  • Bierzemy świadomy udział w burzy – podczas spotkań online nie realizujemy innych zadań w tle, ale pozostajemy maksymalnie skupieni.
  • W celu zabrania głosu, „podnosimy rękę” – jeśli ktoś jest w trakcie wypowiedzi, a chcemy coś dodać, nie przerywamy mu, ale klikamy w przycisk „Raise hand” i czekamy, aż prowadzący udzieli nam głosu.

Grzech nr 4: Pozwalasz, aby burza zamieniła się w potężną nawałnicę

Wirtualne spotkania zespołu mają to do siebie, że bardzo łatwo jest zgubić ich cel i główny tok dyskusji. W sytuacji, gdy pracujemy zdalnie, połączenie z innymi członkami staje się doskonałą okazją do załatwienia pobocznych spraw, dopytania o pewne kwestie, a w konsekwencji… całkowitej „dekonstrukcji” spotkania. Jako osoba prowadząca musisz pilnować dyscypliny w grupie i ukrócać wszelkie próby zboczenia z tematu. Twoja czujność będzie też przydatna, by trzymać w ryzach samą formułę „burzy mózgów” i eliminować zachowania sprzeczne z jej zasadami. Mowa tu np. o złamaniu reguły braku krytyki. Jak słusznie zauważył twórca tej metody Alex Osborn: „O wiele łatwiej jest stonować ekstrawagancki pomysł, niż wpaść na coś nowego”. Uczestnicy Twojego spotkania mogą więc naturalnie starać się wyrażać opinie na temat podsuwanych propozycji. Konsekwencje takiego zachowania łatwo przewidzieć – albo dyskusja przerodzi się w sprzeczkę albo zdemotywuje twórców skrytykowanych rozwiązań i bez oporów wycofają się, by zająć się na boku innymi zadaniami.