,

Standardy są eko

W związku z dynamicznie rozwijającą się gospodarką oraz środowiskiem pracy coraz częściej pojawiają się problemy, z którymi na co dzień muszą borykać się organizacje. By zabezpieczyć się przed nieuchronnym zjawiskiem zmienności otoczenia, przedsiębiorstwa funkcjonują zgodnie z określonymi mechanizmami, które to po spisaniu stają się standardami. Jak się to ma do ekologii?

 

Czym jest standaryzacja?

Standaryzacja jest jednym z kroków 5S, czyli narzędzia mającego na celu określenie i utrzymanie na odpowiedniej jakości miejsca pracy. Trzy pierwsze kroki 5S, czyli selekcja, systematyka i sprzątanie służą do wprowadzenia systemu 5S, natomiast standaryzacja oraz samodoskonalenie (4 i 5 krok akcji 5S) to etapy utrzymania zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy. Standaryzacja stanowi jeden z najważniejszych elementów w koncepcji szczupłego zarządzania, umożliwiając utrzymanie wypracowanej jakości usługi na możliwie najwyższym poziomie. Nadrzędnym celem standaryzacji jest zapewnienie powtarzalności wykonywanej pracy (procesu, pracownika) przy ciągłej ocenie pracy i zachowań ludzi i maszyn.

Standaryzacja w biurze – od teorii do praktyki

Istnieje wiele obszarów biurowych, w których możemy stosować  standardy, m.in.: dokumentacja, spotkania/narady, proces pracy, komunikacja czy zarządzanie. Zastosowanie standardów wpływa nie tylko na jakość wykonywanej pracy, ale także na środowisko naturalne. Poniżej przedstawiam kilka przykładów standardów funkcjonujących w służbie ekologii, które warto wdrożyć u siebie w firmie.

idea-1019906_960_720Jednym z największym marnotrawstw w środowisku biurowym jest papier, często nadmiernie i niepotrzebnie wykorzystywany. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez IPSOS i Lexmark na grupie 6.601 osób, dziennie w biurze drukujemy średnio 31 stron/os., z czego aż 7 niepotrzebnie. Aby obniżyć zużycie papieru warto wprowadzić standard druku dwustronnego.  Stosując ten standard w firmie PROFES zmniejszono zużycie papieru o ok. 30%. Dodatkowo zakupiono papier, który w 100% pochodzi z makulatury. Zmiany te, oprócz korzyści ekologicznych, wpłynęły na obniżenie kosztów zakupu papieru oraz artykułów biurowych (segregatorów, koszulek na dokumenty itp.).

idea-1019906_960_720Uzupełnieniem standardu druku dwustronnego jest wprowadzenie standardów gromadzenia, przeglądania i przechowywania dokumentów. Doskonałym przykładem może być numeracja kuwet, która odpowiada numerowi folderu zapisanego na dysku, pod którym znajduje się dany dokument w wersji wirtualnej. Dzięki temu obsługa dokumentacji  w naszej firmie jest nie tylko proekologiczna, ale i szybsza.

Wprowadzenie e-dokumentacji stosuje obecnie wiele firm. W 2010 roku faktury elektroniczne wprowadziła u siebie TP S.A. Zmiana przynosi rocznie 1,8 mln złotych oszczędności na drukowanych fakturach, kopertach i znaczkach.

idea-1019906_960_720Kolejnym przykładem eko standardu wykorzystywanym w środowisku biurowym jest standard spotkań wirtualnych.  Dzięki zaawansowanym technologią informatycznym (webinaria, lekcje e-learningowe) nie tylko chronimy nasze środowisko, ale także oszczędzamy nasz czas. Zamiast jechać na spotkanie z klientem czy na szkolenie możemy je odbyć wykorzystując rozwiązania informatyczne i pozostając u siebie w firmie. Każda organizacja powinna dostosować standard spotkań wirtualnych do specyfiki pracy. Należy tutaj pamiętać, że nie każde spotkanie lub szkolenie można zrealizować w formie wirtualnej. W doborze warto zachować zdrowy rozsądek, mając na uwadze aspekt ludzki.

idea-1019906_960_720Przykładem eko standardu, który powinniśmy stosować zarówno w firmie jak i w domu jest segregacja śmieci. Standard niby oczywisty, a jednak przez wiele przedsiębiorstw kompletnie pomijany, mimo że stosowany służy ochronie środowiska naturalnego oraz redukcji kosztów funkcjonowania organizacji. Wprowadzenie programu segregacji odpadów w Grupie Żywiec S.A. pozwoliło na zmniejszenie liczby wytworzonych odpadów ze 117 ton w 2009 roku do 55 ton w 2010, a kosztów składowania o 50%. Wystarczy ustalić odpowiednie standardy i przestrzegać ich dzień po dniu, by wygenerować oszczędności oraz przyczynić się do ochrony środowiska naturalnego.

 

Powyższe przykłady są namiastką standardów w służbie eko, które można wprowadzić w każdej organizacji. Zastanówmy się więc, jakie eko standardy możemy wdrożyć u siebie w firmie. Według badań amerykańskiej firmy rekrutacyjnej The Ladders, 75% respondentów chętnie zmieniłaby swoje codzienne przyzwyczajenia, by przyczynić się do zielonego środowiska spółki i ekooszczędności, jeżeli tylko spółka je zainicjuje. Zatem do dzieła – każdy z nas ma zielone światło!

Marta Dziadkiewicz
Koordynator Produktu Kaizen, Inżynier Kaizen. Odpowiada za realizację projektów doradczych i szkoleniowych w obszarze Kaizen. Jest członkiem Koła Jakości, w którym odpowiada za wdrażanie Systemu Sugestii w firmie PROFES. Koordynuje projekt studiów podyplomowych „Akademia Kaizen” oraz Klub Koordynatorów Kaizen.
0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *