,

Profil kompetencyjny czy skamieniałość?

Na zmiennych i burzliwych wodach wolnego rynku, zarządzanie kompetencjami stanowi kluczową część zarządzania firmami, w szczególności zarządzania zasobami ludzkimi. Tymczasem rzeczywistość w wielu firmach jest taka, że raz stworzone profile kompetencyjne funkcjonują w niezmienionej postaci przez wiele lat. Jak spowodować, by nabrały one cech zwinności?

Często w firmach definiowane są zarówno cele strategiczne, jak i kompetencje, jakie powinni posiadać pracownicy. By organizacja osiągnęła sukces, cele strategiczne i kompetencje pracowników powinny ze sobą współgrać, łącząc się na poziomie budowania profilów kompetencyjnych adekwatnych do konkretnych stanowisk. Niestety, w wielu przypadkach nie są one ze sobą spójne.

Przyjrzyjmy się typowej sytuacji, jak zazwyczaj powstają takie profile. W złożenie ze sobą i ujęcie w profile kompetencji ogólnofirmowych oraz kompetencji dedykowanych do poszczególnych grup stanowiskowych angażuje się HR, nierzadko konsultanci zewnętrzni, oraz wybrane osoby z kadry kierowniczej. Oczywiście, każda ze stron ma swoją motywację, doświadczenia i przemyślenia na temat takiego zadania. O niespójność punktów widzenia zatem nietrudno…

Tymczasem takie strategiczne powiązanie między kompetencjami a systemem zarządzania zasobami ludzkimi, połączone z zarządzaniem przedsiębiorstwem, stanowi fundament zarządzania kompetencjami w organizacji. Umożliwia realizowanie celów, a organizacja jest w stanie dokonywać swego rodzaju ciągłego fotografowania całościowego portfolio talentów, wiedzy i umiejętności zatrudnionych pracowników.

Rutyna kołem się toczy

Wprowadzenie i utrzymanie systemu rekrutacji, spójnego systemu oceny pracowników w oparciu o profil kompetencyjny oraz działań rozwojowych to rzeczywiście duży projekt, który w konsekwencji przekształca się w powtarzalną rutynę:

  1. ocena poziomu kompetencji,
  2. planowanie działań rozwojowych,
  3. ich realizacja,
  4. ocena wyników tych działań.

Z czasem, ze względu na swoją skalę i zakres, kompetencje i działania z nimi związane, stają się domeną działu HR, który tzw. biznes, czyli inne niż HR działy w organizacji, nie do końca postrzega jako element jego aktywności. Nie dostrzega też płynących stąd korzyści dla siebie.

Profile kompetencji – najlepsze rozwiązanie?

Dlaczego tak się dzieje? Ciągła zmiana jest przecież tym, co definiuje współczesny biznes. Z drugiej strony mamy rozwiązania, jak na przykład wspomniane profile kompetencyjne, które od lat funkcjonują w tej samej postaci.

Zderzenie tej zmiennej rzeczywistości z moderowanym przez HR obszarem rozwoju pracowników musi rodzić istotne pytania:

  • Czy nie możemy zarządzać kompetencjami bardziej adekwatnie do potrzeb chwili i zmieniającego się otoczenia biznesowego?
  • Jak nadążać za dziejącymi się procesami zarówno na zewnątrz firmy jak i wewnątrz niej?
  • Czy biznes w naszej organizacji otrzymuje właściwe wsparcie – właściwie przygotowanych ludzi do realizacji celów i zadań?
  • Czy nie możemy być w obszarze rozwoju pracowników bardziej elastyczni?

Żeby odpowiedzieć twierdząco na te pytania, powinniśmy przyjrzeć się metodzie pracy z kompetencjami na poziomie całej organizacji. Dzisiaj firmy opisują potrzebne kompetencje i grupują je w profile kompetencyjne. Są one wykorzystywane do rekrutowania ludzi oraz selekcjonowania i rozwijania kompetencji. Przy niewątpliwych pozytywach, profile te, z racji swojej złożoności, są stosunkowo statyczne. Jak często na przykład kompetencje te są rewidowane i dostosowywane do potrzeb rynku?

DNA organizacji – kompetencje czy wartości?wartosci-organizacji

Posiadanie takiego „kośćca” kompetencyjnego mocno ogranicza ruchy i możliwości dostosowawcze, a w wyniku jego stosowania otrzymujemy kompetencje może i zgodne z profilem, ale niekoniecznie z potrzebami biznesu. Funkcję integratora w firmie nie powinny pełnić kompetencje. To rola zarezerwowana wyłącznie dla wartości firmy. Decydują one w pierwszym rzędzie o charakterze organizacji, o jej DNA. Dlatego powinniśmy przyjąć zupełnie nowe założenie.

Zarządzanie kompetencjami musi nabrać cech zwinności. Proces rozwoju kompetencji musi iść praktycznie ramię w ramię z procesami biznesowymi, a może nawet je wyprzedzać.

Zwinne źródła

Źródeł tejże zwinności należy poszukiwać w obszarze IT. Zobaczmy, jak brzmi Manifest Programowania Zwinnego (pełna nazwa Manifest Zwinnego Wytwarzania Oprogramowania, – deklaracja wspólnych zasad dla zwinnych metodyk tworzenia oprogramowania):

„Odkrywamy nowe metody programowania dzięki praktyce w programowaniu i wspieraniu w nim innych. W wyniku naszej pracy, zaczęliśmy bardziej cenić:

Ludzi i interakcje ponad procesy i narzędzia
Działające oprogramowanie ponad obszerną dokumentację
Współpracę z klientem ponad formalne ustalenia
Reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem 

Oznacza to, że elementy wypisane po prawej są wartościowe, ale większą wartość mają dla nas te, które wypisano po lewej” (wytłuszczonym drukiem).

Przenosząc to na grunt zarządzania kompetencjami, manifest taki mógłby brzmieć:

Odkrywamy nowe metody zarządzania kompetencjami. W wyniku naszej pracy, zaczęliśmy bardziej cenić:
Ludzi i interakcje ponad procesy i narzędzia
Generowanie wartości dla biznesu ponad obszerną dokumentację
Współpracę z klientem wewnętrznym ponad formalne ustalenia
Reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem

Ale do rzeczy. Złoty środek!

Co z tego wynika w praktyce? W organizacjach bardzo często określa się cele roczne dla poszczególnych działów oraz zadania wiodące do realizacji celów. I właśnie na tym etapie, kiedy są już znane cele oraz zadania, warto dokonać analizy niezbędnych kompetencji, które pozwolą wykonać planowane zadania na oczekiwanym poziomie jakościowym, a tym samym zrealizować cele. Nie skupiajmy się na jednym, uniwersalnym profilu. Wskażmy 3 – 4 kompetencje, które są kluczowe dla realizacji konkretnych zadań i celów. Właśnie tak: 3 – 4 kompetencje, nie cały profil. I tak praca nad rozwojem nawet tej ograniczonej liczby kompetencji będzie stanowiła wystarczające wyzwanie zarówno dla poszczególnych osób jak i organizacji.

Pozwólmy, aby zestaw kluczowych kompetencji mógł się różnić, by był dobierany w zależności od celów i zadań, które stoją przed poszczególnymi częściami organizacji. Traktujmy to jako naturalną cechę naszego nowego podejścia.

Ocena tych zróżnicowanych kompetencji da nam obraz sytuacji, odpowie na pytanie: na ile jesteśmy gotowi do realizacji celów. Na podstawie tej analizy twórzmy plany działania, planujmy i realizujmy działania szkoleniowe, rozwojowe, zmiany organizacyjne, rekrutacje wewnętrzne i zewnętrzne itp.

Oczywiście tak rozumiany proces kształtowania kompetencji wymagać od nas będzie aktualizowania kompetencji: corocznego lub związanego z wprowadzaną zmianą. To ważna modyfikacja w stosunku do klasycznego podejścia. Niemniej jednak, tylko wtedy, kiedy uda nam się dostarczać właściwe z punktu widzenia biznesu kompetencje we właściwym czasie, będziemy mogli uznać, że zarządzanie kompetencjami jest pełnoprawną częścią systemu zarządzania firmą. Co ważniejsze, uzna tak też część biznesowa naszej firmy.

Jakie są korzyści?

Podsumowując, zobaczmy jakie korzyści wiążą się z rozumienia zarządzania kompetencjami w zwinny sposób.

Po pierwsze, uzyskujemy możliwość dostosowania zarządzania kompetencjami do zmieniających się potrzeb i wymagań biznesu.
Po drugie, wybór 3-4 kompetencji dokonany na podstawie celów i zadań, pozwala na efektywniejszą pracę nad ich rozwojem i bardziej angażuje przełożonych w ten proces.
Po trzecie, tzw. biznes, czyli inne działy niż HR, wreszcie rozumie i odczuwa pozytywny wpływ działań rozwojowych prowadzonych przez HR na ich obszar.

W skrócie: zwinne zarządzanie kompetencjami to pomysł na zwiększenie efektywności pracy nad rozwojem kluczowych kompetencji. To przełamanie sztywnych skamieniałych profili kompetencyjnych, które funkcjonują od lat i nie podążają za zmiennością rynku i wartości firmy.

 

Artykuł powstał dzięki projektowi „Agile Based Competency Management”, współfinansowanemu ze  środków Unijnych w ramach programu Erasmus+. Więcej o programie: http://agilecompetency.com

Artur Olszewski
Jest założycielem i członkiem zarządu PROFES®. Odpowiada za rozwój zespołu oraz produktów doradczych i szkoleniowych w obszarach: zarządzania kompetencjami, wsparcia sprzedaży i zastosowań nowoczesnych technologii w procesach rozwoju pracowników. Zdecydowany zwolennik koncepcji zwinnego zarządzania kompetencjami.