, ,

Kompetencje w pigułce: prowadzenie spotkań

Umiejętność prowadzenia spotkań łączy w sobie wiele kompetencji: wyznaczanie zadań, kontrolę ich realizacji, asertywność, komunikację, prezentację, współpracę w zespole. W kolejnej odsłonie cykul „Kompetencje w pigułce” postaramy się odczarować wiedzę w tym obszarze 🙂

prowadzenie spotkań

Przygotowanie do spotkania i jego organizacja, następnie prowadzenie i podsumowanie mają służyć konkretnemu, zdefiniowanemu na początku celowi. Może być to spotkanie informacyjne (cel: przekazanie danych), decyzyjne (cel: podjęcie decyzji), warsztatowe (cel: znalezienie rozwiązania, zdobycie informacji), integracyjne (cel: wzajemne poznanie) itd.

JEŚLI NIE WIESZ DOKĄD IDZIESZ ZAPROWADZI CIĘ TAM KAŻDA DROGA
Aby osiągnąć zamierzony cel trzeba go znać. Przygotowując spotkanie należy ustalić:

  • temat spotkania
  • oczekiwany efekt, to czym powinno się zakończyć (np. wypracowanie standardu współpracy, lista działań w projekcie, pomysły na realizację celi sprzedażowych, rozwiązanie konkretnego problemu)
  • kto i dlaczego powinien w nim uczestniczyć, czy taj obecność jest konieczna, jaka będzie rola poszczególnych osób w spotkaniu (np. obserwator, współprowadzący, moderator dyskusji, wsparcie techniczne, prezentacja konkretnych danych)
  • kto i co powinien zrobić przed spotkaniem (np. zarezerwować salę, zamówić kawę, wysłać zaproszenia do uczestników, przygotować prezentację, wydrukować materiały, sprawdzić jak działa rzutnik, zadbać o materiały piśmiennicze na sali)
  • datę u miejsce
  • harmonogram spotkania uwzględniający przerwy
  • sposób pracy na spotkaniu (czy będzie to spotkanie czysto informacyjne, czy może dyskusja, debata, aktywne warsztaty)

Następny krok to przygotowanie zaproszenia dla uczestników i rozesłanie go, potwierdzenie ich obecności. Profesjonalnie sporządzone zaproszenie zawierać powinno tytuł, temat i cel spotkania, jego czas, miejsce i organizatora, harmonogram oraz krótką informację odnośnie oczekiwań. Jeśli dany uczestnik ma pełnić jakąś specyficzną rolę bądź przygotować coś (opinię, prezentację, podsumowanie danych) powinien znaleźć taką informację w zaproszeniu.

Zaproszenia powinny być wysłane uczestnikom z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym, dobrą praktyką jest również prośba o potwierdzenie obecności.

fot. Shutterstock

fot. Shutterstock

PODZIEL SŁONIA NA KAWAŁKI
Standardowo spotkanie składa się z następujących części:

  • powitanie
  • wprowadzenie (temat, cel, oczekiwania, harmonogram, uczestnicy i ich role)
  • część właściwa (prezentacja, warsztat, dyskusja – w zależności od rodzaju spotkania)
  • podsumowanie efektów spotkania, zebranie wniosków, czas pytania
  • podziękowanie i zakończenie

Po spotkaniu dobrą praktyką jest przedstawić uczestnikom podsumowanie i efekty (np. w formie notatki lub prezentacji wysłanej drogą elektroniczną).

TECHNIKI ROZBRAJANIA BOMBY
Jak mówić żeby Cię słuchano? Jak sprawdzić, czy nie tylko Cię słuchają, ale też słyszą? Jak zaangażować uczestników spotkania?

Skuteczną metodą jest 3xP:

  • powiedz o czym chcesz powiedzieć
  • powiedz to
  • podsumuj, powiedz co zostało powiedziane

Przykład? „Chcę zacząć od pokazania wyników badania z zeszłego tygodnia. Z przeprowadzonego w zeszłym tygodniu badania w naszym punkcie obsługi reklamacji wynika, że 25% klientów jest niezadowolonych z pakietu dodatkowego. Tak więc 25% naszych klientów ocenia pakiet dodatkowy jako niezadowalający.”

Inną zasadą, którą warto stosować w celu skuteczniejszego przekazywania informacji jest technika lejka – czyli mówienie od ogółu do szczegółu, a także mówienie po kolei, „w kawałkach”, nie wszystkiego od razu.

fot. Shutterstock

fot. Shutterstock

Warto też angażować uczestników spotkania w dyskusję i sprawdzać, czy rozumieją to co mówisz. W tym celu dobrze jest używać pytań otwartych (czyli takich, na które odpowiedź jest inna niż „tak” lub „nie” – np. Co sądzisz o… Jaka jest Twoja opinia… Co można zrobić…), które zachęcą uczestników do rozmowy. Innym skutecznym narzędziem jest parafraza – powtórzenie (tego co się usłyszało lub tego co się powiedziało) innymi słowami. Dzięki parafrazie możemy sprawdzić, czy dobrze rozumiemy to co ktoś powiedział, albo też sprawdzić, czy inni zrozumieli nas. Przykład parafrazy: „Zależy mi na niskim abonamencie. Innymi słowy, chcę płacić abonament w granicach 30 zł miesięcznie.”, „Jeśli dobrze rozumiem, zależy Pani na obniżeniu kwoty abonamentu do około 30 zł?”.

O CZYM JESZCZE WARTO PAMIĘTAĆ
Komunikacja niewerbalna: Twoja gestykulacja, mowa ciała, kontakt wzrokowy z uczestnikami spotkania, barwa i siła głosu – to wszystko również jest komunikatem.
Asertywność: masz prawo do swojego zdania, pamiętaj jednak, że inni też je mają.
Aktywne słuchanie: okaż szacunek i uwagę dla cudzego zdania. Pamiętaj też, aby dać możliwość do zadawania pytań – i oczywiście odpowiadać na nie.
Fakty, nie emocje: w dyskusji unikaj oceny, zwłaszcza oceny osób. Postaraj się zapanować nad emocjami i skupić na konkretach. Zadbaj o nie odbieganie od tematu. Pamiętaj o celu spotkania – monitoruj, czy rozmowa rzeczywiście do niego prowadzi, czy się zbytnie od niego nie oddalacie.
Pilnuj ram czasowych – nic tak nie demotywuje jak świadomość marnowania czasu czy nierzeczowe dyskusje. Jeśli pojawi się sporo tematów pobocznych – zaproponuj, aby zająć się nimi innym razem.
Zadbaj o pisemne podsumowanie tego, co zostało wypracowane na spotkaniu – w formie notki, prezentacji bądź nawet zwykłego e-maila. Upewnij się, że podsumowanie otrzymał każdy z uczestników spotkania.

fot. e-peers

fot. e-peers

Potrafisz skutecznie prowadzić spotkania? Przekonaj się – wystarczy chwila! Jeśli masz konto na e-peers po prostu się zaloguj i wybierz badanie tej kompetencji.
Nie masz konta? Nic nie szkodzi – tutaj założysz je w 5 minut! Możesz też napisać na biuro@e-peers.com (w tytule “prowadzenie spotkań”), prześlemy Ci badanie i raport 🙂
Jeśli chcesz, możesz pobrać pigułkę wyznaczania celów w wersji pdf tutaj – możesz ją wydrukować lub podzielić się z kimś, kto też dba o rozwój kompetencji 🙂

Za tydzień, 3 września, chcielibyśmy napisać o autoprezentacji – ale w nieco innym wydaniu. Na prośbę kilku osób zajmiemy się tematem przygotowania CV. Czekacie tak samo niecierpliwie jak my? A może macie jakieś sugestie, pytania, potrzeby w tym obszarze? Piszcie! 🙂

Monika Petryna
Zajmuje się marketingiem i szeroko rozumianą komunikacją. Doświadczony koordynator projektów szkoleniowo-doradczych. Dla Praktycznie o rozwoju prowadzi komunikację w mediach społecznościowych i redaguje bloga, jest również autorem artykułów nt. kompetencji miękkich i rozowju osobistego. Wolontariuszka Wrocławskiego Muzeum Narodowego, rysowniczka komiksów, wielbicielka fotografii, podróży i street artu.