,

Kompetencje w pigułce: organizacja pracy własnej

Jak co środę – kompetencja w pigułce. Dzisiaj organizacja pracy własnej.

W definicji dobra organizacja to wykonywanie odpowiednich zadań w odpowiednim czasie. Dobra organizacja to umiejętnością wyboru priorytetów. Wiąże się z dwoma istotnymi elementami: umiejętnością planowania oraz umiejętnością skutecznego realizowania planów.

JAK PLANOWAĆ?
Spokojnie, konsekwentnie i regularnie. Nieważne, jak bardzo jest się zajętym – planowanie to podstawa skutecznego działania. Najlepiej spisać plan, aby zawsze można było do niego wrócić, skorygować, sprawdzić.
Najważniejsze to odpowiedzieć sobie na kilka prostych pytań: co, dlaczego, jak, kiedy, kto. Krok po kroku wygląda to mniej więcej tak:

  • CO I DLACZEGO: określenie wszystkich zadań do wykonania – czyli to co jest do zrobienia; dobrze jest przy tym spisać zadania jako cele, efekty (zamiast „Telefon do drukarni” – „Zamówienie w drukarni 200 szt. ulotek”)
  • JAK: wybranie sposobu realizacji (np. telefon, e-mail, spotkanie)
  • KIEDY: wyznaczenie priorytetów (to co najważniejsze), określenie terminów realizacji
  • KTO: określenie osób, które mogą pomóc przy realizacji konkretnych zadań
  • CO: kontrolowanie realizacji i efektów – sprawdzanie, czy są zgodne z oczekiwaniami

KLUCZOWE JEST WYZNACZENIE PRIORYTETÓW
To nic innego jak podział zadań pod względem ich ważności i pilności – i na tej podstawie ustalenie kolejności ich wykonywania. Służy do tego tzw. macierz Eisenhowera:

macierz eisenhowera

  • ważne i pilne wykonujemy zawsze w pierwszej kolejności
  • ważne, mniej pilne – robimy wtedy, gdy mamy nieco więcej czasu; zwykle wymagają skupienia, dlatego warto poświęcić im więcej uwagi i koncentracji
  • pilne lecz mało ważne należy zrobić szybko bądź komuś zdelegować
  • mało ważne i nie pilne spokojnie można odłożyć na później, a nawet zastanowić się nad rezygnacją z ich wykonania

O CZYM JESZCZE PAMIĘTAĆ?
Nieprzewidziane zadania – coś, co potrafi skutecznie zdezorganizować najlepiej rozpisany plan. Dobrze jest zostawić 30-40% całego czasu właśnie na takie niespodzianki.
Asertywność – jeśli o niej pamiętamy łatwiej zapanujemy nad czasem, np. nie przejmując cudzych zadań (i tym samym nie zabierając samym sobie czasu na swoje obowiązki).
Koncentracja – jeśli czymś się zajmujemy to skoncentrujmy się tylko i wyłącznie na tym jednym zadaniu.
Stres – warto mieć świadomość, że działanie pod jego wpływem mało kiedy sprzyja efektywnej realizacji zadań.
Odpoczynek – nawet w najbardziej przeładowanym planie działania powinien się znaleźć na niego czas.
Grupowanie – metoda pomocna zwłaszcza przy zadaniach rutynowych. Warto łączyć ze sobą działania podobne do siebie (np. telefony, e-maile), aby wykonać je razem i szybciej.

CZEGO UNIKAĆ?
Unikając tzw. złodziei czasu lepiej zapanujemy nad naszymi zadaniami. Czego unikać?

  • nieokreślonych celi, braku wyznaczonych terminów
  • ciągłego przekładania „na później”
  • robienia wszystkiego na raz
  • działania pod presją czasu, stresu, emocji
  • planowania czasu na 100% – zabraknie go na to, co niezaplanowane
  • braku kontroli – zarówno wykonania zadań jak i ich efektów
  • braku asertywności
  • nieumiejętności delegowania zadań
  • rozpraszaczy (prywatne sprawy, niepotrzebne telefony)

Przy organizacji pracy własnej ważna jest umiejętność wyznaczania celi – przydatna jest przy tym np. metoda SMART. Napiszemy o niej w sierpniu przy okazji kompetencji zarządzanie własnymi celami.

Teoria teorią, teraz warto sprawdzić, na jakim poziomie masz opanowaną organizację.
Jeśli masz konto na e-peers po prostu zrób krótkie badanie.
Nie masz konta? Nic nie szkodzi – tutaj założysz je w 5 minut!
Nie masz ochoty go zakładać? To też nie problem – napisz na biuro@e-peers.com i wpisz w tytule “Organizacja pracy własnej” – prześlemy Ci badanie i raport 🙂

fot. e-peers

fot. e-peers

Jeśli chcesz, możesz pobrać pigułkę organizacji pracy w wersji pdf tutaj – możesz ją wydrukować albo podzielić się z kimś, kto też dba o rozwój swoich kompetencji 🙂

Kolejna porcja wiedzy – już za tydzień. 23 lipca napiszemy o rozwiązywaniu problemów. Do zobaczenia!

 

Monika Petryna
Zajmuje się marketingiem i szeroko rozumianą komunikacją. Doświadczony koordynator projektów szkoleniowo-doradczych. Dla Praktycznie o rozwoju prowadzi komunikację w mediach społecznościowych i redaguje bloga, jest również autorem artykułów nt. kompetencji miękkich i rozowju osobistego. Wolontariuszka Wrocławskiego Muzeum Narodowego, rysowniczka komiksów, wielbicielka fotografii, podróży i street artu.
0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *