,

Jak zarządzać rekrutacją w trybie zdalnym? #inspiracja

O wyzwaniach w obszarze rekrutacji, związanych z przejściem do modelu pracy hybrydowej lub całkowicie zdalnej, mówi się głównie w kontekście utrudnionego prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych. Tymczasem rozproszenie uczestniczącego w niej zespołu może rodzić trudności już na etapie selekcji CV i planowania spotkań z kandydatami. Jak zadbać o sprawny przebieg tego procesu? Przedstawiamy case study z wykorzystaniem bezpłatnego narzędzia Trello.

Aplikacja Trello to intuicyjne narzędzie przeznaczone do zarządzania zadaniami, zasobami, projektami zarówno na poziomie indywidualnym i zespołowym. Wykorzystuje prosty mechanizm list i przesuwanych kart, przywodzący na myśl popularną w firmach produkcyjnych metodę kanban (w podstawowej wersji wizualizacja procesu w ramach trzech list ze statusami „do zrobienia” / „w trakcie” / „zrobione”). Dlaczego postanowiliśmy wykorzystać go do zarządzania procesem rekrutacji? Zobacz naszą realizację:

Wyzwanie #1: Wspólna przestrzeń dla rozproszonego zespołu

Kluczowym aspektem dla zdalnego zarządzania rekrutacją było zapewnienie zaangażowanym w ten proces osobom wspólnej przestrzeni online. Możliwość dostępu do niej z dowolnego miejsca i o dowolnej porze stała się szczególnie ważna w sytuacji, gdy zespół rozpoczął pracę w rozproszeniu, a jego głównym dotychczasowym kanałem komunikacji były e-maile. Aby uniknąć chaosu związanego z rozległą korespondencją mailową na temat zgłoszonych aplikacji, stworzyliśmy dedykowaną tablicę Trello. Składa się ona z list ułożonych zgodnie z kolejnymi etapami rekrutacji.

Wyzwanie #2: Przejrzystość najważniejszych danych

Aby zapewnić osobom decyzyjnym szybki dostęp do najważniejszych danych, bez konieczności wczytywania się w opis kandydata, na każdej z kart umieszczono pola specjalne. Dzięki nim, już na wstępie członek zespołu ma dostęp do informacji na temat dyspozycyjności danej osoby, jej oczekiwań finansowych oraz posiadanego doświadczenia. Taki widok umożliwia również łatwe porównanie kandydatów w oparciu o te kryteria.

Wyzwanie #3: Sprytna wizualizacja procesu

Oprócz uwypuklenia najważniejszych informacji na temat kandydata, na tablicy wprowadzono również etykiety – kolorystyczne oznaczenia, przy pomocy których przełożony dokonuje wstępnej selekcji aplikacji. Ich pojawienie się jest dla rekrutera z jednej strony sygnałem o zbliżających się spotkaniach z kandydatami (w przypadku tych oznaczonych etykietą „Przełożony – TAK”), a z drugiej zaś – informacją na temat atrakcyjności zgłoszeń dla przełożonego. Zestawiając liczbę czerwonych i zielonych etykiet, osoba organizująca rekrutację może łatwo ocenić czy liczba kandydatów spełniających oczekiwania jest wystarczająca, czy konieczne jest wdrożenie kolejnych działań promujących rekrutację wśród potencjalnych kandydatów.

Wyzwanie #4: Utrzymanie tempa procesu dzięki automatyzacji

W celu zapewnienia sprawnego przebiegu procesu, wykorzystano możliwości funkcji „Butler”, która automatyzuje m.in. przepływ kart i zarządzanie terminami zadań. I tak – każdorazowa zmiana statusu kandydata (np. przeniesienie go z etapu „analiza dokumentów” na etap „ rozmowy zdalne”), powoduje automatyczną zmianę terminu, do którego rozmowa kwalifikacyjna ma zostać przeprowadzona. Dodatkowo, dzięki zsynchronizowaniu Trello z Outlookiem, każda osoba która jest przypisana do zadania – w tym przypadku do realizacji spotkania z kandydatem – zobaczy je w swoim kalendarzu.


Chcesz dowiedzieć się więcej na temat możliwości wdrożenia Trello w Twojej organizacji? Skontaktuj się z nami pod adresem: olszewski@profes.com.pl

Artur Olszewski

Jest założycielem i członkiem zarządu PROFES®. Odpowiada za rozwój zespołu oraz produktów doradczych i szkoleniowych w obszarach: zarządzania kompetencjami, wsparcia sprzedaży i zastosowań nowoczesnych technologii w procesach rozwoju pracowników. Zdecydowany zwolennik koncepcji zwinnego zarządzania kompetencjami.