, ,

Jak uciszyć wewnętrznego perfekcjonistę?

Chyba każdy zetknął się kiedyś ze zdaniem, że osiągnięcie sukcesu wymaga ciężkiej i żmudnej pracy. Być może lektura „Zrobione! Naucz się kończyć to, co zacząłeś” Jona Acuffa i MT Biznes to jedyna okazja by usłyszeć: „Chcesz coś osiągnąć? Zmniejsz cel o połowę, zrezygnuj z innych aktywności i po prostu baw się dobrze!”.

„Zrobione! Naucz się kończyć to, co zacząłeś” to książka, która wzbudzi w czytelnikach dążących do zawodowej doskonałości szereg skrajnych emocji – od irytacji i gniewu, przez zwątpienie, aż po pewnego rodzaju wewnętrzny spokój. To w końcu do nas – perfekcjonistów – już na pierwszych stronach autor z rozbrajającą szczerością pisze: „Nie bardzo wiem, jak ci to powiedzieć, ale… Nie masz szans na idealny wynik. Z wielką przykrością muszę cię uprzedzić, że na pewno coś ci się nie uda. Zupełnie niewykluczone, że wiele rzeczy ci się nie uda. Na początku coś może ci się zupełnie nie udać. Być może potkniesz się już o linię startu…”. Chwilę wcześniej przywołuje wyniki autorskich badań przeprowadzonych na potrzeby książki. Ich wyniki potwierdzają, że przytłaczającej większości (aż 97%) respondentów zdarzyło się odrzucić pomysł, ponieważ wydał im się niewystarczająco dobry. Jon Acuff upatruje w perfekcjonizmie przeszkodę dla osiągnięcia celów, a tym samym – skończenie rozpoczętych zadań.

Przytoczone we wstępie statystyki, wedle których 92% postanowień noworocznych kończy się niepowodzeniem nikogo chyba nie dziwią. Zrzucić 10 kilogramów, ćwiczyć cztery razy w tygodniu, oszczędzać co miesiąc na zagraniczne wakacje… Jon Acuff obnaża absurd stawiania sobie zbyt ambitnych wyzwań. W dowcipny, ale skuteczny sposób uczy swoją książką stawiania racjonalnych celów i projektowania ścieżki ich realizacji przy użyciu zdrowego rozsądku. Cieszy również to, że podchodzi on do tematu kompleksowo. Prowadzi swoich czytelników od etapu przygotowań i przeżycia pierwszego „dnia nie do końca doskonałego” aż po „dzień przed końcem”, czyli moment zbliżania się do mety. Po drodze wskazuje na możliwości, identyfikuje potencjalne przeszkody, podpowiada jak nie stracić celu z oczu. Jaka jest jego recepta na sukces?

Dwa rozdziały „Zrobione! Nauczyć się kończyć to, co zacząłeś” przyciągają uwagę szczególnie. Porady Jona Acuffa, choć początkowo budzą wewnętrzny sprzeciw, są tak naprawdę najlepszym co może nam się trafić.

Rezygnacja z jednego działania, aby zwiększyć szansę na realizację innego? To nie kolejna wymówka, by czegoś nie robić, ale całkiem rozsądny ruch! „Nowy cel wymaga zawsze zaangażowania najcenniejszego z naszych zasobów, czyli czasu. (…) Tu perfekcjonizm próbuje nam wcisnąć swoje trzecie kłamstwo. Mówi: to wszystko da się pogodzić. A ja ci mówię, że się nie da.” Przywołując dość jaskrawy przykład, obrazujący porzucenie troski o wygląd przydomowego trawnika na rzecz opieki nad małymi dziećmi, Jon Acuff dowodzi, że wykreślenie konkretnych działań, które stają na drodze do realizacji danego celu jest całkowicie zrozumiałe i nie powinno rodzić poczucia winy. Odwołując się do tej kwestii, ubiega właściwie potencjalne wyrzuty sumienia i ułatwia dokonanie wyboru.

„Postęp (…) dokonuje się bez fanfar. Po cichu. Perfekcjonizm głośno mówi o porażkach, a o postępach milczy. Właśnie dlatego różne drobne informacje mają tak duże znaczenie.” – przekonuje Acuff i zachęca, by swoje działania wesprzeć twardymi danymi. Jak twierdzi, dane w przeciwieństwie do emocji nie kłamią i pozwalają zobaczyć prawdziwy obraz sytuacji. W momencie słabości lub zwątpienia stanowią dowód na ciągły (nawet jeśli nierównomierny) progres. Jednocześnie same w sobie stanowią obronę przed negowaniem faktów. Ich analiza pozwala na wyciągnięcie jasnych wniosków, które będą zmuszały nas do zmierzenia się z konsekwencjami poprzednich działań.

Choć „Zrobione! Naucz się kończyć to, co zacząłeś” jest przepełniona anegdotami z życia autora i jego bliskich, które mogą na pierwszy rzut oka nadawać narracji kształt luźnej opowiastki, Jon Acuff umiejętnie wyprowadza z nich trafne wnioski. Każdy z rozdziałów kończy się zwięzłym i konkretnym planem działania krok po kroku. I to właśnie ten motywujący wymiar, łączący „wiem jak się czujesz i z czym się mierzysz” z „powiem Ci, jak to zrobić” to największa zaleta tej książki.

„Rozpoczynać coś jest miło, ale przyszłość należy do tych, którzy doprowadzają sprawy do końca. Jesteś gotów dołączyć do tego grona?”

„Zrobione! Naucz się kończyć to, co zacząłeś” Jon Acuff

Wydawnictwo MT Biznes

Liczba stron: 244

Cena: 33,92 zł

 

,

Tajniki proksemiki – relacje w przestrzeni

Wyobraź sobie, że jedziesz na spotkanie do ważnego dla Ciebie Klienta. Po wejściu do sali okazuje się, że już na Ciebie czeka, a w dodatku jest w towarzystwie jeszcze dwóch osób. Wskazuje Ci miejsce, z którego swobodnie będziesz nawiązywał kontakt wzrokowy z każdą osobą. Lokalizujesz projektor i już wiesz, że będzie problem. Stoi za plecami Twoich rozmówców. „Że też, nie wpadli, że będę go potrzebował…” – myślisz, ale siadasz na wskazanym miejscu. Przecież nie będziesz przesadzał Klienta. Rozkładasz się ze swoimi materiałami, a kiedy nadchodzi moment wyświetlenia prezentacji przeciskasz się po projektor. Klient oczywiście chce Ci pomóc, więc wstaje, a z nim wszyscy pozostali uczestnicy, bo…też chcą pomóc? Możliwe jednak, że robią to, ponieważ czują dyskomfort kiedy ich szturchasz i chcą tego po prostu uniknąć.

Tego typu sytuacje rodzą pytania: Czy wolno nam „usadzać” Klienta? Jak zarządzać przestrzenią podczas spotkań biznesowych? Na ile sprawne poruszanie się w przestrzeni ma wpływ na efekty, które chcemy osiągnąć?

Aby odpowiedzieć na te pytania, warto pochylić się nad tematem proksemiki.

Proksemika to nauka badająca zależności przestrzenne między osobami, komunikującymi się ze sobą. Edward T. Hall amerykański etnolog, autor pojęcia, wyróżnił cztery przestrzenie komunikacyjne:

Rys. 1 Źródło: Pease A.,  Mowa ciała. Jak odczytywać myśli innych ludzi z ich gestów, Jedność, Kielce 2001, s. 22

Strefa intymna oraz osobista zarezerwowane są dla osób nam bliskich i relacji mniej formalnych. W biznesie mówi się o zachowaniu odległości ok 120 cm od rozmówcy, przy wystąpieniach publicznych 360 cm.

Zajmowanie miejsc w pomieszczeniu i przy stole

Z zasady to gospodarz wskazuje miejsce, które zajmą uczestnicy spotkania. Jednak elegancką praktyką jest zaproszenie gościa do wybrania korzystnego dla niego miejsca, później samemu zajęcie takiego, które będzie sprzyjało rozmowie. Jest to forma okazania szacunku zaproszonej osobie. Jako gość, czekamy na wskazanie miejsca przez gospodarza. Jeśli z jakichś powodów jest nieodpowiednie najlepiej zapytać, o możliwość zajęcia innego, uzasadniając swoją prośbę np. ułatwionym dostępem do kontaktu, projektora, możliwością nawiązania kontaktu wzrokowego z każdą osobą na sali. Lepiej o to zadbać już na samym początku spotkania, aby uniknąć niewygodnej sytuacji w trakcie. Zarówno w roli gospodarza, jak i Klienta unikamy siadania na wprost okna. Świecące w oczy słońce lub ruch za oknem nie sprzyjają prowadzeniu rozmów. Niekomfortowa byłaby sytuacja, w której Klient przez całe spotkanie mruży oczy albo jego uwagę co jakiś czas przykuwa ciekawa sytuacja za oknem lub szklanymi drzwiami. Na pewno takie doświadczenie nie wpłynęłoby pozytywnie na ogólną ocenę spotkania. Zasłonięcie okien z kolei wiąże się z koniecznością włączenia sztucznego oświetlenia wprowadzającego cięższą i senną atmosferę. Dlatego przygotowując się do spotkania warto zadbać nie tylko o zawartość merytoryczną, ale także o miejsce, biorąc pod uwagę m.in. ilość osób, wykorzystywane na spotkaniu narzędzia, materiały, formę w jakiej będzie utrzymane spotkanie.

Zajmowanie miejsca względem drzwi

Dość często można spotkać się z sytuacją, kiedy do spotkania dołączają kolejne osoby np. asystentka, spóźniony uczestnik. Dlatego, to gospodarz powinien usiąść tak aby być pierwszym, który zwróci uwagę na ewentualnie otwierające się drzwi do pomieszczenia. Oszczędzając w ten sposób zaproszonym, konieczności reagowania na nowo pojawiającą się osobę.

Zajmowanie miejsc przy stole

Najkorzystniejszy układ to tak zwana „pozycja narożna”. Czyli gospodarz oraz gość zajmują miejsca na rogach stołu. Taka pozycja sprzyja swobodnej gestykulacji i w pełni umożliwia obserwowanie rozmówcy. Pozwala na utrzymanie kontaktu wzrokowego. Umożliwia bezpośrednie przekazanie np. przygotowanych broszur, ulotek, dokumentów. Pozycja uznawana jest za bardzo dobrą, zwłaszcza jeśli jest to spotkanie handlowe mające na celu przekonanie kogoś do oferty.

Rys. pozycja narożna [źródło: PROFES]

Zajmując miejsce naprzeciwko siebie, rozmówcy nieświadomie stawiają się w pozycji rywali. Stół stanowi barierę, która utrudnia nawiązanie kontaktu i zmniejsza szansę współpracy. Praktyka pokazuje, że to często jedyny układ wielu salek konferencyjnych, dlatego nie mogąc dokonać wyboru miejsca, najlepiej zwrócić krzesło delikatnie w jedną stronę, aby nie siedzieć dokładnie na linii prostej z klientem.

Rys. pozycja naprzeciw siebie [źródło: PROFES]

Po tej samej stronie co Klient, siadamy, w przypadku wspólnej pracy, gdzie korzystamy z jednego dokumentu lub jednego monitora. To sytuacja, w której zachowanie odpowiedniej odległości ma bardzo duże znaczenie. Wchodzimy w strefę osobistą, dla wielu niewygodną i zbyt intymną.  Dlatego mówiąc, należy delikatnie się odsunąć, nigdy też nie dotykamy swojego rozmówcy. Nie poklepujemy ani nie muskamy, tłumacząc się kinestetyczną naturą. A jeśli to rozmówca przekracza granicę odległości? Paradoksalnie, zbliżamy się do niego jeszcze bardziej, robiąc to w sposób gwałtowny spowodujemy, że ten odsunie się na „bezpieczną odległość”. Po zakończeniu wspólnej pracy, wracamy na poprzednie miejsce (jeśli takie było) lub odsuwamy się, „zwracając przestrzeń”.

Jak dużo miejsca zająć?

Mniej więcej tyle samo, ile wszyscy inni uczestnicy spotkania, czyli krzesło i część biurka należącą do tego miejsca. Jeśli potrzebujemy go więcej, rozkładamy swoje materiały po stronie, przez nikogo nie zajętej. Ważne, aby unikać sytuacji, w której ograniczamy miejsce któremukolwiek z rozmówców. A jeśli jest to konieczne ze względu np. na niewielką powierzchnię stołu, dużą ilość materiałów, uzasadnijmy potrzebę zajęcia większej jego części, bliżej klienta kładąc to co chcielibyśmy, aby zobaczył np. foldery reklamowe.

Mowa ciała

A teraz kiedy już wszystko i wszyscy na swoim miejscu, „zajmij w swojej przestrzeni tak dużo miejsca jak to tylko możliwe”.  Naukowcy z Harvard University oraz  University of California at Berkeley (Cuddy, Amy J.C., Caroline A. Wilmuth, and Dana R. Carney. „The Benefit of Power Posing Before a High-Stakes Social Evaluation.” Harvard Business School Working Paper, No. 13-027, September 2012) badali w jaki sposób nasza mowa ciała wpływa na nasze myślenie i zachowanie.  Inspiracją do badań, była obserwacja świata zwierząt, gdzie zauważono zależność między pozycją jaką przyjmują samce alfa a poziomem hormonów odpowiedzialnych za pewność siebie (testosteron) i stres (kortyzol). Podobnie jak u zwierząt, także u ludzi, „zarządzanie” swoim ciałem oddziałuje na to jaką pozycję w „stadzie” zajmiemy. Dlatego jeśli chcemy być postrzegani jako pewni siebie, zdecydowani i wiarygodni nasza sylwetka powinna być wyprostowana, obie nogi stabilnie postawione na podłodze, ręce widoczne, oparte np. o blat stołu. Nie dość, że inni będą postrzegać nas jako „silnych” to sami będziemy czuć się bardziej pewni siebie, a to wszystko, dzięki zwiększonej produkcji testosteronu. Udowodniono, że nawet 2 minuty spędzone w tak zwanej „pozycji mocy” wpływa na wzrost tego hormonu, z kolei przyjęcie tak zwanej „pozycji słabości” powoduje produkcję kortyzolu, a co za tym idzie zwiększa odczucie stresu. Unikajmy zatem krzyżowania nóg oraz rąk, garbienia się i kurczenia np. obejmując się rękoma.

Artykuł ukazał się pierwotnie w tytule „As Sprzedaży” (nr 14, listopad/grudzień 2017).

Magdalena Pióro

Konsultant Zarządzający PROFES, trener, coach ACC i ICF. Pełniła funkcję HR Partnera, rekrutowała nowych pracowników z wykorzystaniem metody Assessment Center. Specjalizuje się w obszarach: Human Research, sprzedaż, obsługa Klienta, komunikacja, szkolenia, doradztwo typu train the trainers oraz coaching. Opracowuje merytorycznie i koordynuje projekty szkoleniowo-doradcze z zakresu wsparcia procesów rekrutacyjnych i wdrożeniowych.

, ,

Skuteczne nawyki – sekrety ludzi skazanych na sukces

Jak wynika z badań Fundacji Slowlajf, aż 70% organizacji w Polsce boryka się z problemem wypalenia zawodowego. Utratę zapału i lęk przed wejściem poziom wyżej zauważyć można m.in. u osób, które początkowo odnosiły znaczące sukcesy zawodowe. „Nie mają pomysłów na to, jak powtórzyć wcześniejsze sukcesy ani jak dokonać czegoś większego. (…) wielu żyje w ciągłym strachu, że coś zawalą i że na kolejnym poziomie sukcesu zupełnie sobie nie poradzą. Skąd ten strach? Skąd te trudności? Dlaczego niektórym udaje się od tego uwolnić i osiągnąć kolejny szczebel?” Brendon Burchard zwraca uwagę na to zjawisko jako na potwierdzenie tezy, że by konsekwentne osiągać wysoką skuteczność należy wypracować kilka tytułowych „skutecznych nawyków”.

By je zidentyfikować, przeprowadzono trwające 20 lat badania, w tym rozmowy coachingowe z liderami różnych obszarów. Ankiety, wywiady, oceny kompetencji zawodowych „ludzi sukcesu” pozwoliły wyodrębnić 6 nawyków – osobistych i społecznych, wraz ze wskazówkami jak wdrożyć je w codzienne życie. Dużą wartością pracy Brendona Burcharda jest jej wiarygodność, odniesienie do rzeczywistych sytuacji, zjawisk, praktyk. Kiedy już we wstępie podkreśla: „(…) świat oczekuje od nas generowania dodatkowej wartości, skutecznego przewodzenia ludziom oraz zarządzania sprzecznymi priorytetami i złożonymi projektami.”, dowodzi jak dobrze zna realia i wyzwania stojące przed współczesnym menedżerem. Potwierdza to sama książka i sposób prowadzenia narracji. Burchard pisze konkretnie i skłania do refleksji. Umiejętnie wykorzystuje formę storytellingu, by wprowadzić czytelnika w odpowiedni kontekst. Sześć opisanych przez niego nawyków różni się od porad, jakie znaleźć można w wielu poradnikach na temat budowania własnej efektywności. Brendon Burchard patrzy bowiem na to zagadnienie możliwie szeroko, osadza je w rzeczywistości menedżera i buduje w nim poczucie odpowiedzialności za wykształcenie w sobie tych nawyków. Udaje mu się to dzięki wskazaniu praktyk, przypisanych do konkretnego nawyku. Czytając wskazówki autora i decydując się na zrobienie pierwszego kroku, trudno później zatrzymać się i zawrócić.

Warto docenić również fakt, że autor „Skutecznych nawyków” patrzy na czytelników holistyczne, uwzględniając sferę emocjonalną, duchową i fizyczną. Poszczególne rozdziały jego książki zawierają więc nie tylko porady na temat zmiany nastawienia czy przeprojektowania sposobu własnej pracy, ale i wskazówki z zakresu kształtowania nawyków żywieniowych, w sferze aktywności fizycznej czy prawidłowego snu. Lektura „Skutecznych nawyków” jest skierowana do osób o wysokim poczuciu odpowiedzialności za swój rozwój, jednak wsparcie jakie na jej kartkach przekazuje autor, pomaga utrzymać konsekwencję w działaniu.

 

„Biorąc do ręki Skuteczne nawyki Brendona Burcharda nie sposób nie odnieść się do innej, znanej książki poświęconej nawykom skutecznego działania.

To, co łączy obie pozycje, to skierowanie uwagi uczestnika na samodyscyplinę i świadome kształtowanie swoich zachowań. Burchard również nie obiecuje, że jutro obudzisz się jako ktoś, kto osiąga same sukcesy. W odróżnieniu od autorów poradników obiecujących łatwy sukces, opisuje długotrwały proces budowania swojej efektywności. Książka Skuteczne nawyki obejmuje przy tym dwa ważne i związane ze sobą obszary – obszar osobisty i obszar społeczny. Jest wartościową pomocą przy budowaniu swojego własnego sukcesu, który dla każdego oznacza coś innego.

I jeszcze jedno: Do tego, aby sięgnąć po tę książkę potrzeba pewnej świadomości – musisz wiedzieć lub tylko czuć, że istnieje jakaś lepsza wersja ciebie, że masz nad czym pracować. To już jest coś, co stawia cię przed innymi, którzy tej świadomości nie mają. Jest tu jednak pułapka. Jeśli po przeczytaniu tej książki nie zrobisz nic, aby rozwinąć się we wskazanych obszarach – musisz zdobyć się na szczerość i odpowiedzieć sobie na pytanie, na ile rzeczywiście zależy ci na swoim rozwoju. Jeśli jednak masz to już przemyślane i wiesz, że to twój priorytet, sięgnij po Skuteczne nawyki Burcharda i działaj w kierunku wyższej skuteczności. Polecam.”

Krzysztof Gwozdek, Konsultant Zarządzający PROFES

 

 

„Skuteczne nawyki” Brendon Burchard

Wydawnictwo MT Biznes

Liczba stron: 483

Cena: 48,68 zł

, , ,

Self-paced training – rozwój we własnym tempie

Działania z zakresu rozwoju pracowników już dawno wykroczyły poza świadczenie standardowych usług szkoleniowych. Gdy mowa o współczesnym podejściu, coraz częściej zwraca się uwagę nie tylko na przekazywanie wiedzy poprzez nowoczesne, intuicyjne formy, ale i budowanie pozytywnego doświadczenia uczestników. Co więcej, w dzisiejszych czasach dostosowujemy zarówno formy przekazywania wiedzy oraz trenowania nowych umiejętności, jak i sposób ich udostępniania. Jaką rolę odgrywa w tym self-paced training? 

Jak wskazuje sama nazwa, podstawowym wyróżnikiem self-paced trainingu jest dostosowanie procesu nauczania do indywidualnych możliwości przyswajania wiedzy przez danego uczestnika. Podczas gdy w standardowych formach tempo nadaje trener lub prowadzący, szkolenia typu self-paced rządzą się innymi prawami – do tego stopnia, że obecność osoby nadzorującej często nie jest potrzebna. Ze względu na priorytetową w tym przypadku kwestię wygody użytkownika, zwykle przyjmują one formę e-learningu, pozwalającego w pełni dostosować proces nauczania do własnych preferencji.

Istotnym czynnikiem jest tutaj również większa swoboda danej osoby w zarządzaniu czasem, w którym może i chce przyswoić wiedzę. Podejście self-paced trainingu wymaga więc pewnej dojrzałości i poczucia odpowiedzialności uczestnika, który samodzielnie planuje swoje działania rozwojowe. Możliwe jest oczywiście wykorzystanie mechanizmów przypominających czy ustalenie ostatecznych terminów realizacji modułów szkolenia, jednakże decyzja o tym jak sumiennie podejdzie do zadania jest wyłącznie kwestią uczestnika.

Nawet przy podziale uczestników szkoleń na grupy wyłącznie na podstawie ich poziomu zaawansowania w danym zakresie, różnice w tempie pracy będą najpewniej dostrzegalne. Self-paced training kładzie nacisk na indywidualne działania – w przypadku osób potrzebujących więcej czasu na zapoznanie się z treścią czy rozwiązanie zadania, eliminowane jest ryzyko zagubienia, wynikającego ze zbyt szybkiego tempa pracy grupy. Analogicznie, uczestnicy potrzebujący nieco mniej czasu przy tego typu działaniach nie odczują znudzenia koniecznością czekania na innych. Pozwala to na budowanie doświadczenia osoby uczącej się, opartego na komforcie i samodzielności.

Idea dostosowania treści szkoleniowych do indywidualnego tempa pracownika znajduje zastosowanie np. w procesach wdrożeniowych. Aby wyposażyć nową osobę w zespole nie tylko w wiedzę na temat organizacji, jej działalności, produktów, usługi czy kultury, ale również w umiejętności niezbędne na danym stanowisku, oferuje się jej gotowe szkolenie e-learningowe, stanowiące element onboardingu. Dzięki przekazaniu pracownikowi odpowiedzialności za przyswojenie wiedzy i uwzględnienie w szkoleniu mechanizmu weryfikującego jej poziom (np. zadania czy testu wiedzy), eliminowana jest potrzeba ciągłego angażowania się w proces przełożonego. Zamiast stałego towarzyszenia, kontroluje przebieg i udziela feedbacku.

LEADERSHIPLAB Synercube – self paced training w wymiarze online i offline

W ostatnich tygodniach firma PROFES zrealizowała pierwszą edycję czterodniowego LEADERSHIPLAB Synercube, opartego na innowacyjnej względem dotychczasowych koncepcji przywództwa. Uczestnicy pracują poza znanymi standardami szkoleniowymi, nie spotykają trenerów dostarczających informacji, czy moderatorów nadających kształt prowadzonym dyskusjom. LEADERSHIPLAB to czas przeprojektowania własnego myślenia o przywództwie i kulturze organizacji oraz weryfikowania wykorzystania potencjału i zasobów swojego zespołu. Najważniejszym czynnikiem determinującym udział w LEADERSHIPLAB jest kompleksowe przygotowanie uczestnika, polegające na przeczytaniu książki na temat Przywództwa Synercube oraz realizacji zadań w pre-worku.

Mamy więc tutaj znakomity przykład self-paced trainingu. Uczestnicy w stosownie długim czasie przed szkoleniem otrzymują komplet materiałów: książka oraz sześć modułów pre-worku w formie e-learningu. Opracowanie tych materiałów daje podstawy do dalszej pracy podczas LEADERSHIPLAB, ułatwia posługiwanie się tymi samymi kategoriami i eksperymentowanie w obszarze współzależności w zespole. Brak odpowiedniego przygotowania obniża więc nie tylko efektywność samego uczestnika, ale wpływa na obniżenie efektywności pozostałych uczestników, tworzących wspólnie zespół.

Źródło: pre-work Synercube opracowany przez PROFES

Wśród zasad realizacji pre-worku czytamy, że przewidywany czas to 25 godzin. Oczywiście nie ma możliwości, aby to zrobić w tym czasie bez przerwy. Zadaniem uczestnika więc jest taka organizacja własnej pracy, aby zdążyć ukończyć etap przygotowań przed LEADERSHIPLAB. Znajomość książki będzie niezbędna do realizacji zadań w e-learningowym pre-worku, a wygenerowane wyniki uczestnika z pre-worku są paszportem na LEADERSHIPLAB. O ile prowadzący są w stanie monitorować postępy realizacji pre-worku i sygnalizować zbliżające się czterodniowe wydarzenie, o tyle nie zweryfikują postępów zapoznania się z książką. Założeniem Synercube jest więc zaufanie do uczestników – do ich zaangażowania i dojrzałości. Tylko realizując ten etap, mogą efektywnie przejść przez kolejny – właściwy etap wkroczenia w trzeci wymiar przywództwa.

Self- paced training – trend, który zagości na dłużej?

Wszystkie działania podejmowane w celu poprawy jakości przekazywanej wiedzy, jej formy i standardów mają sprzyjać pozytywnym doświadczeniom ich odbiorców. Innowacyjność i personalizacja form przekazu zdaje się być obecnie naturalnym ukłonem w stronę uczestników szkoleń. Z kolei zwiększenie samodzielności w zarządzaniu swoim rozwojem i przekierowanie na uczestników odpowiedzialności za jego realizację, same w sobie nabierają znaczenia rozwojowego i wymagają od nich pewnej dojrzałości. Pomimo refleksji nad tym, czy to dobry moment, czy jesteśmy na to gotowi, w self-paced trainingu dostrzegam duży potencjał i nadchodzące pozytywne zmiany w realizacji procesów rozwojowych.

Natalia Strzelecka

Natalia Strzelecka zarządza Zespołem Nowoczesnych Technologii oraz projektami e-learningowymi. Na co dzień dba o kontakt z Klientem, koordynuje prawidłowy przebieg wszystkich działań okołoprojektowych oraz wspiera pracę swojego zespołu. Równocześnie intensywnie rozwija się w obszarze kompetencyjnym, uczestnicząc w tworzeniu profili kompetencyjnych oraz przygotowywaniu i realizowaniu badań kompetencji.
Jej celem jest ciągłe poszerzanie umiejętności zarówno w obszarze zarządzania kompetencjami, jak i nowoczesnych technologii.

, ,

Głód, żaba i szybkie porady – co czytać, gdy okazuje się, że doba nie jest z gumy

Czas to pieniądz, który należy mądrze wydawać. Jak to zrobić, kiedy realizacja zadań z listy „to-do” graniczy z cudem, a każde z nich zdaje się być równie ważne i równie pilne? Po które poradniki, podpowiadające jak efektywnie zarządzać czasem, warto sięgnąć, by przygotowanie się do tego zagadnienia nie okazało się – o ironio! – stratą czasu?

 „Głodni czasu. Efektywne 168 godzin w 7 dni lub tydzień” Laura Vanderkam, tłum. Joanna Sugiero, Wydawnictwo Onepress

Dla kogo: dla tych, którzy mają wrażenie, że coś notorycznie kradnie im czas

Ile czasu poświęcasz na sen? Czy czujesz, że pracujesz za dużo? Co mógłbyś zrobić, gdyby nie ograniczał Cię czas? – być może wiele razy zadawaliście sobie podobne pytania, jednak mając w głowie natłok obowiązków, odpowiedzi wcale nie motywowały do podjęcia działania. Laura Vanderkam – dziennikarka, autorka „Głodnych czasu” również od nich nie stroni, ale co ważne – umiejętnie wykorzystuje je do identyfikacji czynników utrudniających codzienne zarządzanie czasem. Zawodowym, lekkim piórem opisuje historie z życia wzięte, przytacza wyniki badań i analiz. Nie „czaruje”, pisze wprost o trudach radzenia sobie z obowiązkami, ale również – obnaża naszą tendencję do wyolbrzymiania własnego obłożenia zadaniami. Co z perspektywy czytelników najistotniejsze, Laura Vanderkam nie ogranicza swojej książki wyłącznie do rozważań, upominania i udzielania porad. Uzupełnia ją przydatnym narzędziem kontroli czasu, które wraz z każdym kolejnym rozdziałem wprowadza nas na wyższy poziom zarządzania swoją efektywnością, umożliwiając zajmowanie się przede wszystkim tym, co jest warte naszej uwagi.

P.S.: A czekając, aż zamówiona książka dotrze do Waszych rąk, zobaczcie co Laura Vaderkam ma do powiedzenia w kwestii zyskiwania kontroli nad czasem, oglądając jej wystąpienie na TED Talks: https://www.ted.com/talks/laura_vanderkam_how_to_gain_control_of_your_free_time#t-114822

 

„Zjedz tę żabę!” Brian Tracy, tłum. Marian J. Waszkiewicz, Wydawnictwo MT Biznes

Dla kogo: dla tych, którzy notorycznie tracą czas odsuwając od siebie zadania, budzące największe obawy

Kultowa książka o zarządzaniu czasem autorstwa kanadyjskiego guru rozwoju osobistego – Briana Tracy to przykład, że najlepsze porady wcale nie muszą opierać się na skomplikowanych koncepcjach. Żaba symbolizuje „twoje największe, najważniejsze zadanie, z którego realizacją będziesz prawdopodobnie zwlekał, jeśli nie zajmiesz się nim od razu”. Brzmi znajomo? Odkładanie „na potem”, „na później”, „na przy okazji” to jeden z największych grzechów w zakresie zarządzania czasem. Tym bardziej, że tytułowe płazy to nie tylko zadania czasochłonne i wymagające uwagi, ale zwykle także bardzo ważne, priorytetowe. Brian Tracy przedstawia więc 21 technik i narzędzi, ułatwiających organizację pracy, w tym znalezienie czasu na „zjedzenie tej żaby”. Dla tych, którzy potrzebują dodatkowej motywacji, by przełożyć teorię w praktykę, polecamy również workbook – zeszyt ćwiczeń pełen wskazówek i przykładów.

 

„Jak zaoszczędzić godzinę dziennie? Sprawne zarządzanie czasem” Michael Heppell, tłum. Marcin Dorosz, Wydawnictwo Onepress

Dla kogo: dla tych, którzy nie chcą przeprowadzać rewolucji, ale usprawnić organizację pracy drobnymi krokami

Książka „Jak zaoszczędzić godzinę dziennie” idealnie realizuje oczekiwania, jakie pokładamy w poradnikach z zakresu zarządzania czasem. Przede wszystkim: jest zwięzła. Treści prezentowane w poszczególnych rozdziałach są krótkie, napisane prostym i zrozumiałym językiem. W kilku słowach przedstawiają problem, by następnie od razu podpowiedzieć rozwiązanie. Na wybranych stronach znajdziecie „szybkie rady” i rzeczywiście, zapoznanie się z nimi wymaga mniej niż minuty wolnego czasu. Po drugie: książka Michaela Heppella jest przystępna. Brak w niej wydumanych metafor, natomiast sporo jest przykładów, cytatów, opisów sytuacji. Zaczynając lekturę danego rozdziału, można zapoznać się z krótkim podsumowaniem zawartych w nim informacji i zdecydować czy właśnie te zagadnienia są nam w tej chwili najbardziej potrzebne.  Po trzecie: jest szczera. Dawka humoru, mówienie wprost o „bandytach czasu”, „przeszkadzajkach” i strachu o konsekwencje mówienia „nie”, daje do zrozumienia, że autor doskonale zna problemy z jakimi się zmagamy i co ważniejsze – sposoby, jak je rozwiązać.

 

Artykuł powstał we współpracy z księgarnią internetową Casani.eu 

, ,

Korepetycje z konfliktów

Mogą być destrukcyjne, ale też prowadzić do oczyszczenia atmosfery. Mogą ciągnąć się miesiącami, a czasem przybrać formę krótkiej sprzeczki. Mogą dotyczyć wyłącznie dwóch osób, ale także przełożyć się na cały zespół. Jak radzić sobie z konfliktami w środowisku zawodowym?

Francuski pisarz i filozof Francois de La Rochefoucauld powiedział kiedyś, że: „kłótnie nie trwałyby długo, gdyby wina leżała tylko po jednej stronie”. Zgodzi się z tym pewnie każdy lider, któremu przyszło uczestniczyć w rozwiązywaniu konfliktu pomiędzy podwładnymi czy współpracownikami. Przerzucanie winy, dążenie do udowodnienia racji czy brak chęci wysłuchania drugiej strony mogą skutkować nie tylko złą atmosferą w zespole, a także spadkiem efektywności pracowników. Jak temu zaradzić?

„Psychologia konfliktów. Praktyka radzenia sobie ze sporami” Tomasz Witkowski, Stanisław Chełpa

Dla kogo: osoby, które chcą pozyskać podstawową wiedzę na temat źródeł i istoty konfliktu

Propozycja wydawnictwa Bez Maski to swego rodzaju „podręcznik z konfliktów”, który ułatwi zrozumienie przyczyn ich powstawania, mechanizmów ich rozwoju, a także sposobu na ich rozwiązywanie i praktyk z zakresu zarządzania sporami. Autorzy uwzględniają również rolę mediacji i podpowiadają jak przekuć z pozoru negatywne doświadczenie w pozytywne relacje. Słowem – wszystko to, co powinniście wiedzieć o konfliktach!


„Anatomia pokoju. Rozwiązywanie problemu u źródła” The Airbinger Institute

Dla kogo: osoby, które chcą poznawać przyczyny konfliktów i zapobiegać ich eskalacji

Dlaczego wciąż wchodzimy w nowe spory i wydawać by się mogło – nie czerpiemy z naszego doświadczenia? Autorzy „Anatomii pokoju” wydanej przez MT Biznes, identyfikują podstawowe przyczyny konfliktów, dowodząc, że praca nad ich rozwiązywaniem i zażegnywaniem jest przede wszystkim pracą nad samym sobą. Bardzo przydatna lektura zarówno dla przywódców, jak i osób zmagających się z konfliktami w życiu osobistym.

 

„Powiedz to inaczej. 17 zasad rozwiązywania konfliktów” Dana Caspersen

Dla kogo: osoby, które chcą nauczyć się panować nad emocjami i prowadzić konstruktywny dialog

Atak, kontratak, zarzuty, obwinianie, przerzucanie winy, personalne przytyki – dyskusja w czasie konfliktu to nierzadko nieczysta gra. „Powiedz to inaczej” z oferty wydawnictwa Czarna Owca to praktyczny przewodnik, stworzony przez zawodową mediatorkę, która radzi jak prowadzić trudne rozmowy, by przekuć je w okazję do samorozwoju, a nie bezkompromisowego dowodzenia swoich racji.

 

„Negocjacje i rozwiązywanie konfliktów” Harvard Business Review

Dla kogo: osoby, które chcą poszerzać swoją wiedzę na temat zarządzania konfliktami na różnych polach

Wydawnictwo One Press postanowiło zebrać najciekawsze artykuły publikowane na łamach Harvard Business Review, tworząc interesujący przegląd wypowiedzi ekspertów z zakresu prowadzenia negocjacji i rozwiązywania konfliktów, w tym dotyczące m.in. godzenia różnic, łagodzenia sporów skłóconych zespołów, negocjowania z Klientami, polubownego rozstrzygania konfliktów i walki na drodze sądowej. Praktyczna, przystępna i wartościowa lektura!

, ,

„Podsumowując”, czyli jak przekuć dyskusję w działania

Kilka godzin rozmów, litry wypitej kawy, setki rzucanych pomysłów i inspiracji, a potem… no właśnie. Jak przerodzić owocne spotkanie biznesowe lub „burzę mózgów” w realny plan działania? Zanim zaczniemy działać, warto poświęcić trochę czasu na odpowiednie podsumowanie.

Specyfika spotkań biznesowych często sprawia, że ich harmonogram wymyka się spod kontroli. Chcąc przedyskutować wiele wątków w jak najkrótszym czasie, wtrącamy swoje przemyślenia w rozmowę, kierujemy uwagę współpracowników na zupełnie inny tor, by po kilkunastu minutach wrócić do pierwotnego tematu. Brzmi znajomo? Taki tryb dyskusji, choć dość powszechny, sprawia, że wiele ciekawych pomysłów może nam umknąć lub pozostać wyłącznie w sferze „do przedyskutowania w przyszłości”. Jak uniknąć takich sytuacji? Przede wszystkim – utrzymać uwagę innych uczestników spotkania i nakierować ich skupienie na działanie.

Krok 1: 3 x P – podsumuj, przypomnij, porządkuj

Przekazanie współpracownikom ustaleń poczynionych podczas spotkania będzie najłatwiejsze przy użyciu mailowego sprawozdania lub elektronicznego dokumentu. Taka forma pozwala na uporządkowanie wątków, wprowadzenie elementów graficznych, a przede wszystkim – będzie trwałym zapisem, do którego każda z osób zainteresowanych ma szanse powrócić. Pierwszym krokiem przy konstruowaniu tego typu treści powinno być podsumowanie, a więc przypomnienie tematu spotkania, wypracowanych w czasie jego trwania głównych założeń, a także doprecyzowanie co chcemy osiągnąć i w jakim terminie. Takie konkretne przedstawienie sprawy zasygnalizuje współpracownikom konieczność działania i przekucia rozmów w realne aktywności. Następnie skupiamy się na zebraniu wszelkich podjętych podczas dyskusji wątków, bez względu na to, czy były to dopracowane pomysły, czy tylko wypowiedziane na głos zalążki, by potem przystąpić do ich porządkowania, za kryterium przyjmując obszar działania. Dzięki temu w późniejszym etapie zidentyfikujemy wszelkie zadania z danego zakresu tematycznego, co ułatwi przypisanie zespołów odpowiedzialnych za ich realizację.

Krok 2: 3 x Z – zaplanuj, zarekomenduj, zleć

Krok drugi dotyczy samej organizacji pracy nad realizacją przedstawionych pomysłów. „Przywilejem” osoby podsumowującej spotkanie jest tworzenie wstępnego planu działania, z uwzględnieniem rekomendacji co do terminu i osób odpowiedzialnych za wykonanie danego zadania. Zacznij więc od spisania proponowanej chronologii i zakresu poszczególnych aktywności. Jak podkreślają Paula Garrett i Steve Dennis w swojej książce „Efektywna komunikacja pisemna w biznesie”: „Po przeczytaniu rekomendacji twojego dokumentu, czytelnik powinien: zrozumieć rekomendowany przez ciebie plan działania i parametry rekomendacji; zrozumieć, jakich konkretnie działań w odniesieniu do rekomendacji od niego oczekujesz; zrozumieć korzyści, jakie wiążą się z realizacją proponowanego planu działania.” W sytuacji, gdy obawiamy się, że propozycje mogą spotkać się z obiekcjami lub być zaczątkiem kolejnej dyskusji, warto poprzeć rekomendacje uzasadnieniem, stanowiącym zbiór kilku najważniejszych argumentów przemawiających za słusznością takiego planu działania.

Krok 3: 3 x K – koryguj, idź na kompromis, koordynuj

Naturalnym następstwem poprzednich kroków jest dystrybucja dokumentu wśród osób zainteresowanych. Warto więc przygotować się na konieczność skorygowania wstępnych założeń wedle uwag współpracowników. Choć może być to trudne, szczególnie przy dużych i wieloetapowych projektach, pamiętaj, że w wielu przypadkach warto iść na kompromis – oczywiście w granicach rozsądku. Im bardziej dasz drugiej osobie do zrozumienia, że liczysz się z jej zdaniem i jesteś w stanie dopasować się do jej harmonogramu pracy – tym większa szansa, że podejdzie do zadania z uwagą, skupieniem i zaangażowaniem, kiedy tylko znajdzie na to czas. Niezwykle ważną rolą na tym etapie jest koordynowanie działań i prowadzenie aktywnej współpracy z poszczególnymi zespołami oddelegowanymi do danych aktywności. Pamiętaj, by wspierać innych w realizacji zadań i organizować cykliczne spotkania monitorujące przebieg projektów.

,

Noworoczne postanowienie rozwoju

Utrata wagi, porzucenie nałogów, rozpoczęcie regularnych treningów – lista najpopularniejszych postanowień noworocznych nie zmienia się od lat. Tym razem, postanowiliśmy zadbać nie o ciało, ale o ducha i przetestować bezpłatne narzędzia służące rozwojowi kompetencji.

#1: edX – wirtualne studia na Harvardzie

https://www.edx.org

Jedna aplikacja, 2000 kursów, dostęp do zasobów ponad 50 uczelni i instytutów naukowych z całego świata. edX to wirtualne narzędzie umożliwiające uczestnictwo w wykładach prowadzonych przez kadrę najznamienitszych uniwersytetów, takich jak: Harvard, Caltech, MIT, Sorbona, Juilliard, Princeton czy Oxford. Tematyka kursów jest rozległa i obejmuje m.in. obszar nauk humanistycznych, zagadnień informatycznych, analizy danych, sztuki i kultury, komunikacji, ekonomii, zarządzania biznesem, etyki czy nauk ścisłych. Zwyczajowo udział w jednym z wybranych kursów trwa kilkanaście do kilkudziesięciu dni i wymaga poświęcenia ok. 2-4 godzin tygodniowo. Jedyną płatną funkcjonalnością aplikacji jest uzyskanie certyfikatu potwierdzającego udział w szkoleniu.

#2: TED talks – codzienna dawka inspiracji

https://www.ted.com/talks

Platforma TED to jedno z najbardziej inspirujących miejsc, jakie można odwiedzić w Internecie. Ponad 2600 wystąpień znanych osób, pasjonatów swojej pracy, przedstawicieli kultury, przywódców największych firm na świecie – a wszystko to, by motywować, zmuszać do przemyśleń i zachęcać do dyskusji. Wśród najczęściej oglądanych przemówień znajdziecie m.in. „Język ciała kształtuje naszą osobowość” amerykańskiej psycholog społecznej Amy Cuddy (45 mln wyświetleń), „Jak wielcy przywódcy inspirują do działania” mówcy motywacyjnego Simona Sineka (36 mln) czy „Jak mówić, żeby nas słuchano” profesjonalnego oratora Juliana Treasure’a (24 mln).

#3: Lumosity – codzienny trening umysłu

https://www.lumosity.com/

A gdyby tak każdego dnia oddawać się krótkiemu treningowi rozwijającemu szybkość reakcji, pamięć czy koncentrację. Lumosity to aplikacja zawierająca ponad 50 gier opracowanych we współpracy naukowców i deweloperów. Korzystanie z niech rozpoczyna się od rozwiązania testu, który mierzy nasz poziom w trzech kluczowych kategoriach. Następnie otrzymujemy propozycje gier, które pomogą rozwinąć nasze umiejętności. Lumosity umożliwia śledzenie postępów, a nic przecież nie daje takiej satysfakcji jak widoczne rezultaty.

#4: Google Primer – nauka biznesu z ekranu smartfona

https://www.yourprimer.com/

Rozwiązaniem polecanym dla osób, które wraz z rozpoczęciem Nowego Roku chciałyby rozwinąć swoją wiedzę z zakresu prowadzenia biznesu i działań marketingowych, jest Google Primer. Aplikacja zawiera krótkie 3-5 minutowe lekcje interaktywne dotyczące m.in. social mediów, planowania biznesu i promowania marki, angażowania konsumentów, zarządzania contentem i marketingu digital. Główną zaletą Google Primer są podpowiedzi, jakie lekcje warto odbyć w następnej kolejności tak, aby uzupełniać i rozszerzać zdobytą już wiedzę.

#5: Wunderlist – praca na priorytetach

https://www.wunderlist.com/

Jeśli obszar, któremu w Nowym Roku chcecie poświęcić najwięcej uwagi, dotyczy zarządzania projektami i czasem – Wunderlist to rozwiązanie skrojone dla Was. Narzędzie to działa na każdego rodzaju urządzeniach, umożliwiając rozpisanie i aktualizowanie bieżących zadań, włączenie przypomnień, dzielenie się obowiązkami z innymi czy segregowanie ich w ramach projektów. Sprawdzi się więc zarówno w działaniu indywidualnym do samodzielnego zarządzania czasem, jak i w przypadku całego zespołu przy efektywnej organizacji pracy grupy.

,

Prezentacja 4.0

Świat staje dzisiaj w obliczu skokowej transformacji technologicznej, która zmieni gruntownie w sposób gatunkowy nasze życie i naszą pracę. Te transformacje już trwają i wymuszają we wszystkich obszarach firmy modyfikacje koncepcji organizacji i komunikacji.

Obszarem najbardziej wrażliwym, chłonącym nowe technologie i najszybciej je wykorzystującym jest dzisiaj szeroko rozumiana sprzedaż. Obecnie powszechnie używane są tablety, laptopy, smartfony i przystosowane do nich aplikacje, na których handlowcy mogą zdalnie skorzystać z zawartości systemów CRM firmy i przeanalizować np. stany magazynowe, obroty z Klientami, dane windykacyjne. Handlowcy wykorzystują wszelkie dostępne im narzędzia, aby dobrze zaprezentować produkty.

Co mogliby jeszcze zrobić?

Analizując rynek, dochodzę do wniosku że nie wystarczy już dobra prezentacja. Doświadczony handlowiec czuje, że jego wystąpienia mogłyby być jeszcze lepsze. Chce, aby odbiorcy w czasie jego prezentacji byli bardziej zaangażowani.

Istotnymi składnikami prezentacji w dobie Rewolucji 4.0 są:

– osiągnięcie spójności werbalnej i niewerbalnej,

– stosowanie narzędzi, które spowodują zaangażowanie odbiorców,

– swoboda i merytoryczna pewność siebie prezentera

oraz

– dostosowanie tych 3 składników do medium, w którym prezentacja jest wykonywana,

– dodanie elementów eLearningu.

Prezentując swoje produkty poprzez kontakt bezpośredni, webinarium, Team Viewer, Skype’a i inne najnowsze osiągnięcia technologiczne w komunikacji, musimy dostosować przekaz i formę do stosowanego medium.

Klasyczna prezentacja w sali konferencyjnej czy gabinecie menedżera nie pasuje do tej przedstawianej i omawianej podczas webinarium. W serwisie YouTube znajdziemy mnóstwo nieudanych wystąpień w formie webinarium, które być może sprawdziłyby się, gdyby zaprezentować je przed audytorium w sali.

Wchodząc w świat Prezentacji 4.0, osoby je tworzące muszą odmiennie traktować ich poszczególne warianty w zależności od medium w którym są prezentowane i wykorzystywać wszelkie nowości technologiczne, aby prezentacje były postrzegane przez odbiorców za nowoczesne, profesjonalne i udane.

Trzeba pamiętać, że odbiór prezentacji ma wpływ na postrzeganie produktu firmy, a co za tym idzie – na zainteresowanie produktem odbiorców i wielkość przychodów ze sprzedaży.

 

PRZYDATNE INSPIRACJE:

Team Viewer – aplikacja ułatwiająca komunikację online ze wspólnikami, partnerami i Klientami, umożliwiająca m.in. organizację meetingów i prezentacji

– prezentacje 360˚– rodzaj prezentacji, przydatnych szczególnie w przypadku oferty produktowej, umożliwiający pokazanie odbiorcom produktu z każdej strony

Canva.com – bezpłatny serwis umożliwiający tworzenie prostych grafik lub infografik zwiększających atrakcyjność prezentacji

Prezi.com – narzędzie umożliwiające tworzenie dynamicznych prezentacji zawierających atrakcyjne grafiki i przejścia pomiędzy slajdami

GraphicRiver.net – serwis z płatnymi, atrakcyjnymi graficznie szablonami prezentacji

Anna Radwańska

Menedżer ds. Kluczowych Klientów w firmie PROFES.
Posiada wieloletnie doświadczenie biznesowe, handlowe i finansowe. Zarządzała firmami kluczowych branż gospodarki m.in. pełniła funkcje : Prezesa Spółki Giełdowej Garbarnia Brzeg SA (obecnie Alchemia SA), Dyrektora Dywizji Ergis SA, Członka Zarządu i Dyrektora Finansowego SZPC Mamut. Jest autorką i realizatorką wielu działań z zakresu rozwoju organizacji. Od lat zajmuje się wdrażaniem projektów rozwojowych w firmach.

,

Koniec roku to nie koniec świata

Koniec roku to najwłaściwszy moment na wykorzystanie sposobów na efektywne zarządzanie czasem. Kiedy domknięcie projektów i zleceń staje się tak samo ważne jak podsumowanie dotychczasowych działań, a pomiędzy tym konieczne jest jeszcze znalezienie chwili na zaplanowanie przyszłorocznych aktywności – tylko spokój może nas uratować. Spokój i rozsądny podział pracy.

„Do końca roku”, „do Świąt na pewno”, „przed Nowym Rokiem muszę to mieć”, „trzeba to zaakceptować jeszcze w grudniu” – kluczowe frazy, jakie słyszymy w tym miesiącu oznaczają tylko jedno: ogrom pracy. Jak poradzić sobie z takim wyzwaniem, by nie zakłóciło ono błogiej atmosfery Świąt?

„Cel bez planu jest tylko życzeniem”

Choć w sytuacji, gdy doba uporczywie nie chce rozszerzyć się powyżej 24 godzin i wydaje nam się, że znalezienie chwili na przerwę w pracy jest niemożliwie, warto uświadomić sobie, że to konieczność bez której nie sposób pójść krok dalej. Plan działania to podstawa, by pomyślnie zakończyć rok. Jak go opracować?

  • Przede wszystkim: cele – określ, jakie zadania musisz zrealizować i rozpisz ich poszczególne etapy. Warto, abyś wykorzystał do tego formularz Excel tak, aby nic Ci nie umknęło i spokojnie można było nanosić na plan poprawki czy aktualizacje.
  • Po drugie: ustal priorytety – bez wytypowania najważniejszych i najpilniejszych zadań, trudno Ci będzie się za cokolwiek zabrać. Pogrupuj je więc wedle ostatecznego terminu realizacji i wagi projektu, wykorzystując np. Macierz Eisenhowera (przedstawioną poniżej).
  • Po trzecie: nie daj się rozpraszać – Facebook, kolejna z rzędu kawa, szybkie plotki ze współpracownikami… wiele rzeczy wydaje się bardziej interesujące niż realizacja zadań. Aby jednak mieć pewność, że nie tracisz cennego czasu, opracuj schemat dotyczący proporcji „praca-przerwa” lub zastosuj technikę Pomodoro.
  • Po czwarte: bądź elastyczny – pamiętaj, że opracowany plan to nie sztywna rama, ale jedynie wskazówka, w jaki sposób realizować działania. Szczególnie w tak intensywnym okresie jak grudzień, może zdarzyć się, że ktoś poprosi Cię o pilne wykonanie dodatkowego zadania. Nie zrzucaj tego na sam koniec listy, ale uwzględnij w opracowanym planie, ponownie weryfikując priorytety.
  • Po piąte: kontroluj postępy – zaglądaj do arkusza po każdym zrealizowanym działaniu i zaznaczaj już wykonane zadania. W tej sposób zmobilizujesz się do dalszej pracy i zyskasz pewność, że nic Ci nie umknęło.
  • Po szóste: odpoczywaj – równie ważne co skupienie i koncentracja podczas pracy jest znalezienie czasu na odpoczynek. Nawet kilkuminutowa przerwa od wpatrywania się w ekran komputera może przyczynić się do wydajniejszego działania.

Techniki zarządzania czasem

Zamiast samodzielnie opracowywać sposoby na kategoryzację i przydzielanie priorytetów zadaniom, polecamy wykorzystanie sprawdzonych  i stosowanych od lat metod. Przedstawiamy kilka narzędzi, które ułatwiają efektywne wykonanie zadań dzięki przemyślanemu i racjonalnemu zarządzaniu czasem:

1. ABeCadło – metoda ustalania priorytetów ABC

Technika ta jest jedną z najprostszych metod, która skutecznie uświadamia konieczność ustalania priorytetów według wagi obowiązków. Pierwszym krokiem jest spisanie wszystkich zadań, a następnie – przypisane im etykiet:

  • A – zadania najważniejsze i strategiczne. Szacuje się, że choć stanowią one jedynie 15% wszystkich obowiązków, aż w 65% realizują wartość celu. Są to obowiązki, które należy wykonać samodzielnie, bez delegowania ich innym osobom;
  • B – zadania ważne, ale nie kluczowe dla danego momentu. W tym przypadku, warto zastanowić się nad przekazaniem ich innej, kompetentnej osobie;
  • C – zadania najmniej ważne, których jest stosunkowo najwięcej, bo aż 65%. Ich realizacja pomaga jednak osiągnąć wartość celu jedynie w 15%.

Tak skategoryzowane zadania planujemy w czasie, realizując w pierwszej kolejności te z grupy A, a następnie B i C.

2. Macierz Eisenhowera

Nazywane inaczej „Matrycą Priorytetów” narzędzie zostało opracowane przez 34. prezydenta Stanów Zjednoczonych – Dwight D. Eisenhowera. Schemat macierzy jest bardzo prosty i ogranicza się do podziału zadań na cztery kategorie:

  • Ważne i pilne – najistotniejsza grupa zadań, których wykonanie powinno stanowić dla nas priorytet. Do tej kategorii często przypisuje się sytuacje kryzysowe, nagłe wydarzenia, które burzą dotychczasowy plan działania czy konsekwencje odłożonych w czasie zadań;
  • Ważne i niepilne – choć ich priorytet jest wysoki, te zadania można swobodnie rozkładać w czasie. Zalicza się do nich np. przygotowania do istotnych projektów czy podnoszenie własnych kompetencji;
  • Nieważne i pilne – nawet jeśli ich waga nie jest wysoka, zadania te mogą spędzać nam sen z powiek z uwagi na krótki czas realizacji. Z tego też powodu należy podjąć się ich tuż po wykonaniu zadań ważnych i pilnych lub zlecić je innym osobom i kontrolować ich wykonanie;
  • Nieważne i niepilne – zadania z tego grupy z czystym sumieniem można znacząco odłożyć w czasie lub…wyrzucić do kosza! Do tej kategorii kwalifikują się bowiem także tzw. „pożeracze czasu”, czyli bezproduktywne czynności, przez które przekładamy w czasie realizację ważniejszych działań.

3. Technika Pomodoro

To niezwykle popularne wśród studentów narzędzie wykorzystuje jedynie kartkę papieru, długopis i stoper lub czasomierz kuchenny. Podobnie jak w przypadku innych technik, rozpoczynamy od spisania wszystkich zadań i posegregowania ich według ważności. Następnie ustawiamy zegar na 25 minut – czyli jedną jednostkę czasu zwaną „Pomodoro”. Po jej upływie przerywamy pracę i robimy krótką, 5-minutową przerwę. Co jeszcze warto wiedzieć na temat tego rozwiązania?

  • 25 minut to czas, w którym musisz wykonywać działania. Nie możesz podzielić ich na mniejsze jednostki. Przerwa należy Ci się dopiero po upływie jednego „Pomodoro”;
  • Jeśli jakieś zadanie zajmie Ci mniej niż jedno „Pomodoro”, nie przerywaj pracy – ale zacznij realizację następnego;
  • Po czterech „Pomodoro” należy zrobić sobie dłuższą przerwę, trwającą 15-30 min.

4. Metoda ALPEN

Nazwa wbrew pozorom nie nawiązuje do porównania realizacji zadań ze zdobywaniem szczytów, ale stanowi akronim niemieckich słów opisujących poszczególne etapy metody.

  • A jak Aufgaben – przygotowanie listy zadań na dany dzień lub tydzień i pogrupowanie ich w tematyczne kategorie, np. zadania związane z pisaniem maili, wykonywaniem telefonów, przygotowywaniem prezentacji, itp.;
  • L jak Länge schätzen – oszacowanie czasu potrzebnego na realizację zadań, zweryfikowanie racjonalności naszych założeń i zsumowanie wyniku;
  • P jak Pufferzeiten einplanen – zaplanowanie dnia lub tygodnia pracy, ale tylko…w 60%! Pozostałe 40% należy pozostawić na realizację zadań niezaplanowanych, czyli tzw. „wrzutek”;
  • E jak Entscheidungen treffen – ustalanie priorytetów zadań (np. przy pomocy Macierzy Eisenhowera lub metody ABC) i podjęcie decyzji co do delegowania części obowiązków;
  • N jak Nachkontrolle – kontrolowanie przebiegu prac i śledzenie postępów. Ten etap warto realizować pod koniec danego dnia, uwzględniając przy tym planowanie obowiązków na następny dzień.

Choć poświęcenie chwili na analizę i plan działania jest w tak intensywnym czasie jak grudzień trudnym zadaniem, może skutkować wymiernymi korzyściami. Szczególnie, jeśli wejdzie nam w krew i stanie się nawykiem w pracy także w przyszłym roku.