, ,

Korepetycje z konfliktów

Mogą być destrukcyjne, ale też prowadzić do oczyszczenia atmosfery. Mogą ciągnąć się miesiącami, a czasem przybrać formę krótkiej sprzeczki. Mogą dotyczyć wyłącznie dwóch osób, ale także przełożyć się na cały zespół. Jak radzić sobie z konfliktami w środowisku zawodowym?

Francuski pisarz i filozof Francois de La Rochefoucauld powiedział kiedyś, że: „kłótnie nie trwałyby długo, gdyby wina leżała tylko po jednej stronie”. Zgodzi się z tym pewnie każdy lider, któremu przyszło uczestniczyć w rozwiązywaniu konfliktu pomiędzy podwładnymi czy współpracownikami. Przerzucanie winy, dążenie do udowodnienia racji czy brak chęci wysłuchania drugiej strony mogą skutkować nie tylko złą atmosferą w zespole, a także spadkiem efektywności pracowników. Jak temu zaradzić?

„Psychologia konfliktów. Praktyka radzenia sobie ze sporami” Tomasz Witkowski, Stanisław Chełpa

Dla kogo: osoby, które chcą pozyskać podstawową wiedzę na temat źródeł i istoty konfliktu

Propozycja wydawnictwa Bez Maski to swego rodzaju „podręcznik z konfliktów”, który ułatwi zrozumienie przyczyn ich powstawania, mechanizmów ich rozwoju, a także sposobu na ich rozwiązywanie i praktyk z zakresu zarządzania sporami. Autorzy uwzględniają również rolę mediacji i podpowiadają jak przekuć z pozoru negatywne doświadczenie w pozytywne relacje. Słowem – wszystko to, co powinniście wiedzieć o konfliktach!


„Anatomia pokoju. Rozwiązywanie problemu u źródła” The Airbinger Institute

Dla kogo: osoby, które chcą poznawać przyczyny konfliktów i zapobiegać ich eskalacji

Dlaczego wciąż wchodzimy w nowe spory i wydawać by się mogło – nie czerpiemy z naszego doświadczenia? Autorzy „Anatomii pokoju” wydanej przez MT Biznes, identyfikują podstawowe przyczyny konfliktów, dowodząc, że praca nad ich rozwiązywaniem i zażegnywaniem jest przede wszystkim pracą nad samym sobą. Bardzo przydatna lektura zarówno dla przywódców, jak i osób zmagających się z konfliktami w życiu osobistym.

 

„Powiedz to inaczej. 17 zasad rozwiązywania konfliktów” Dana Caspersen

Dla kogo: osoby, które chcą nauczyć się panować nad emocjami i prowadzić konstruktywny dialog

Atak, kontratak, zarzuty, obwinianie, przerzucanie winy, personalne przytyki – dyskusja w czasie konfliktu to nierzadko nieczysta gra. „Powiedz to inaczej” z oferty wydawnictwa Czarna Owca to praktyczny przewodnik, stworzony przez zawodową mediatorkę, która radzi jak prowadzić trudne rozmowy, by przekuć je w okazję do samorozwoju, a nie bezkompromisowego dowodzenia swoich racji.

 

„Negocjacje i rozwiązywanie konfliktów” Harvard Business Review

Dla kogo: osoby, które chcą poszerzać swoją wiedzę na temat zarządzania konfliktami na różnych polach

Wydawnictwo One Press postanowiło zebrać najciekawsze artykuły publikowane na łamach Harvard Business Review, tworząc interesujący przegląd wypowiedzi ekspertów z zakresu prowadzenia negocjacji i rozwiązywania konfliktów, w tym dotyczące m.in. godzenia różnic, łagodzenia sporów skłóconych zespołów, negocjowania z Klientami, polubownego rozstrzygania konfliktów i walki na drodze sądowej. Praktyczna, przystępna i wartościowa lektura!

,

Szkolenia już były…. i co dalej? Training on the Job!

Podejmowanie działań rozwojowych dla różnych grup menedżerów i pracowników jest już w wielu firmach standardem. Nawet jeśli są one efektywne, po pewnym czasie pojawia się jednak pytanie co robić dalej, aby ich umiejętności rosły. Zaproponowanie kolejnych szkoleń spotyka się w wielu przypadkach – delikatnie mówiąc – z brakiem zachwytu, a niekiedy wręcz sprzeciwem, wspartym komunikatem „ale myśmy już to mieli”. I to nawet w sytuacji, gdy umiejętności wymagają dalszego rozwoju.

Wiemy doskonale, że rozwijanie umiejętności nabywanych na sali szkoleniowej wymaga systematyczności w stosowaniu nowych zachowań czy też całkowitej zmiany nawyków, a więc jest zwyczajnie trudne. Mało tego, w wielu przypadkach ich uczestnicy nie mogą liczyć na wsparcie przełożonych lub otrzymują go bardzo niewiele. Nie jest moją intencją analizowanie przyczyn takiego stanu rzeczy – jedno jednak jest pewne: w wielu firmach zwyczajnie tak jest. Pojawia się więc pytanie – co zaproponować uczestnikom szkoleń w kolejnym kroku, aby wzmacniać proces rozwijania kompetencji i stosowania ich w praktyce zawodowej?

Jedną z możliwych form dalszego rozwoju jest Training on the Job (ToJ), polegający na prowadzeniu przez konsultanta obserwacji danej osoby podczas konkretnych sytuacji zawodowych, w których bierze ona udział. Następnie uczestnik ToJ otrzymuje feedback i omawia z konsultantem jego obserwacje, analizując jak się zachował, identyfikując które z jego zachowań były efektywne, prawidłowe, a które z jego zachowania mogły być efektywniejsze? Na koniec uczestnik, przy wsparciu konsultanta, ustala działania rozwojowe ukierunkowane na te kompetencje, które są kluczowe i których poziom – jak wynika z obserwacji i analizy – jest niezadowalający.

Dla kogo i dlaczego – czyli ABC ToJ

Przedmiotem obserwacji prowadzonych w ramach ToJ mogą być wszelkiego rodzaju interakcje z pracownikami, współpracownikami, Klientami czy Dostawcami, takie jak:
• prowadzenie spotkań indywidualnych i zespołowych,
• udział w spotkaniach,
• przygotowywanie i wprowadzanie zmian,
• przekazywanie feedbacku pracownikom,
• prowadzenie rozmów handlowych,
• prowadzenie rozmów oceniających,
• wizyty w oddziałach, placówkach terenowych,
• prowadzenie rozmów z pracownikami,
• prowadzenie wizyt coachingowych z podwładnymi,
• przekazywanie decyzji, itd.

Uczestnikami ToJ mogą być zarówno handlowcy, którym konsultanci towarzyszą podczas wizyt u Klientów, jak i menedżerowie w obszarach handlowych, pracujący stacjonarnie czy w terenie. Efektywne są również ToJ podczas wizyt podwójnych, tzn. kiedy menedżer udaje się na spotkanie ze swoim pracownikiem (handlowcem czy też menedżerem niższego szczebla) – w takiej sytuacji konsultant przygląda się przełożonemu, który obserwuje swojego pracownika i udziela mu feedbacku. Na tej podstawie konsultant daje feedback przełożonemu i ustala wspólnie z nim obszary do dalszego rozwoju.

ToJ jest skuteczną formą rozwoju w przypadku każdego menedżera, nie tylko pracującego w obszarze handlowym. Obserwacje można prowadzić np. w firmach produkcyjnych, podczas gdy menedżer produkcji realizuje spotkania w celu podsumowania wyników czy rozwiązania problemów lub spotkania projektowe z kierownikami i mistrzami. Każda z takich sytuacji jest potencjalnym źródłem informacji, ułatwiającym ustalenie, które kompetencje wymagają rozwoju.

Tyle w kwestii teorii. Rozważając przeprowadzenie Training on the Job, warto jednak przede wszystkim przyjrzeć się potencjalnym korzyściom dla jego uczestników. W tym obszarze, wyróżnić można trzy podstawowe kwestie:
• FEEDBACK: Uczestnik otrzymuje informację zwrotną bezpośrednio po wykonaniu pojedynczych aktywności, bądź całych ich serii, a tym samym ma możliwość przedyskutowania konkretnych sytuacji, odwołania się do faktów, zrozumienia ciągu przyczynowo-skutkowego zdarzeń i dokonania na bieżąco oceny efektywności swoich działań. Omawiając daną sytuację „na gorąco” uczestnik ToJ jest w stanie lepiej zrozumieć jak jego konkretne zachowania wpłynęły na drugą stronę (pracownika, Klienta, innego menedżera) i jakie wywołały reakcje.
• WIARYGODNOŚĆ: Niewątpliwie efektywność działania, w którym uczestniczą dwie strony (konsultant i uczestnik ToJ) jest wyższa niż tylko dyskutowanie o danej sytuacji, przytaczanej przez uczestnika. Dzieje się tak, ponieważ przywołując w rozmowie konkretne wydarzenie, uczestnik nakłada na nie swoje filtry, włączają się przekonania. Trudno jest także po fakcie przywołać konkretne zachowania.
• PRAKTYKA: Uczestnik realizuje swoje działania rozwojowe w praktyce zawodowej – po ustaleniu planu rozwoju, wciela go w życie, wykonując swoje obowiązki związane z obejmowanym stanowiskiem. Jeśli ToJ jest cyklem spotkań, uczestnik ma możliwość otrzymania kolejnego feedbacku, co stanowi mobilizację do dalszej pracy. W tego typu działanie rozwojowe może włączyć się także przełożony uczestnika ToJ, co będzie kolejnym motywującym bodźcem.

Rozwój tylko dla wymagających (?)

Choć Training on the Job jest ciekawą i urozmaicającą proces rozwojowy propozycją, decydując się na taki krok, warto mieć na uwadze kilka wymagań tej formy, których uwzględnienie ma istotny wpływ na efektywność działania. Przede wszystkim uczestnik ToJ musi się otworzyć na feedback – być gotowym na jego przyjęcie i jak najlepsze wykorzystanie do doskonalenia swoich umiejętności. Po drugie jego priorytetem powinien być rozwój, a nie – co dość powszechne – chęć, aby „dobrze wypaść”. Często uczestnicy ToJ zapraszają konsultantów do udziału w sytuacjach, z którymi dość dobrze sobie radzą, spodziewając się tym samym dobrej oceny. Tymczasem istotą Training on the Job jest to, aby dany menedżer czy handlowiec umożliwiał konsultantowi obserwację zdarzeń trudnych, w których nie czuje się pewnie, i w przypadku których obawia się, jak sobie poradzi.

Moje doświadczenia dowodzą, że wiele osób uczestniczących w ToJ kierowanych jest ambicją, a niekiedy także obawą, że złe zaprezentowanie się w wybranych obszarach sprawi, że firma wykorzysta to przeciwko niemu. To oznacza jedno: każdemu pracownikowi, jeszcze zanim weźmie on udział w ToJ, należy stworzyć poczucie bezpieczeństwa i przekonanie, że ta aktywność jest organizowana po to, aby się rozwijał, a nie po to, aby go oceniać i napiętnować jego braku.

Warto w tym miejscu wspomnieć, że zarówno na etapie planowania i realizacji dość istotną rolę mają do odegrania przełożony uczestnika i specjalista HR z danej firmy. Powinni oni okazać wsparcie, szczególnie aby:
• wypracować wspólnie cele ToJ i ustalić, które kompetencje będą rozwijane,
• zmobilizować pracownika do wyboru trudnych dla niego sytuacji, bo wtedy ToJ może przynieść największe korzyści,
• zapewnić go, a następnie dotrzymać słowa, że ToJ nie posłuży do oceny, ale do rozwijania jego kompetencji,
• utwierdzić go w przekonaniu co do korzyści z udziału z ToJ, dzięki rozmowom na co zwraca uwagę konsultant, w czym można mu pomóc – przy okazji pozwoli to nadać ToJ odpowiednie znaczenie,
• zmobilizować uczestnika, aby wprowadzał w życie spostrzeżenia, rady konsultanta,
• pomóc pracownikowi po ToJ wdrożyć jego plan rozwoju w życie i wesprzeć go poprzez zainteresowanie, obserwację czy omówienie postępów.

Odpowiedzialność konsultanta

Aby Training on the Job mógł rzeczywiście przyczynić się do realnego wzrostu kompetencji jego uczestnika, niezbędne jest odpowiednie przygotowanie. To zaś leży w zakresie obowiązków konsultanta, który powinien:

  • przygotować się do ToJ poprzez poznanie kultury organizacyjnej oraz standardów firmy w zakresie, którego dotyczą ToJ,
  • porozmawiać przed rozpoczęciem obserwacji z uczestnikiem na temat tego, jakie cele chce osiągnąć poprzez podejmowane działania i jak zamierza to zrobić – wtedy feedback będzie dotyczył nie tylko konkretnych zachowań, ale również tego na ile podejmowane działania wpływały na realizację przyjętych celów,
  • uważnie obserwować uczestnika ToJ, nie krępując go w danej sytuacji (istotne w tej kwestii jest zarówno to, gdzie siedzi konsultant jak i fakt, że prowadzi notatki)
  • udzielać bezstronnego feedbacku i zachęcić uczestnika do własnych refleksji,
  • udzielać rad, pomóc w rozwiązaniu trudności i problemów poprzez rozmowę, jeśli uczestnik poprosi o takie wsparcie,
  • ustalić z uczestnikiem plan rozwoju na koniec ToJ.

Bez względu na wymagania, jakie stawia przed pracownikiem i jego przełożonym Training on the Job, jedno jest pewne – dzięki skupieniu konsultanta tylko na uczestniku i osadzeniu wszelkich rozmów dotyczących kompetencji w realiach zawodowych, ta indywidualna forma rozwoju bardzo mobilizuje daną osobę do pracy i wpływa na jej rozwój.

 

Maryla Korczyńska

Konsultant Zarządzający, Trener PROFES, certyfikowany coach ICC. Zarządza merytorycznie dużymi projektami, zarówno doradczymi, jak i doradczo-szkoleniowymi. Jest autorką i realizatorką wielu szkoleń i działań doradczych z zakresu standaryzacji pracy menedżerów, zarządzania przez cele, motywowania pracowników i oceniania ich pracy czy treningu dla zarządów i menedżerów.

, ,

„Podsumowując”, czyli jak przekuć dyskusję w działania

Kilka godzin rozmów, litry wypitej kawy, setki rzucanych pomysłów i inspiracji, a potem… no właśnie. Jak przerodzić owocne spotkanie biznesowe lub „burzę mózgów” w realny plan działania? Zanim zaczniemy działać, warto poświęcić trochę czasu na odpowiednie podsumowanie.

Specyfika spotkań biznesowych często sprawia, że ich harmonogram wymyka się spod kontroli. Chcąc przedyskutować wiele wątków w jak najkrótszym czasie, wtrącamy swoje przemyślenia w rozmowę, kierujemy uwagę współpracowników na zupełnie inny tor, by po kilkunastu minutach wrócić do pierwotnego tematu. Brzmi znajomo? Taki tryb dyskusji, choć dość powszechny, sprawia, że wiele ciekawych pomysłów może nam umknąć lub pozostać wyłącznie w sferze „do przedyskutowania w przyszłości”. Jak uniknąć takich sytuacji? Przede wszystkim – utrzymać uwagę innych uczestników spotkania i nakierować ich skupienie na działanie.

Krok 1: 3 x P – podsumuj, przypomnij, porządkuj

Przekazanie współpracownikom ustaleń poczynionych podczas spotkania będzie najłatwiejsze przy użyciu mailowego sprawozdania lub elektronicznego dokumentu. Taka forma pozwala na uporządkowanie wątków, wprowadzenie elementów graficznych, a przede wszystkim – będzie trwałym zapisem, do którego każda z osób zainteresowanych ma szanse powrócić. Pierwszym krokiem przy konstruowaniu tego typu treści powinno być podsumowanie, a więc przypomnienie tematu spotkania, wypracowanych w czasie jego trwania głównych założeń, a także doprecyzowanie co chcemy osiągnąć i w jakim terminie. Takie konkretne przedstawienie sprawy zasygnalizuje współpracownikom konieczność działania i przekucia rozmów w realne aktywności. Następnie skupiamy się na zebraniu wszelkich podjętych podczas dyskusji wątków, bez względu na to, czy były to dopracowane pomysły, czy tylko wypowiedziane na głos zalążki, by potem przystąpić do ich porządkowania, za kryterium przyjmując obszar działania. Dzięki temu w późniejszym etapie zidentyfikujemy wszelkie zadania z danego zakresu tematycznego, co ułatwi przypisanie zespołów odpowiedzialnych za ich realizację.

Krok 2: 3 x Z – zaplanuj, zarekomenduj, zleć

Krok drugi dotyczy samej organizacji pracy nad realizacją przedstawionych pomysłów. „Przywilejem” osoby podsumowującej spotkanie jest tworzenie wstępnego planu działania, z uwzględnieniem rekomendacji co do terminu i osób odpowiedzialnych za wykonanie danego zadania. Zacznij więc od spisania proponowanej chronologii i zakresu poszczególnych aktywności. Jak podkreślają Paula Garrett i Steve Dennis w swojej książce „Efektywna komunikacja pisemna w biznesie”: „Po przeczytaniu rekomendacji twojego dokumentu, czytelnik powinien: zrozumieć rekomendowany przez ciebie plan działania i parametry rekomendacji; zrozumieć, jakich konkretnie działań w odniesieniu do rekomendacji od niego oczekujesz; zrozumieć korzyści, jakie wiążą się z realizacją proponowanego planu działania.” W sytuacji, gdy obawiamy się, że propozycje mogą spotkać się z obiekcjami lub być zaczątkiem kolejnej dyskusji, warto poprzeć rekomendacje uzasadnieniem, stanowiącym zbiór kilku najważniejszych argumentów przemawiających za słusznością takiego planu działania.

Krok 3: 3 x K – koryguj, idź na kompromis, koordynuj

Naturalnym następstwem poprzednich kroków jest dystrybucja dokumentu wśród osób zainteresowanych. Warto więc przygotować się na konieczność skorygowania wstępnych założeń wedle uwag współpracowników. Choć może być to trudne, szczególnie przy dużych i wieloetapowych projektach, pamiętaj, że w wielu przypadkach warto iść na kompromis – oczywiście w granicach rozsądku. Im bardziej dasz drugiej osobie do zrozumienia, że liczysz się z jej zdaniem i jesteś w stanie dopasować się do jej harmonogramu pracy – tym większa szansa, że podejdzie do zadania z uwagą, skupieniem i zaangażowaniem, kiedy tylko znajdzie na to czas. Niezwykle ważną rolą na tym etapie jest koordynowanie działań i prowadzenie aktywnej współpracy z poszczególnymi zespołami oddelegowanymi do danych aktywności. Pamiętaj, by wspierać innych w realizacji zadań i organizować cykliczne spotkania monitorujące przebieg projektów.

,

Noworoczne postanowienie rozwoju

Utrata wagi, porzucenie nałogów, rozpoczęcie regularnych treningów – lista najpopularniejszych postanowień noworocznych nie zmienia się od lat. Tym razem, postanowiliśmy zadbać nie o ciało, ale o ducha i przetestować bezpłatne narzędzia służące rozwojowi kompetencji.

#1: edX – wirtualne studia na Harvardzie

https://www.edx.org

Jedna aplikacja, 2000 kursów, dostęp do zasobów ponad 50 uczelni i instytutów naukowych z całego świata. edX to wirtualne narzędzie umożliwiające uczestnictwo w wykładach prowadzonych przez kadrę najznamienitszych uniwersytetów, takich jak: Harvard, Caltech, MIT, Sorbona, Juilliard, Princeton czy Oxford. Tematyka kursów jest rozległa i obejmuje m.in. obszar nauk humanistycznych, zagadnień informatycznych, analizy danych, sztuki i kultury, komunikacji, ekonomii, zarządzania biznesem, etyki czy nauk ścisłych. Zwyczajowo udział w jednym z wybranych kursów trwa kilkanaście do kilkudziesięciu dni i wymaga poświęcenia ok. 2-4 godzin tygodniowo. Jedyną płatną funkcjonalnością aplikacji jest uzyskanie certyfikatu potwierdzającego udział w szkoleniu.

#2: TED talks – codzienna dawka inspiracji

https://www.ted.com/talks

Platforma TED to jedno z najbardziej inspirujących miejsc, jakie można odwiedzić w Internecie. Ponad 2600 wystąpień znanych osób, pasjonatów swojej pracy, przedstawicieli kultury, przywódców największych firm na świecie – a wszystko to, by motywować, zmuszać do przemyśleń i zachęcać do dyskusji. Wśród najczęściej oglądanych przemówień znajdziecie m.in. „Język ciała kształtuje naszą osobowość” amerykańskiej psycholog społecznej Amy Cuddy (45 mln wyświetleń), „Jak wielcy przywódcy inspirują do działania” mówcy motywacyjnego Simona Sineka (36 mln) czy „Jak mówić, żeby nas słuchano” profesjonalnego oratora Juliana Treasure’a (24 mln).

#3: Lumosity – codzienny trening umysłu

https://www.lumosity.com/

A gdyby tak każdego dnia oddawać się krótkiemu treningowi rozwijającemu szybkość reakcji, pamięć czy koncentrację. Lumosity to aplikacja zawierająca ponad 50 gier opracowanych we współpracy naukowców i deweloperów. Korzystanie z niech rozpoczyna się od rozwiązania testu, który mierzy nasz poziom w trzech kluczowych kategoriach. Następnie otrzymujemy propozycje gier, które pomogą rozwinąć nasze umiejętności. Lumosity umożliwia śledzenie postępów, a nic przecież nie daje takiej satysfakcji jak widoczne rezultaty.

#4: Google Primer – nauka biznesu z ekranu smartfona

https://www.yourprimer.com/

Rozwiązaniem polecanym dla osób, które wraz z rozpoczęciem Nowego Roku chciałyby rozwinąć swoją wiedzę z zakresu prowadzenia biznesu i działań marketingowych, jest Google Primer. Aplikacja zawiera krótkie 3-5 minutowe lekcje interaktywne dotyczące m.in. social mediów, planowania biznesu i promowania marki, angażowania konsumentów, zarządzania contentem i marketingu digital. Główną zaletą Google Primer są podpowiedzi, jakie lekcje warto odbyć w następnej kolejności tak, aby uzupełniać i rozszerzać zdobytą już wiedzę.

#5: Wunderlist – praca na priorytetach

https://www.wunderlist.com/

Jeśli obszar, któremu w Nowym Roku chcecie poświęcić najwięcej uwagi, dotyczy zarządzania projektami i czasem – Wunderlist to rozwiązanie skrojone dla Was. Narzędzie to działa na każdego rodzaju urządzeniach, umożliwiając rozpisanie i aktualizowanie bieżących zadań, włączenie przypomnień, dzielenie się obowiązkami z innymi czy segregowanie ich w ramach projektów. Sprawdzi się więc zarówno w działaniu indywidualnym do samodzielnego zarządzania czasem, jak i w przypadku całego zespołu przy efektywnej organizacji pracy grupy.

,

Prezentacja 4.0

Świat staje dzisiaj w obliczu skokowej transformacji technologicznej, która zmieni gruntownie w sposób gatunkowy nasze życie i naszą pracę. Te transformacje już trwają i wymuszają we wszystkich obszarach firmy modyfikacje koncepcji organizacji i komunikacji.

Obszarem najbardziej wrażliwym, chłonącym nowe technologie i najszybciej je wykorzystującym jest dzisiaj szeroko rozumiana sprzedaż. Obecnie powszechnie używane są tablety, laptopy, smartfony i przystosowane do nich aplikacje, na których handlowcy mogą zdalnie skorzystać z zawartości systemów CRM firmy i przeanalizować np. stany magazynowe, obroty z Klientami, dane windykacyjne. Handlowcy wykorzystują wszelkie dostępne im narzędzia, aby dobrze zaprezentować produkty.

Co mogliby jeszcze zrobić?

Analizując rynek, dochodzę do wniosku że nie wystarczy już dobra prezentacja. Doświadczony handlowiec czuje, że jego wystąpienia mogłyby być jeszcze lepsze. Chce, aby odbiorcy w czasie jego prezentacji byli bardziej zaangażowani.

Istotnymi składnikami prezentacji w dobie Rewolucji 4.0 są:

– osiągnięcie spójności werbalnej i niewerbalnej,

– stosowanie narzędzi, które spowodują zaangażowanie odbiorców,

– swoboda i merytoryczna pewność siebie prezentera

oraz

– dostosowanie tych 3 składników do medium, w którym prezentacja jest wykonywana,

– dodanie elementów eLearningu.

Prezentując swoje produkty poprzez kontakt bezpośredni, webinarium, Team Viewer, Skype’a i inne najnowsze osiągnięcia technologiczne w komunikacji, musimy dostosować przekaz i formę do stosowanego medium.

Klasyczna prezentacja w sali konferencyjnej czy gabinecie menedżera nie pasuje do tej przedstawianej i omawianej podczas webinarium. W serwisie YouTube znajdziemy mnóstwo nieudanych wystąpień w formie webinarium, które być może sprawdziłyby się, gdyby zaprezentować je przed audytorium w sali.

Wchodząc w świat Prezentacji 4.0, osoby je tworzące muszą odmiennie traktować ich poszczególne warianty w zależności od medium w którym są prezentowane i wykorzystywać wszelkie nowości technologiczne, aby prezentacje były postrzegane przez odbiorców za nowoczesne, profesjonalne i udane.

Trzeba pamiętać, że odbiór prezentacji ma wpływ na postrzeganie produktu firmy, a co za tym idzie – na zainteresowanie produktem odbiorców i wielkość przychodów ze sprzedaży.

 

PRZYDATNE INSPIRACJE:

Team Viewer – aplikacja ułatwiająca komunikację online ze wspólnikami, partnerami i Klientami, umożliwiająca m.in. organizację meetingów i prezentacji

– prezentacje 360˚– rodzaj prezentacji, przydatnych szczególnie w przypadku oferty produktowej, umożliwiający pokazanie odbiorcom produktu z każdej strony

Canva.com – bezpłatny serwis umożliwiający tworzenie prostych grafik lub infografik zwiększających atrakcyjność prezentacji

Prezi.com – narzędzie umożliwiające tworzenie dynamicznych prezentacji zawierających atrakcyjne grafiki i przejścia pomiędzy slajdami

GraphicRiver.net – serwis z płatnymi, atrakcyjnymi graficznie szablonami prezentacji

Anna Radwańska

Menedżer ds. Kluczowych Klientów w firmie PROFES.
Posiada wieloletnie doświadczenie biznesowe, handlowe i finansowe. Zarządzała firmami kluczowych branż gospodarki m.in. pełniła funkcje : Prezesa Spółki Giełdowej Garbarnia Brzeg SA (obecnie Alchemia SA), Dyrektora Dywizji Ergis SA, Członka Zarządu i Dyrektora Finansowego SZPC Mamut. Jest autorką i realizatorką wielu działań z zakresu rozwoju organizacji. Od lat zajmuje się wdrażaniem projektów rozwojowych w firmach.

,

Koniec roku to nie koniec świata

Koniec roku to najwłaściwszy moment na wykorzystanie sposobów na efektywne zarządzanie czasem. Kiedy domknięcie projektów i zleceń staje się tak samo ważne jak podsumowanie dotychczasowych działań, a pomiędzy tym konieczne jest jeszcze znalezienie chwili na zaplanowanie przyszłorocznych aktywności – tylko spokój może nas uratować. Spokój i rozsądny podział pracy.

„Do końca roku”, „do Świąt na pewno”, „przed Nowym Rokiem muszę to mieć”, „trzeba to zaakceptować jeszcze w grudniu” – kluczowe frazy, jakie słyszymy w tym miesiącu oznaczają tylko jedno: ogrom pracy. Jak poradzić sobie z takim wyzwaniem, by nie zakłóciło ono błogiej atmosfery Świąt?

„Cel bez planu jest tylko życzeniem”

Choć w sytuacji, gdy doba uporczywie nie chce rozszerzyć się powyżej 24 godzin i wydaje nam się, że znalezienie chwili na przerwę w pracy jest niemożliwie, warto uświadomić sobie, że to konieczność bez której nie sposób pójść krok dalej. Plan działania to podstawa, by pomyślnie zakończyć rok. Jak go opracować?

  • Przede wszystkim: cele – określ, jakie zadania musisz zrealizować i rozpisz ich poszczególne etapy. Warto, abyś wykorzystał do tego formularz Excel tak, aby nic Ci nie umknęło i spokojnie można było nanosić na plan poprawki czy aktualizacje.
  • Po drugie: ustal priorytety – bez wytypowania najważniejszych i najpilniejszych zadań, trudno Ci będzie się za cokolwiek zabrać. Pogrupuj je więc wedle ostatecznego terminu realizacji i wagi projektu, wykorzystując np. Macierz Eisenhowera (przedstawioną poniżej).
  • Po trzecie: nie daj się rozpraszać – Facebook, kolejna z rzędu kawa, szybkie plotki ze współpracownikami… wiele rzeczy wydaje się bardziej interesujące niż realizacja zadań. Aby jednak mieć pewność, że nie tracisz cennego czasu, opracuj schemat dotyczący proporcji „praca-przerwa” lub zastosuj technikę Pomodoro.
  • Po czwarte: bądź elastyczny – pamiętaj, że opracowany plan to nie sztywna rama, ale jedynie wskazówka, w jaki sposób realizować działania. Szczególnie w tak intensywnym okresie jak grudzień, może zdarzyć się, że ktoś poprosi Cię o pilne wykonanie dodatkowego zadania. Nie zrzucaj tego na sam koniec listy, ale uwzględnij w opracowanym planie, ponownie weryfikując priorytety.
  • Po piąte: kontroluj postępy – zaglądaj do arkusza po każdym zrealizowanym działaniu i zaznaczaj już wykonane zadania. W tej sposób zmobilizujesz się do dalszej pracy i zyskasz pewność, że nic Ci nie umknęło.
  • Po szóste: odpoczywaj – równie ważne co skupienie i koncentracja podczas pracy jest znalezienie czasu na odpoczynek. Nawet kilkuminutowa przerwa od wpatrywania się w ekran komputera może przyczynić się do wydajniejszego działania.

Techniki zarządzania czasem

Zamiast samodzielnie opracowywać sposoby na kategoryzację i przydzielanie priorytetów zadaniom, polecamy wykorzystanie sprawdzonych  i stosowanych od lat metod. Przedstawiamy kilka narzędzi, które ułatwiają efektywne wykonanie zadań dzięki przemyślanemu i racjonalnemu zarządzaniu czasem:

1. ABeCadło – metoda ustalania priorytetów ABC

Technika ta jest jedną z najprostszych metod, która skutecznie uświadamia konieczność ustalania priorytetów według wagi obowiązków. Pierwszym krokiem jest spisanie wszystkich zadań, a następnie – przypisane im etykiet:

  • A – zadania najważniejsze i strategiczne. Szacuje się, że choć stanowią one jedynie 15% wszystkich obowiązków, aż w 65% realizują wartość celu. Są to obowiązki, które należy wykonać samodzielnie, bez delegowania ich innym osobom;
  • B – zadania ważne, ale nie kluczowe dla danego momentu. W tym przypadku, warto zastanowić się nad przekazaniem ich innej, kompetentnej osobie;
  • C – zadania najmniej ważne, których jest stosunkowo najwięcej, bo aż 65%. Ich realizacja pomaga jednak osiągnąć wartość celu jedynie w 15%.

Tak skategoryzowane zadania planujemy w czasie, realizując w pierwszej kolejności te z grupy A, a następnie B i C.

2. Macierz Eisenhowera

Nazywane inaczej „Matrycą Priorytetów” narzędzie zostało opracowane przez 34. prezydenta Stanów Zjednoczonych – Dwight D. Eisenhowera. Schemat macierzy jest bardzo prosty i ogranicza się do podziału zadań na cztery kategorie:

  • Ważne i pilne – najistotniejsza grupa zadań, których wykonanie powinno stanowić dla nas priorytet. Do tej kategorii często przypisuje się sytuacje kryzysowe, nagłe wydarzenia, które burzą dotychczasowy plan działania czy konsekwencje odłożonych w czasie zadań;
  • Ważne i niepilne – choć ich priorytet jest wysoki, te zadania można swobodnie rozkładać w czasie. Zalicza się do nich np. przygotowania do istotnych projektów czy podnoszenie własnych kompetencji;
  • Nieważne i pilne – nawet jeśli ich waga nie jest wysoka, zadania te mogą spędzać nam sen z powiek z uwagi na krótki czas realizacji. Z tego też powodu należy podjąć się ich tuż po wykonaniu zadań ważnych i pilnych lub zlecić je innym osobom i kontrolować ich wykonanie;
  • Nieważne i niepilne – zadania z tego grupy z czystym sumieniem można znacząco odłożyć w czasie lub…wyrzucić do kosza! Do tej kategorii kwalifikują się bowiem także tzw. „pożeracze czasu”, czyli bezproduktywne czynności, przez które przekładamy w czasie realizację ważniejszych działań.

3. Technika Pomodoro

To niezwykle popularne wśród studentów narzędzie wykorzystuje jedynie kartkę papieru, długopis i stoper lub czasomierz kuchenny. Podobnie jak w przypadku innych technik, rozpoczynamy od spisania wszystkich zadań i posegregowania ich według ważności. Następnie ustawiamy zegar na 25 minut – czyli jedną jednostkę czasu zwaną „Pomodoro”. Po jej upływie przerywamy pracę i robimy krótką, 5-minutową przerwę. Co jeszcze warto wiedzieć na temat tego rozwiązania?

  • 25 minut to czas, w którym musisz wykonywać działania. Nie możesz podzielić ich na mniejsze jednostki. Przerwa należy Ci się dopiero po upływie jednego „Pomodoro”;
  • Jeśli jakieś zadanie zajmie Ci mniej niż jedno „Pomodoro”, nie przerywaj pracy – ale zacznij realizację następnego;
  • Po czterech „Pomodoro” należy zrobić sobie dłuższą przerwę, trwającą 15-30 min.

4. Metoda ALPEN

Nazwa wbrew pozorom nie nawiązuje do porównania realizacji zadań ze zdobywaniem szczytów, ale stanowi akronim niemieckich słów opisujących poszczególne etapy metody.

  • A jak Aufgaben – przygotowanie listy zadań na dany dzień lub tydzień i pogrupowanie ich w tematyczne kategorie, np. zadania związane z pisaniem maili, wykonywaniem telefonów, przygotowywaniem prezentacji, itp.;
  • L jak Länge schätzen – oszacowanie czasu potrzebnego na realizację zadań, zweryfikowanie racjonalności naszych założeń i zsumowanie wyniku;
  • P jak Pufferzeiten einplanen – zaplanowanie dnia lub tygodnia pracy, ale tylko…w 60%! Pozostałe 40% należy pozostawić na realizację zadań niezaplanowanych, czyli tzw. „wrzutek”;
  • E jak Entscheidungen treffen – ustalanie priorytetów zadań (np. przy pomocy Macierzy Eisenhowera lub metody ABC) i podjęcie decyzji co do delegowania części obowiązków;
  • N jak Nachkontrolle – kontrolowanie przebiegu prac i śledzenie postępów. Ten etap warto realizować pod koniec danego dnia, uwzględniając przy tym planowanie obowiązków na następny dzień.

Choć poświęcenie chwili na analizę i plan działania jest w tak intensywnym czasie jak grudzień trudnym zadaniem, może skutkować wymiernymi korzyściami. Szczególnie, jeśli wejdzie nam w krew i stanie się nawykiem w pracy także w przyszłym roku.

,

Twoja lista lektur obowiązkowych

Wrzesień to miesiąc, który szczególnie kojarzy się ze szkołą, nawet jeśli dzwonek na lekcje słyszeliśmy daaawno temu. Co wpomnienia związane ze szkołą mogą mieć wspólnego z szukaniem pracy? Całkiem sporo! Read more

Monika Petryna

Specjalizuje się w szeroko pojętym marketingu, z czego najbliższe są jej tworzenie strategii komunikacji, copywriting i media społecznościowe. Główny redaktor bloga Praktycznie o rozwoju w latach 2013-2017 roku, autorka licznych artykułów nt. kompetencji miękkich i rozwoju osobistego. Prywatnie rysowniczka komiksów, pasjonatka fotografii, podróży oraz street artu, a także wolontariuszka Wrocławskiego Muzeum Narodowego.

,

moje + zwinne + kompetencje

Kiedyś słysząc „rozwój” myśleliśmy o tym, co możemy dostać od organizacji i które zadania nas rozwiną. Jak jest dziś? Zwiększona świadomość naszych potrzeb wymusiła spore zmiany. Z jednej strony pomagają nam nowoczesne technologie, ale z drugiej sami musimy wiedzieć czego chcemy. Skąd czerpać wiedzę i inspirację do ustalenia kierunku własnego rozwoju? Read more

3 sposoby na nieudany urlop

Jedni przed, drudzy po, jeszcze inni w trakcie. Sezon wakacyjny trwa w najlepsze. Teoretycznie wszyscy dobrze wiemy jak wyglądałby nasz urlop idealny – ale przecież teorię od praktyki dzieli całkiem spory dystans. Jak uniknąć wakacyjnego rozczarowania? Rozpracowując wroga, czyli poznając sposoby na nieudany urlop. I unikając ich 🙂 Read more

Monika Petryna

Specjalizuje się w szeroko pojętym marketingu, z czego najbliższe są jej tworzenie strategii komunikacji, copywriting i media społecznościowe. Główny redaktor bloga Praktycznie o rozwoju w latach 2013-2017 roku, autorka licznych artykułów nt. kompetencji miękkich i rozwoju osobistego. Prywatnie rysowniczka komiksów, pasjonatka fotografii, podróży oraz street artu, a także wolontariuszka Wrocławskiego Muzeum Narodowego.

FOMOsapiens

Twoje narzędzie pracy to laptop lub nowoczesny tablet? Używasz smartfonu z nieograniczonym dostępem do Internetu? Uprawiasz jogging i informujesz o przebiegu trasy swoich wirtualnych znajomych? Jeśli na co najmniej dwa z powyższych pytań odpowiadasz sobie w głowie twierdząco, to znak, że możesz cierpieć na FOMO. Nie przejmuj się jednak – wakacje to idealny moment, by wyrwać się z wirtualnej klatki. Read more