,

4 błędy w delegowaniu zadań

Choć czasami jest traktowane jako „pozbywanie się obowiązku”, w rzeczywistości może stanowić istotne narzędzie służące motywowaniu i zwiększaniu poziomu zaangażowania pracowników. Wciąż jednak menedżerom zdarza się popełniać krytyczne błędy podczas delegowania zadań, co niesie ze sobą odwrotne skutki.

Najprostsza definicja delegowania to „przekazywane zadań i dzielenie się odpowiedzialnością”. Tak sformułowana zwraca uwagę na dwie istotne kwestie: choć rzeczywiście istotą jest powierzenie danego zadania innym osobom, co może odciążyć menedżera w codziennej pracy, wraz z nim przekazujemy odpowiedzialność – a także nasze zaufanie wobec pracowników. Umiejętne delegowanie ułatwia motywowanie i mobilizuje podwładnych do wytężonego działania. Jakich błędów unikać, by uzyskać taki efekt?

1) Delegowanie „jak leci”

Podstawą przy delegowaniu zadań jest właściwa identyfikacja obowiązków, które można powierzyć innym. Model „jak leci” nie bierze tego pod uwagę, a stosujący go menedżer przekazuje podwładnym zadania losowo – nawet te, w których nikt nie powinien go zastępować. Efektem jest rozproszenie odpowiedzialności, brak możliwości systematycznego rozwoju pracowników, a nawet ich demotywacja. Otrzymując polecenia, które znacząco wykraczają poza ich zakres, mogą bowiem poczuć, że wykonują pracę, którą powinien zajmować się ktoś inny.

Odpowiedzialność menedżera: identyfikacja zadań do delegowania i zadań do samodzielnego wykonania

2) Delegowanie „na pewniaka”

„Spokojnie, to proste, na pewno sobie poradzisz” – odpowiada menedżer na minę pracownika wyrażającą spore zwątpienie i odchodzi, by realizować inne zadania. Tymczasem w głowie podwładnego zaczynają już tlić się pytania „A co jeśli nie dam rady?”, „Czy zawiodę szefa, jeśli okaże się, że nie potrafię zrobić takiej prostej rzeczy?”. Delegowanie zadań ponad możliwości pracownika rodzi presję, z którą on często nie jest w stanie sobie poradzić. A to z kolei może mieć destrukcyjny wpływ na jego poczucie własnej wartości.

Odpowiedzialność menedżera: upewnienie się, czy pracownik ma wystarczającą wiedzę i umiejętności wymagane przy realizacji delegowanego zadania

3) Delegowanie „pierwsze lepsze”

Przekazywanie podwładnym „drobnostek”, które mógłby wykonać każdy to także przykład demotywującego działania. Wykonanie takiej pracy nie niesie bowiem ze sobą żadnej satysfakcji, a jedynie zabiera czas, który pracownik mógłby poświęcić na ważniejsze i bardziej rozwijające aktywności. Jeśli podwładny będzie otrzymał od menedżera w większości zadania poniżej jego umiejętności, uniemożliwi mu to pokazanie swojego potencjału, a także zrodzi poczucie braku rozwoju. A stąd tylko krok do niskiego zaangażowania w realizację celów firmy.

Odpowiedzialność menedżera: dobieranie zadań, które przyczynią się do indywidualnego rozwoju pracownika

4) Delegowanie „od wielkiego dzwonu”

Menedżer, który unika delegowania jak ognia lub traktuje je jako „ostateczną ostateczność” z pewnością ma ku temu wiele powodów: goniące terminy, brak czasu na przygotowanie pracownika do realizacji konkretnego zadania, niechęć wobec utraty kontroli. Warto pracować nad każdym z tych elementów, bowiem są to kwestie, które samoistnie nie znikną. Menedżer musi mieć świadomość, że dopóki nie przełamie swoich obaw i nie zacznie dzielić się odpowiedzialnością, wkrótce może zostać przytłoczony ilością obowiązków, a to z kolei będzie mieć negatywne skutki zarówno wobec niego samego, jak i całego zespołu.

Odpowiedzialność menedżera: zainwestowanie czasu w rozwój pracowników i przygotowanie ich do realizacji powierzanych zadań